Buchungsgruppen sind der betriebsinterne "Joker", in welchem jene Informationen gebündelt werden können, die durch obige Kategorisierungen nicht oder nur unzureichend erfasst werden. Buchungsgruppen werden deshalb auch manuell erstellt und manuell gepflegt. (Beispiele: Direktbucher, Firmengäste, Busreisende usw.)
Für die Verwaltung von Stammgästen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Einerseits über Buchungsgruppen, welche auch eine Abstufung bei den Stammgästen ermöglichen (Bronze, Silber, Gold usw.). Dazu kommt noch die einfache Möglichkeit, Stammgäste speziell zu markieren, um diese auch bei einem Datenexport direkt identifizieren zu können.
Buchungsgruppe. Buchungsgruppen werden nur betriebsintern verwaltet, weshalb sie sich für die Kennzeichnung von Stammgästen anbieten. Dabei ist es möglich, eine "Hierarchie" von Stammgästen zu entwickeln, welche an die Kriterien Anzahl Aufenthalte, Aufenthaltsjahre und Aufenthaltstage gekoppelt werden können.
In dieser Einstellung in den Systemkonfigurationen unter Betrieb >> Reservierung werden Gäste mit dem 2. Aufenthalt zum Stammgast
Es ist auch möglich, eine regelbasierte Hierarche anzulegen. Die Einstellungen finden sich unter Systemkonfiguration » Reservierungen.
Bei den Einstellungen der Buchungsgruppen ist zu beachten, dass die entsprechenden Werte "inklusive" sind, d.h. wenn "ab Aufenthalte: 2" angegeben ist, so gilt der Gast bereits bei Antritt des 2. Aufenthaltes als entsprechender Stammgast.
Werbemedium. Bei dieser Methode kann in der Systemkonfiguration unter Betrieb » Reservierung eingestellt werden, dass jeder Gast beim 2. Aufenthalt ein eigens definiertes Werbemedium zugewiesen bekommt ("Stammgast"). Allerdings kann dieses Feld auch von externen Datenquellen befüllt werden, wodurch dann je nach Einstellung eine Information verloren ginge (z.B. Werbemedium "Stammgast" vs. "Newsletter"). Diese Art der Stammgastverwaltung gilt daher als überholt.
Spezielle Markierung (Kontrollkästchen). Das Kontrollkästchen "Stammgast" ist fixer Bestandteil der Gästekartei, es kann sowohl über das Werbemedium als auch über die Buchungsgruppe automatisch gesetzt werden. In der Buchungsgruppe können auch Rabatte und Farben (für Anzeige im Zimmerplan) hinterlegt werden.
Damit das Kontrollkästchen "Stammgast" automatisch gesetzt wird, muss bei den entsprechenden Buchungsgruppen (bzw. beim Werbemedium) das gleichnamige Kontrollkästchen gesetzt werden.
Wie erfolgt die Kennzeichnung als Stammgast?
- Beim Erstellen einer Reservierung schaut die Software in der Gästekartei nach, welcher Wert dort hinterlegt ist.
Wenn beim Gast etwa "Aufenthalte: 1" steht und er laut unserer Regel ab dem 2. Aufenthalt "Stammgast Bronze wird", so wird dies, ebenso wie das Kontrollkästchen "Stammgast", in der Reservierung eingetragen.
Beim Gast selber wird noch nichts geändert. - Während seines Aufenthaltes wird der Stammgast-Status auf die gesamte Reservierung angewendet unabhängig davon, ob die Kriterien auf alle Zimmergäste zutreffen oder nicht.
- Beim Check-out nun werden bei jedem einzelnen Gast, welcher als Zimmergast eingetragen ist, die Stammgast-Buchungsgruppe und das Kontrollkästchen "Stammgast" gesetzt.
Sobald ein Gast als Stammgast deklariert ist, kann diese Einstellung nicht mehr übersteuert werden. Wenn also z.B. ein "Stammgast Gold" im Rahmen einer Busreise ins Hotel kommt, so wird er nicht zu "Reisegruppe Bus", sondern er bleibt auch nach dem Check-Out "Stammgast Gold".