Spa-Assistent

Der Spa-Assistent ist ein Hilfsmittel zum Buchen von Paketanwendungen. Er kann in zwei Schwierigkeitsstufen eingesetzt werden: Ungeübtes Personal kann Pakete auf Knopfdruck provisorisch buchen, Fachpersonal hingegen erhält Buchungsvorschläge auf Basis der verfügbaren Mitarbeiter(innen), Anwendungsplätze und Startzeiten.

Gestartet wird der Spa-Assistent entweder im Spa-Planer oder aus dem Bereich "Spa" einer Reservierung.

Damit der Button im Spa-Planer aktiv wird muss der gewünschte Gast eingetragen werden.

Die Bedeutung des Assistenten für eine rasche provisorische Paketbuchung erschließt sich erst auf den zweiten Blick. Während nämlich eine einzelne Anwendung direkt gebucht werden kann, ist das beim Paket so nicht möglich. Dieses besteht aus mehreren Anwendungen und diese müssen alle einzeln gebucht werden. Müsste beispielsweise eine Verwaltungsmitarbeiterin während einer telefonischen Reservierung ein umfangreiches Paket buchen, würde sie schnell an ihre Grenzen stoßen. So wählt sie im Assistenten einfach das gewünschte Paket aus und bucht alle darin enthaltenen Anwendungen mit einem einzigen Mausklick provisorisch. Damit ist das Paket als solches erst einmal gebucht. Die definitive Zuweisung von Personal, Kabine und Uhrzeit erfolgt dann in einem zweiten Schritt.

Anwendung buchen

An der Rezeption geht es darum, rasch eine Anwendung buchen zu können. Details wie die konkrete Spa-Fachkraft, der vorgesehene Raum und die mögliche Uhrzeit werden erst in einem zweiten Moment in der Spa-Abteilung festgelegt.

An der Rezeption wird eine provisorische Spa-Buchung in der Regel direkt von einer Reservierung heraus vorgenommen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Aufbuchungen" unter dem Reiter "Spa" öffnet sich eine Tabelle, in welcher die einzelnen Spa-Buchungen angeführt werden.

In der Tabelle entscheiden wir nun, ob wir mit einem Klick auf das "+"-Symbol eine einzelne Anwendung buchen mit "Spa-Assistent" ein ganzes Paket.

Mit einem Klick auf das "+"-Symbol in der Symbolleiste buchen wir eine einzelne Anwendung.

Paket provisorisch buchen

Um als Spa-Fachkraft ein Paket provisorisch zu buchen gehen wir vor wie oben und klicken auf die Schaltfläche "Spa-Assistent".

Nach der Auswahl eines Pakets werden dessen Paketanwendungen analytisch gelistet.

Sobald die ausgewählte Anwendung, die Mitarbeiterin und der Zeitraum passt kann man auf den Button Provisorisch buchen klicken und nun scheint die provisorische Buchung in der Tabelle unter Reservierung / Spa auf.

Paket provisorisch buchen durch die Rezeption

Um als Rezeptionist ein Paket provisorisch zu buchen gehen wir vor wie oben und klicken auf die Schaltfläche "Spa-Assistent".

Für bereits im Zimmerplan eingetragene Reservierungen können wir "eine Abkürzung" über das Kontextmenü nehmen, und zwar mit Rechtsklick auf den Reservierungsbalken / Reservierung / Spa-Assistent.

Grundsätzlich gilt für Spa-Buchungen: Sie müssen einem (Zimmer-)Gast zugewiesen werden, da sie streng personenbezogen sind. Aber: In der frühen Phase einer Reservierung sind die Zimmergäste oft noch gar nicht namentlich bekannt. Deshalb ist es möglich, provisorische (!) Spa-Buchungen nur unter Angabe einer Zimmerreservierung zu erfassen:

Nach der Auswahl eines Pakets werden dessen Paketanwendungen analytisch gelistet.

Auf den Button Paket provis. buchen klicken.

In der Tabelle unter Reservierung / Spa werden nun die einzelnen Paketanwendungen aufgewiesen, welche nun für die Spa-Fachkräfte ersichtlich sind uns weiterverarbeitet werden können. 

Spa-Buchung

Der Spa-Assistent dient nicht nur dem raschen Buchen einer provisorischen Spa-Buchung auf Knopfdruck, er kann auch zum strukturierten Buchen von "definitiven" Spa-Buchungen verwendet werden.

Anders als bei einer provisorischen muss bei einer regulären Spa-Buchung ein Zimmergast hinterlegt werden. Dies bedeutet, dass Rezeption oder Back-Office diese bereits eingetragen hat.

Im folgenden Beispiel buchen wir eine Spa-Buchung bereits mit allen erforderlichen Angaben.

Zimmergäste sind "Bewegungsdaten", welche zu einer Reservierung gehören. Sie werden u.a. für die Gast-Meldung bei den Polizeibehörden benötigt oder in unserem Fall für die exakte Zuordnung von Spa-Anwendungen.

Wenn wir nun von der Reservierung aus in den Spa-Assistenten starten, präsentiert sich dieser wie folgt:

1. Wir klicken auf den Mitarbeiter LUKAS
2. Wir klicken auf Raum "K3"
3. Wir klicken auf Startzeit "11:30"
4. Wir bestätigen mit "Buchen"

Nun verschwindet die Anwendung aus obiger Liste und kann im Reiter "Spa-Buchungen" angesehen werden.