Adressen | Basisdaten zur Person

Name 1 (NN). Pflichtfeld, bei Personen der Nachname, bei Firmen die Firmenbezeichnnung.

Name 2 (VN). Bei Personen der Vorname, bei Firmen ein eventueller Zusatz, der bei "Name 1" keinen Platz mehr hatte.

Suchbegriff / Titel. Mit dem Suchbegriff wird effektiv gearbeitet. Er ist technisch so aufbereitet, dass er beim Suchen besonders schnell gefunden wird (indiziertes Feld). In der Regel setzt sich der Suchbegriff einfach aus Name 1 und Name 2 zusammen, er kann aber auch beliebig anders eingegeben werden. Beispiel: NN: Friedle, VN: Gerhard, Suchbegriff: Stefan Steiner - Der Titel kann frei eingegeben werden, also z.B. Dr., Prof. usw.

Zusatzdaten zur Person

Spr./Geschlecht/Rechtsform. Das Feld "Sprache" ist ein Pflichtfeld, welches die Sprache für all jene Dokumente steuert, die der "Adresse" ausgehändigt werden (sogenannte "Dokumentsprache"). Ebenfalls ein Pflichtfeld ist das Geschlecht, wobei die sprachliche Konvention so aussieht, dass Unternehmen (welcher Art auch immer) als "juristische Person" klassifiziert wird, dem als Zusatzinformation noch eine konkrete Rechtsform zugewiesen werden kann. 

Anrede / Briefanrede. Die zutreffende Anrede wird aus dem gleichnamigem Programmteil unter Adressen/Vorgaben ausgewählt und zugewiesen, wobei mittels Kontrollkästchen "Du" - sofern vorhanden - auch entsprechende vertrauliche Anreden verwendet werden können. Bei Bedarf kann zur Anrede am Beginn eines Briefes auch ein individuelle Anrede eingegeben werden.

Adressdaten

Straße (1) und Straße (2). Diese verhalten sich analog Name (1) und Name (2) oben, also wenn genug Platz vorhanden ist, genügt es, die erste Zeile auszufüllen.

Land / Gemeinde. Die Angabe eines Landes muss nicht weiter begründet werden, die Auswahl einer Gemeinde aus einer vordefinierten Tabelle kann für verschiedene behördliche Meldungen erforderlich sein, ebenso die Zuweisung eines UIC-Ländercodes (für "Black List").

Bei einer aus der Tabelle ausgewählten Gemeinde reagiert das Programm auf die Dokumentsprache. D.h. auch wenn der deutsche Sachbearbeitende "Bozen" ausgewählt hat, wird (soferne hinterlegt) bei einer Adresse mit italienische Dokumentsprache dennoch "Bolzano" ausgegeben.

PLZ / Ort / Prov. Das Feld für die Postleitzahl kann - da für manche Länder so erforderlich - neben Ziffern auch Buchstaben und Satzzeichen aufnehmen. Der Ort wird frei eingegeben, die Angabe einer Provinz ist nur bei manchen Ländern erforderlich. Mit den drei Punkten im PLZ Feld öffnet sich die PLZ-Suche, womit Orte und Bundesländer oder Gemeinden gefunden und schnell eingetragen werden. 

Die PLZ-Suche wird über die drei Punkte neben dem PLZ-Feld gestartet

 

Region (Bundesland) Angabe je nach Land erforderlich (v.a. für behördliche Meldungen).

Steuernummern

In diesem Bereich werden Steuernummer, Mehrwertsteuernummer und UID-Nummer hinterlegt. Neben einer programmimmanenten Plausibilitätskontrolle der Daten kann je nach Installation auch direkt auf Online-Datenbanken zugegriffen werden, um die Korrektheit der Daten zu kontrollieren.

Geburtsdaten

Bei natürlichen Personen können an dieser Stelle Geburtsdatum und -ort hinterlegt werden. Falls diese Daten auch für behördliche Meldungen benötigt werden, kann es erforderlich sein, zusätzlich die entsprechenden Einträge für Gemeinde, Provinz, Land usw. zuzuweisen.

Kommunikation

Diese Felder dienen der Aufnahme von Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen usw. Das linke Feld ist für die eigentliche Nummer/Adresse, im rechten Feld kann eine Bemerkung eingegeben werden (z.B. erreichbar nur von 9 bis 11 Uhr). Welche Felder hier zur Auswahl stehen und wie diese benannt werden, kann unter Einrichtung»System»Kommunikationstypen definiert werden. 

 

Einrichtung der Kommunikationstypen unter Einrichtung»System»Kommunikationstypen

Bemerkungen (großes Textfeld)

Raum für allgemeine Notizen ...

Mit dem Kontrollkästchen "Bemerkungen bei Auswahl anzeigen" kann festgelegt werden, dass beim Auswählen der Adresse im Programm zuvor die Bemerkungen angezeigt werden.

Bemerkungsfeld für allgemeine Notizen

Bild (Schaltfläche)

Möglichkeit der Hinterlegung eines Bildes bei der jeweiligen Adresse. (Handelt es sich um die Adresse des eigenen Betriebes, so wird als Bild das eigene Logo einfügt, welches dann auf den verschiedenen Drucken ausgegeben wird.)

Ansprechpersonen / "Beziehungen" bei Gästen (Schaltfläche)

In dieser Tabelle können - unter Zuhilfenahme von Adressen / Vorgaben / Funktionen - Beziehungen zwischen Adressen hergestellt werden. Die Ansprechpersonen werden als eigene Adresse verwaltet, d.h. auch bei ihnen können umfassende Daten angegeben werden. Wie Mitarbeiter mit einer Firma verknüpft werden, wird in folgendem Artikel beschrieben: Mitarbeiter mit Firma verknüpfen

Beispielsweise für Hinterlegung der Ansprechperson einer Firma

 

Unter Einrichtung»System»System»Betrieb»Adressen können verschiedene Voreinstellungen getroffen werden, welche beim Neuanlegen einer Adresse automatisch eingefügt werden.

Bezugsadresse von (Schaltfläche)

Das ist sozusagen die andere Sicht auf die Ansprechpersonen. Es wird angezeigt, bei welchen anderen Adressen die aktuelle Adresse als Ansprechperson angegeben ist.

Gruppen (Schaltfläche)

Adressen können aus verschiedensten Gründen zu Adressgruppen zusammengefasst werden ... (siehe dazu Adressen | Adressgruppen

Korrespondenz (Schaltfläche)

Auflistung der aus der Software direkt verschickten Mails bzw. Textverarbeitungs-Dokumente. Siehe: Adressen | Korrespondenz

Potenzielle Duplikate (Schaltfläche)

Schon vorab sind in der Software diverse Logiken eingebaut, um Duplikate bestmöglich zu verhindert. Nichtsdestotrotz können Duplikate mit dieser Schaltfläche auch händisch bereinigt werden. Mit der Schaltfläche „Potenzielle Duplikate“ können von einer beliebigen Adresse weitere Einträge mit demselben Namen aufgelistet werden. In dieser Liste kann dann ein Doppeleintrag mit der Schaltfläche bzw. Zeilenkommando „Duplikat löschen“ sehr einfach gelöscht werden. Alle vorhandenen Verweise werden dabei vollkommen automatisch ersetzt bzw. übernommen (also Vorsicht!).

Ein eventueller Datenabgleich zwischen den Duplikaten muss manuell erfolgen. Hierfür sollten beide in je einem Formular zur Bearbeitung geöffnet werden: Original bearbeiten, über Schaltfläche „Potentielle Duplikate“ Duplikate auflisten und diese wiederum bearbeiten. Feldinhalte können über die Zwischenablage kopiert werden.

Zur Selektion von potentiellen Duplikaten einer Liste von Adressen dient das Listenkommando „Potentielle Duplikate auswählen“. Dabei werden alle potentiellen Doppel- bzw. Mehrfacheinträge ausgewählt (das Feld „Ausgewählt“ markiert). Mit dem Filter „Ausgewählte Einträge“ können diese Adressen dann gezielt gefiltert und alle Duplikate wie oben beschrieben bereinigt werden. Optional zum Namen kann bei der Suche auch die UID-Nummer, Steuernummer etc. ausgewählt werden.

Weiterlesen zum Thema Duplikate: Duplikats-Cleaner