Spa | Buchungsformular – ASA Hilfe Center

Im Buchungsformular Spa laufen alle Informationen zur Spa-Buchung zusammen.

Im Buchungsformular können alle Einstellungen zur Spa-Buchung bearbeitet werden.

Der Reiter "Bemerkungen" bietet ausreichend Platz auch für die Verwendung der Software als Raumverwaltung.

Zeit und Dauer

Datum und Zeit sind in jedem Falle anzugeben, auch wenn sie (wie etwa bei einer provisorischen Buchung) nicht immer sichtbar in den Spa-Planer eingetragen sind. In der Praxis werden Anwendung und Startzeit bereits vorab eingetragen, sodass die Anwendungsdauer und Endzeit automatisch errechnet werden.
Die (Behandlungs-)Dauer muss in der Regel nicht manuell ausgefüllt werden, sie ist bei der einzelnen Anwendung bereits hinterlegt.
Das Kontrollkästchen "fix" wird aktiviert, wenn die Zeit mit dem Gast fix vereinbart wurde. Die Buchung wird dann in einer anderen Farbe dargestellt, und wenn im Spa-Planer versucht wird, die Buchung zu verschieben, erfolgt ein Warnhinweis.

Auswahl ohne Verfügbarkeitsprüfung

Bei Anwendungsplätzen und Mitarbeitern ist in der Regel deren zeitliche Verfügbarkeit hinterlegt. Diese bewirkt, dass Anwendungsplätze und Mitarbeiter nur für Spa-Buchungen ausgewählt werden können, welche sich in diesem Zeitrahmen befinden. Außerhalb dieses Zeitrahmens ist keine Buchung möglich. Wird nun aber das Kontrollkästchen "Auswahl ohne Verfügbarkeitsprüfung" aktiviert, verzichtet die Software auf eine Verfügbarkeitsprüfung und ermöglicht so den Zugriff auf alle Anwendungsplätze und Mitarbeiter.

Bei einem Mitarbeiter ist hinterlegt, dass er an Donnerstagen nicht verfügbar ist. Macht er nun ausnahmsweise doch an einem Donnerstag Dienst, so kann ihm keine Buchung zugewiesen werden, weil er für die Software nicht da ist. Um dies zu übersteuern, wird nun das Kontrollkästchen "Auswahl ohne Verfügbarkeitsprüfung" aktiviert, wodurch alle Mitarbeiter (und Anwendungsplätze) unabhängig von ihrer eingetragenen Verfügbarkeit ausgewählt werden können.

Paketanwendungen

Diese Schaltfläche ermöglicht es, Anwendungen nicht zum regulären Preis, sondern zu jenem Preis zu buchen, welcher innerhalb eines bestimmten Paketes definiert wurde.

Ein Gast hat ein Paket mit drei Anwendungen gebucht. Weil ihm eine Anwendung so gut gefallen hat, möchte er sie zweimal machen. Nun besteht die Möglichkeit, ihm diese Anwendung zu genau jenem Preis aufzubuchen, wie er innerhalb des entsprechenden Paketes definiert wurde.

Angebotstitel

Ermöglicht die Auswahl von Paketen, welche Teil eines Angebotes mit eigenem Angebotstitel sind (z.B. Wohlfühlwochenende).

Paket/Nr.

Das Paket wird dann hinterlegt, wenn es sich um eine Anwendung handelt, die Teil eines Paketes ist. Die Nummer dahinter ist fortlaufend und vor allem dann interessant, wenn auf ein Konto mehrere identische Pakete gebucht wurden. Dann dient diese Nummer der Unterscheidung der einzelnen Pakete.

Anwendung/Position

In diesem Feld wird die Anwendung angegeben, um die es in der entsprechenden Spa-Buchung geht. Das Feld "Position" kommt bei Anwendungen zum Tragen, die Teil eines Paketes sind. Dann nämlich wird die Position der entsprechenden Anwendung innerhalb des Paketes angezeigt.

Das Positionsfeld ist insofern wichtig, als dass es verantwortlich für den Preis ist, welcher für die Anwendung herangezogen wird. Es dient deshalb auch dazu, Anwendungen innerhalb von Paketen auszutauschen und dabei mit dem Basispreis kalkulieren zu können.

Ein Gast hat ein Paket gebucht. Dieses beinhaltet an 2. Stelle ("Position 20") eine Gesichtsmassage, Basispreis 40 Euro, kalkulatorischer (d.h. prozentuell automatisch ermittelter) Wert innerhalb des Paketes 38,20 Euro. Dieser Preis wird auch angezeigt. Nun möchte der Gast innerhalb des Paketes die Gesichtsmassage gegen eine Rückenmassage (Basispreis 70 Euro) austauschen. Wir wählen also anstelle der Nackenmassage eine Rückenmassage aus und belassen daneben "Position 20". Nun steht bei "Preis" nach wie vor 38,20 Euro und bei "Aufpreis" 30 Euro, ein Wert, welcher sich aus den beiden Basispreisen errechnet. Dieser Berechnungsmodus wird angewendet, um einen "geraden" Betrag ermitteln zu können. Denn in der Praxis wird nun dieser Betrag als eigenes Extra aufgebucht, damit der Paketpreis unverändert bleiben kann. Als (interner) Betrag für die Anwendung werden nun 68,20 Euro eingeblendet.

Mitarbeiter, 2. Mitarbeiter, Anwendungsplatz

Je nach ausgewählter Anwendung werden diese zugewiesen und bei Bedarf fixiert.

Status

Der Status hat sowohl eine organisatorische als auch eine abrechnungstechnische Funktion, wobei letztere in den Voreinstellungen angepasst werden kann.

Der Status einer Spa-Buchung definiert Verbindlichkeit und Verrechenbarkeit.

Status-Auswahlmöglichkeiten
Bezeichnung	Beschreibung
Provisorisch	Buchungen mit diesem Status werden noch nicht im grafischen Spa-Planer angezeigt, sondern in einer kleinen Tabelle neben dem Spa-Planer. Provisorische Buchungen werden in keinem Falle verrechnet. Wenn das Rezeptionspersonal über keine ausreichenden Spa-Kenntnisse verfügt, kann es (mittels Spa-Assistent) dennoch provisorische Buchungen hinterlegen. Das geschulte Spa-Personal würde die Buchung dann kontrollieren, gegebenenfalls anpassen und in einen höheren Status bringen.
Option	Anders als die Optionsreservierung im Zimmerplan hat die Spa-Option kein Ablaufdatum (Option bis ...) hinterlegt, sondern es muss direkt mit dem Gast geklärt werden, ob er die Option wahrnehmen möchte. Optionsreservierungen werden im grafischen Spa-Planer angezeigt. (Ob sie bereits verrechnet werden sollen, kann in den Voreinstellungen hinterlegt werden.)
Reserviert	Verbindliche Vereinbarung. (Ob die Reservierung verrechnet werden soll, kann in den Voreinstellungen hinterlegt werden.)
Bestätigt	Verbindliche Vereinbarung, in jedem Fall verrechenbar.
Nicht erschienen	Wird dem Gast verrechnet.
Storniert	Wird dem Gast nicht verrechnet.

Bestätigen

Eine Möglichkeit zum Bestätigen einer Buchung ist das manuelle Setzen des Status in der Dropdown-Liste direkt, eine andere die Schaltfläche "Bestätigen". Diese öffnet eine Tabelle mit allen Buchungen des entsprechenden (Zimmer-)Gastes, sodass die Möglichkeit besteht, auch mehrere Buchungen zugleich zu bestätigen. Unter den Voreinstellungen kann zudem hinterlegt werden, dass bei der Bestätigung einer Paketanwendung zugleich alle übrigen Anwendungen innerhalb des Paketes mitbestätigt werden.

Übrigens kann in den Voreinstellungen hinterlegt werden, dass auch das von manchen Betrieben verwendete Kontrollkästchen "Erledigt" den Effekt erhält, den Status auf "Bestätigt" zu stellen. Dies kann in bestimmten Konstellationen sinnvoll sein, um erfolgte Anwendungen auf jeden Fall abrechnen zu können.

Preise

Der Basispreis ist der - jeweils gemäß Spa-Preis-Index - bei Einzelanwendungen hinterlegte bzw. bei Paketanwendungen errechnete Preis.
Der Aufpreis (bzw. Abschlag) wird automatisch errechnet, wenn innerhalb eines Pakets ein Up- oder Downgrade erfolgt. Unabhängig von den Voreinstellungen kann mittels Kontrollkästchen vorgeschrieben werden, dass der Aufpreis als Extra verbucht wird, um den Paketpreis nicht ändern zu müssen. (Voraussetzung für die Verbuchung als Extra ist die Hinterlegung eines Kontos bei "Extra für Aufpreis" in den Voreinstellungen.)
Der Preis errechnet sich aus Basispreis und Aufpreis, ein Skonto wird entweder manuell hinterlegt oder aus den Spa-Preis-Indizes hergeleitet (z.B. Vormittagspreis). Sowohl Preis als auch Aufpreis können fixiert werden.
Der Betrag schließlich entspricht dem verrechenbaren Endbetrag.

Das Nur-Lesen-Kontrollkästchen "Verrechenbar" zeigt (abhängig vom Status) an, ob die Buchung verrechenbar ist oder nicht.

Bemerkungen

In den Feldern Bemerkung und Interne Bemerkung können solche hinterlegt werden, wobei die "Bemerkungen" optional auch auf einem Bon für den Gast mitgedruckt werden können. Wurde übrigens beim Gastkonto selbst eine Bemerkung Spa hinterlegt, so wird diese automatisch in das Feld "Bemerkung" bei jeder Spa-Buchung des entsprechenden Gastes eingetragen und kann dort noch - diesmal aber nur buchungsspezifisch - modifiziert werden. Wenn bei der Spa-Reservierung eine Bemerkung hinterlegt ist, wird auf diese im grafischen Spa-Planer durch ein kleines Kästchen aufmerksam gemacht.

Farbe. Spa-Buchungen können im Spa-Planer in einer eigenen Farbe ausgegeben werden. Rangordnung: Farbe von (1.) Spa-Buchung, (2.) Anwendung und (3.) Anwendungsart bzw. bei Paketanwendungen (1.) Spa-Buchung und (2.) Spa-Paket.

Neues Konto

In der Regel wird die Anwendung auf die Reservierung oder den Gast gebucht. Es besteht aber an mehreren Orten die Möglichkeit, die Abrechnung zu splitten. Eine dieser Möglichkeiten besteht an dieser Stelle, wo mittels der Schaltfläche "Neues Konto" für den ausgewählten (Zimmer-)Gast ein eigenes Abrechnungskonto erstellt werden kann.