Touch POS | Einrichtung und Vorgaben

Der Bestellmanager für Hausgäste kann sehr flexibel eingerichtet und konfiguriert werden, auch Bestelldrucke und Belege für den Gast sind für unterschiedlichste Anforderungen einstellbar. Die Einrichtung kann in kürzester Zeit erfolgen, da auf die bestehenden Stammdaten von ASA HOTEL (Extras,..) direkt zugegriffen wird.

Benutzer

Bei den Benutzern kann ein neuer Benutzer angelegt werden:

Mit der Berechtigungsgruppe Restaurant/Bar hat der Benutzer nur Zugriff auf den ASA Touch POS:

Benutzereinstellungen

Unter Einrichtung » Betrieb » Benutzereinstellungen kann pro Benutzer und pro Arbeitsplatz (mit <all> für alle Benutzer bzw. alle Arbeitsplätze) eine Verkaufsstelle (Bar, Restaurant, Beauty..) und ein Profil zugeordnet werden.

Pro Benutzer oder Arbeitsplatz können diverse Verkaufsstellen und Touch POS Profile hinterlegt werden

Mit den Profilen kann auf einfache Art und Weise die entsprechende Bildschirm-Auflösung (z.B.: 1.024x768) und weitere grafische Elemente konfiguriert werden. 

Verkaufsstellen

Pro Verkaufsstelle können getrennte Einstellungen vorgenommen werden. Siehe folgender Artikel: Verkaufsstellen

Diverse Touch POS Einstellungen finden sich in den Verkaufsstellen

Mit der „Touch POS Favoriten-/Startgruppe“ kann die Verkaufsstelle einer bestimmten Favoritengruppe (1-4) zugeordnet werden, womit die entsprechend markierten Extras automatisch beim Start aufgelistet werden. Alternativ dazu kann eine bestimmte Extragruppe (z.B.: Bier, Weine, Aperitiv,…) beim Start vorgeschlagen werden. Weiters wird hier der Beleg für den Gast (RECEIPT) ausgewählt.

Touch POS Zahlungsterminal: ASA Pay in Touch-POS: Ein Kassenbeleg kann auch über ASA Pay bezahlt werden, sofern keine oder eine elektronische Zahlungsart hinterlegt wurde. Dafür muss in diesem Feld das jeweilige Zahlungsterminal ausgewählt werden. 

Touch POS Beleg: siehe Bestellorte

Die Option Touch POS Gastauswahl beinhaltet folgende Optionen: Alle Gäste; Erster Gast pro Zimmer; Familienmitglieder ausschließen. Bei „Erster Gast pro Zimmer“  wird bei der Gästeliste die Positionsnummer ausgeblendet.

Touch POS Passanten: Auch Konten von Passanten (nicht Hausgäste) werden in der Liste angezeigt und es darauf gebucht werden. 

Touch POS Kassenbeleg: Damit können direkt im Touch POS fiskalische Kassenbelege für Passanten gedruckt werden. 

Bestellorte

Während die Verkaufsstelle den Ort definiert, an dem eine Bestellung mittels Kassa oder Touch POS aufgenommen wird, wird am Bestellort das entsprechende Extra bereitgestellt und - sofern eingestellt - der Bestellbon ausgedruckt. So ist es etwa möglich, eine Bestellung in der Bar aufzunehmen und über das Restaurant abzuwickeln (und umgekehrt).

Bei den Bestellorten werden die Berichte der Bestelldrucke (ORDER) hinterlegt. Sollte bei bestimmten Verkaufsstellen ein anderer Bericht gedruckt bzw. kein Bestelldruck erfolgen, kann dies pro Verkaufsstelle getrennt eingestellt werden.

Extras

Hotel/Stammdaten/Extras: Jedem Extra wird die entsprechende Extragruppe bzw. Untergruppe zugeordnet. Die Reihenfolge der Extras wird über die Positionsnummern bestimmt. Die Extras können einer oder mehreren Favoritengruppen (1-4) zugeordnet werden (siehe auch Verkaufsstellen), womit sie automatisch beim Start des Touch POS der entsprechenden Verkaufsstelle aufgelistet werden. Die Extras erscheinen normalerweise in der Farbe der zugeordneten Extragruppen, es kann aber auch für bestimmte Extras eine eigene Farbe ausgewählt werden. Weiteres zu den Extras: Aufbuchungen | Extras

Sollten Extras einer Verkaufsstelle mit einem bestimmten Umsatz- und Rechnungskonto verbucht werden, kann dies beim jeweiligen Umsatzkonto definiert werden.

Unterschiedliche Umsatz- und Rechnungskonten je nach Verkaufsstelle

Extragruppen

Die Extras werden nach Extragruppen (z.B.: Bier, Wein,…) gruppiert und jedes Extra wird dann einer entsprechenden Extragruppe zugeordnet (siehe Extras).

Die Bestellorte werden pro Extragruppe (z.B. Bestellort „BAR“ für Extragruppe „BIER“) verwaltet. Farben werden normalerweise für Extragruppen verwaltet, sie können aber auch für die einzelnen Extras  hinterlegt werden.

Extragruppe ohne Untergruppen

Bei sehr vielen Extragruppen können diese auch in Untergruppen (z.B. Extragruppe Rotwein in Untergruppen italienische Rotweine, Südtiroler Rotweine,..) unterteilt werden. In diesem Fall werden diese dann automatisch in einer eigenen Spalte (neben Extragruppe) angeordnet. Bei Angabe einer Verkaufsstelle wird die Extragruppe bzw. Untergruppe nur bei dieser Verkaufsstelle angezeigt.

Extragruppe mit Untergruppen

Mit Hilfe der Extragruppen werden die einzelnen Extras in Gruppen bzw. Untergruppen zusammengefasst, welche sich auch farblich unterscheiden können. Eine Extragruppe kann auf mehrere Verkaufsstellen, aber nur einen Bestellort verweisen.

Farben

Die an dieser Stelle definierten Farben bilden den Hintergrund der Schaltflächen im Touch POS. Die Option "Weißer Text" sollte bei dunklen (Hintergrund-)Farben gewählt werden.

Kellner

Kellner werden in der Regel als "externe Benutzer" gesehen. Als solche können sie ausschließlich auf ASA Touch POS zugreifen, nicht aber auf die übrige Hotelverwaltung. (Eine "Umsatzstatistik nach ext. Benutzer" weist demzufolge die Umsätze der Kellnerinnen und Kellner auf.)

Es ist aber auch möglich, einem Kellner einen Mitarbeiter zuzuweisen. In diesem Falle werden die Kellner auch in den Umsatzstatistiken nach Mitarbeitern erfasst. Weiters ist es möglich, über den Mitarbeiter eine Provisionsabrechnung auf Extrabuchungen durchzuführen.

Das Zeichen wird auf verschiedenen Drucken (z.B. Bon) ausgegeben. Der Kode dient dem Kellner zur Anmeldung am Touch POS, optional kann zur Absicherung auch ein PIN vergeben werden. Die Zuweisung der Sprache betrifft sowohl die Benutzungsoberfläche des Touch POS als auch die Inhalte, d.h. der Touch POS startet in jener Sprache, die beim Kellner hinterlegt wurde.

Druck Zuweisung 

Je nach Bestellort können unterschiedliche Berichte hinterlegt werden. Um diversen Berichten unterschiedlich Drucker zuzuweisen, ist folgende Vorgehensweise als Admin-User erforderlich:

1. Einstieg in den Touch POS und Extras von unterschiedlichen Bestellorten tippen. Vor Absenden (grüner Hacken) dieser Extras das "Vorschau"-Symbol oben rechts aktivieren. 

2. Es öffnet sich die Druckvorschau mit diversen Einstellungen. Mit Wechsel der Drucke können unterschiedliche Einstellungen pro Bericht vorgenommen werden. 

Pro Druck können unterschiedliche Druckformulare zugewiesen werden. Im Druckformular (Einrichtung » System » Druckformular) wird der anzusteuernde Drucker definiert.