Internet-Portal Raten

Der Programmteil "Internet-Portale" ist das Bindeglied zwischen der Online-Welt und ASA HOTEL. Über das Internet eingetroffene Anfragen, Reservierungen, Änderungen oder Stornierungen landen dabei zunächst in einem externen Pool. Von dort aus können Anfragen direkt beantwortet werden. Reservierungen, Änderungen oder Stornierungen werden vom externen Pool aus in den Zimmerplan (und in die Gästekartei) übertragen und dort weiterverarbeitet.

Ein Zusatznutzen ergibt sich aus der Möglichkeit, Informationen zwecks Werbe-Analyse einzuholen. Dazu werden entweder Daten aus OTA-Schnittstelle ausgewertet oder aber bei den einzelnen Internet-Portalen entsprechende Einstellungen getroffen.

Elektronische Datenübermittlung unterstützt ASA HOTEL bereits seit den 90er Jahren. 2007 wurden die verschiedenen proprietären Schnittstellen um den OTA-Standard erweitert. Dieser wird von der Organisation OpenTravel Alliance erarbeitet und gilt als Standard für den elektronischen Datenaustausch in der Reiseindustrie. Im Programmteil Internet-Portale kommt diese OTA-Schnittstelle zum Einsatz.

Ratenverwaltung

Die Ratenverwaltung umfasst Ratenpläne, Raten, Buchungskonditionen und Einstellungen zu deren Unterstützung bzw. Verwaltung.

Allgemeine Einführung

Bevor wir uns mit den konkreten Ratenplänen beschäftigen, werfen wir einen Blick auf die größeren Zusammenhänge.

Im Prinzip geht es darum, die Preispflege in Internetportalen zu vereinfachen. Dazu bedarf es zunächst einmal einer technisch sauber geführten Preisliste innerhalb von ASA HOTEL. Nun richtet sich diese Preisliste aber primär nach unseren betrieblichen Anforderungen und nicht nach den Bedürfnissen der Portale. Daher benötigen wir eine Zwischen-Instanz, welche die Preise aus unserer Preisliste so aufbereitet, dass sie auch von Portalen "verstanden" wird. In der Regel bedeutet dies eine Vereinfachung und zugleich individuelle Anpassung. Denn die Preisliste werden wir meist sehr effizient und "pflegeleicht" konzipieren, die Portale hingegen benötigen eine einfache Auflistung von Verfügbarkeiten und Preisen. Um eine solche zu erhalten, müssen wir einmalig und getrennt je Portal einige Einstellungen treffen, und zwar im Rahmen der "Ratenverwaltung".

Die automatische Übertragung von Preisen aus unserer internen Preisliste in externe Portale stellt eine große Arbeitserleichterung dar, Voraussetzung dafür ist allerdings eine sehr sorgfältige Datenverwaltung innerhalb von ASA HOTEL.

Generell können wir festlegen, ob die Ratenverwaltung automatisch oder manuell erfolgen soll. Im ersten Fall greift sie auf den bei den Internetportalen hinterlegten Dienst zu und überträgt im von uns vorgegebenen Intervall die entsprechenden Daten automatisch. Im zweiten Fall haben wir die Möglichkeit, in einem statischen Umfeld ASA HOTEL als Hilfsmittel für die Datenpflege zu verwenden, um uns Tipparbeit im Portal zu ersparen. Die Übertragung erfolgt dann direkt bei den Raten mittels Knopfdruck.

Jeder Ratenverwaltung muss eine Preisliste zugewiesen werden.

Ratenpläne

Wir können Ratenpläne mit den Angeboten in unserer internen Preisliste vergleichen. Diese haben Preise und Bedingungen, zu denen diese in bestimmten Perioden buchbar sind. Bei den Ratenplänen ist es ganz ähnlich, allerdings müssen wir diese je Verpflegungsart getrennt verwalten. Deshalb müssen für ein Angebot mit mehreren Verpflegungsarten mehrere unterschiedliche Ratenpläne mit unterschiedlichen Codes angelegt werden.

Jedes Internet-Portal benötigt seine eigenen Ratenpläne, welche über Kodes identifiziert werden. Je nach Portal sind weitere Angaben wie Bezeichnung, Beschreibung usw. erforderlich. Grundsätzlich benötigen wir sowohl für die Basispreise als auch für jedes einzelne Angebot je Verpflegung einen eigenen Eintrag, also z.B. Tagespreise ÜF, Tagespreise HP, Tagespreise VP, Wochenpauschale ÜF, Wochenpauschale HP, Wochenpauschale VP usw. Diese Zuweisungen sind einmalig zu machen.

Position. Hilfsmittel zur Sortierung der Einträge unabhängig vom Kode.

Kode. Der Kode dient der gegenseitigen Identifizierung mit dem Portal, er muss folglich mit diesem abgestimmt sein.

Bezeichnungen. Die Bezeichnungen werden je nach Portal mit übertragen. Bei Angeboten könnte etwa der Angebotstitel aus der Preisliste hierher kopiert werden.

Angebot. Auswahl jenes Angebotes aus der Preisliste, welches übertragen werden soll. Für Basispreise bleibt dieses Feld leer.

Typ/Gruppe. Dieser Felder dienen der speziellen Kennzeichnung von Angeboten (wird nur von bestimmten Portalen unterstützt).

Verpflegung. Zuweisung der jeweiligen Verpflegung.

Preis pro ... Person bzw. Wohneinheit. Angabe hängt vom Portal ab. Wird normalerweise zwischen Zimmern und Ferienwohnungen unterschieden.

Bemerkung. Interne Bemerkung, die bei Anfragen/Buchungen automatisch in den Hinweisen vermerkt wird.

Raten verwalten. Legt fest, dass für diesen Ratenplan die Preise verwaltet werden sollen. Für manche Portale ist dies bei abgeleiteten Raten zu deaktivieren, da die Preise direkt beim Portal aus einer Basisrate berechnet werden. Trotzdem kann es in solchen Fällen sinnvoll sein, die Buchungskonditionen zu übertragen.

Buchungskonditionen verwalten. Legt fest, dass für diesen Ratenplan auch die Buchungskonditionen verwaltet werden sollen.

Zimmer etc. verwalten. Vier Kontrollkästchen für Zimmer, Suiten, Ferienwohnungen und Stellplätze. Diese Einstellungen dienen in der Praxis vor allem der Unterscheidung zwischen Zimmern (z.B. Preis pro Person, ÜF, HP, VP) und Ferienwohnungen (z.B. Preis pro Wohneinheit, nur ÜB).

Beschreibungen (Reiter). Je nach Portal sind an dieser Stelle Beschreibungen anzugeben. Manche Portale machen diesbezüglich Vorgaben wie etwa die maximale Länge. Sind Beschreibungen erforderlich, so können wir diese aus den Angebotsbeschreibungen hierher kopieren, ergänzt eventuell um die Art der Verpflegung.

Vollständige Aktualisierung. Mit dieser Option wird die vollständige Übertragung aller Daten beim nächsten Datenaustausch erzwungen. Bei Neueinträgen wird dieses Kontrollkästchen automatisch aktiviert.

Einstellungen

Die meisten an dieser Stelle zu treffenden Einstellungen sind in Abhängigkeit von den Möglichkeiten des Portals zu treffen.

Intervall Ratenübertragung [Min.]. Gibt an, wie oft eine Preisübertragung stattfinden soll. Standardmäßig wird 1.440 Minuten (24 Stunden) die beste Einstellung sein, damit auch spezielle Regelungen (z.B. "Vorausbuchung" oder "Last Minute") tagesgenau zur Verfügung stehen. Die Übertragung bei Werten ab 24 Stunden erfolgt immer nach 24 Uhr, damit zum Zeitpunkt der Übertragung konsistente Daten vorhanden sind. So kann man bei Bedarf tagsüber Preise pflegen, ohne dass im Hintergrund ungewollt ein Zwischenstand übertragen wird. Arbeitet ein Betrieb mit Revenue Management, so sind vier Stunden ein empfohlener Wert.

Verpflegung. Eingabe des Kodes für die jeweilige Verpflegung. (Dieser wird nur von bestimmten Portalen benötigt.)

Belegungsabhängige Preise. Diese Einstellung betrifft ausschließlich die Unterbelegung. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, so kann auch eine geringere Belegung gebucht werden (z.B. Einzelbelegung eines Doppelzimmers). Ansonsten ist das Zimmer nur in der Standardbelegung verfügbar.

Wochenendrate. Falls wir in unserer Preisliste Wochenendpreise verwalten und falls das Portal auch solche unterstützt, kann an dieser Stelle deren Übertragung veranlasst werden. (Diese Möglichkeit senkt das Datenaufkommen enorm, da anstatt über hundert Einträgen für Woche - Wochenende - Woche - Wochenende usw. nur zwei Einträge übermittelt werden müssen.)

Preis Zusatzbett In diesem Bereich werden die Zusatzbetten für Erwachsene und Kinder verwaltet. Zu beachten sind dabei die Einstellungen unter Systemkonfiguration / Betrieb / Personengruppen: Die Erwachsenen müssen zwingend der Personengruppe "Erwachsene" angehören und bei den Kindern ist zwingend eine Altersangabe erforderlich. Falls wir intern mehrere Kindergruppen verwalten, das Portal aber nur eine einzige unterstützt, aktivieren wir auch an dieser Stelle nur eine Kindergruppe. Diese wird dann nur mit "Kind" und ohne Altersangabe an das Portal übermittelt.

Aufenthalt min./max. An-/Abreisetage. Angabe, welche dieser Buchungskonditionen vom Portal unterstützt werden.

Buchungskonditionen für Betrieb/Ratenpläne/Kategorien/Raten. Angabe, auf welcher Ebene Buchungskonditionen vom Portal unterstützt werden.

Raten und Konditionen

Wir befinden uns an dieser Stelle in jenem Bereich, der uns die Daten so anzeigt, wie sie an die jeweiligen Portale übermittelt werden. im ersten Reiter befinden sich die Raten selbst, im zweiten die Buchungskonditionen.

Bei einer automatischen Preisübertragung werden die Berechnungen und Übertragungen im Hintergrund durchgeführt, eine manuelle Preisberechnung und -übertragung muss von dieser Stelle aus gestartet werden. Eine manuelle Übertragung kann auch dann sinnvoll sein, wenn Datenänderungen durchgeführt wurden und man die Änderungen nach einer forcierten Übertragung im Portal selbst kontrollieren möchte.

Wenn ein Ratenplan neu eingegeben oder geändert wurde, sollte an dieser Stelle eine manuelle Berechnung mit anschließender Kontrolle der Daten durchgeführt werden.

Raten

Die Raten stellen die Preise eines Ratenplans für eine bestimmte Kategorie in einer bestimmten Periode dar. Es gibt an dieser Stelle Preise je Belegung (von Mindest- bis Standardbelegung der jeweiligen Kategorie) und Preise für Zusatzbetten in Abhängigkeit der Altersgruppe. Es werden nur tägliche Preise verwaltet. Mehrtägige Pauschalen werden entsprechend umgerechnet.

Buchungskonditionen

Buchungskonditionen stellen jene Konditionen dar, zu denen ein Ratenplan in einer bestimmten Periode buchbar ist. Es werden die erlaubten Anreise-, Abreisetage, Mindest- und Maximalaufenthalt verwaltet. Zudem kann ein Angebot (Ratenplan) in einer bestimmten Periode gesperrt werden.

Bei der Berechnung werden alle Buchungskonditionen der Preisliste (die statischen Konditionen bei den Angeboten und die datumsabhängigen Buchungskonditionen) berücksichtigt und zusammengeführt. Dynamische Angaben, wie „Vorausbuchung min./max.“, werden bei der täglichen Neuberechnung ausgewertet und in einfache Buchungskonditionen "transformiert" (Gesperrte Perioden). Eventuelle Änderungen der resultierenden Buchungskonditionen werden automatisch (über Nacht) übertragen.