Bei Leistungen handelt es sich um Dienstleistungen, die einer bestimmten Periodizität - i.d.R. Tag oder Woche - unterliegen (z.B. Übernachtung pro Person und Woche). Es geht also um Zeiträume und nicht um einzelne "Artikel" wie etwa bei den Extras (z.B. 7 x "Mineralwasser 1/2 Liter").
Es ist wichtig zu verstehen, dass Leistungen ein einfaches Grundgerüst dessen darstellen, was ein Betrieb an zeitraumabhängigen Dienstleistungen anbietet. Die konkreten Angebote, die der Gast zu sehen bekommt, werden nicht bei den Leistungen, sondern an anderer Stelle definiert.
Typ "Logis"
Diese Leistungen betreffen die klassische Übernachtungsdienstleistung. Für einen einfacheren Betrieb könnten etwa folgende Logis-Leistungen angelegt werden:
- Übernachtung / Person / Woche
- Übernachtung / Person
- Kind 3 - 6 Jahre
- Kind 6 - 12 Jahre
Viel mehr braucht es im Prinzip nicht.
Die Kinderermäßigungen sind übrigens mit "Logis" typisiert und nicht mit "Zu-/Abschlag", damit sie auf Angeboten, Rechnungen, Auswertungen usw. im richtigen Zusammenhang (also "Logis") angezeigt werden.
Typ "Zu-/Abschlag"
Beispiele für Zu- und Abschläge wären etwa:
- Einzelzimmerzuschlag
- Zuschlag für Aufenthalt < 4 Tage
- Abschlag für Aufenthalt > 14 Tage
- Zuschlag pro Person
Zu- und Abschläge werden nach einem bestimmten Regelwerk direkt mit einem Basispreis bzw. Angebot verknüpft, sodass sie beim Reservieren automatisch Anwendung finden können.
Typ "Zusatzleistung"
In diesen Bereich fallen ergänzende Leistungen, die nicht einem bestimmten Regelwerk unterliegen.
- Garage
- Hund
- Zustellbett (Kinderbett)
- Reisevorsorge
Anders als Zu- und Abschläge, die nach selbst definierten Mechanismen automatisch angewendet werden, müssen Zusatzleistungen beim Reservieren manuell zugewiesen werden.
Typ "Aufenthaltsabgabe"
Leistungen dieses Typs werden in Zusammenhang mit der Ortstaxe (Gemeinde-Aufenthaltsabgabe, Kurtaxe, Gemeindesteuer) benötigt. Bei dieser Art von Leistung ist darauf zu achten, dass ein Rechnungskonto mit einem geeigneten Mehrwertsteuersatz zugewiesen wird (in Italien "außerhalb MwSt.", aber Eintrag in MwSt.-Register).
Umsatzkonto
Jeder Leistung wird ein Umsatzkonto zugewiesen, welches eine der Grundlagen für die Umsatzstatistik darstellt.
Bei den Extras (= Stammdaten) ist es möglich und auch sinnvoll, mit mehreren Umsatzkonten zu arbeiten, um die große Anzahl an Extras sinnvoll zu gruppieren. Hier bei den Leistungen (= Vorgaben) ist dies nicht notwendig bzw. auch nicht unbedingt sinnvoll, da die entsprechenden Umsatzstatistiken direkt aus den Bewegungsdaten heraus erstellt werden können (z.B. Umsatz nach Zimmerkategorie). Es ist deshalb völlig korrekt, wenn in Zusammenhang mit Leistungen nur wenige Umsatzkonten verwendet werden.
Rechnungskonto
Die Zuweisung zu einem Rechnungskonto (analog den Umsatzkonten Logis, Zuschläge, Abschläge, Zusatzleistungen) dient primär buchhalterischen Zwecken, z.B. der Anwendung des korrekten Mehrwertsteuersatzes.
Alternativ-Leistung Tagespreis
Der alternative Tagespreis dient dazu, bei Angeboten mit mehrtägiger Verbuchung einen Tagespreis zu definieren, damit z.B. bei Wochenangeboten z.B. auch Aufenthalte zwischen 8 und 13 Tagen komfortabel aufgebucht werden können. In diesen Fällen wird für z. B. bei Wochenangeboten für die Tage über einer Woche automatisch ein Tagespreis berechnet (Wochenpreis dividiert durch 7). Sollte für diese Tagespreise ein eigener Rechnungstext verwendet werden, kann bei der Leistung des Wochenangebotes (z.B. UB7) im neuen Feld "Alternativ-Leistung Tagespreise" die Leistung für die Tagespreise (z.B. UBT) eingetragen werden.
Unter "Einrichtung » System » System » Betrieb » Abrechnung » Sonstiges » Rundung für Tagespreise" können für die berechneten Tagespreise umfangreiche Rundungsregeln definiert werden. Soll z.B. der Tagespreis immer auf ganze Euro kaufmännisch (0,50 aufrunden) gerundet werden, so muss eine Rundung mit dem Typ ".50 aufrunden kaufmännisch" und dem Rundungswert 1 eingetragen werden.
Rechnungstexte
Bei den Leistungen werden auch die Rechnungstexte hinterlegt. Dafür gibt es eine Reihe von Platzhaltern, mit deren Hilfe aussagekräftige Positionszeilen auf Angebot und Rechnung erstellt werden können. Z.B. könnte %A Personen x %D Tag(e) %G %H auf einem Angebot oder auf einer Rechnung so aussehen: 2 Personen x 10 Tag(e) Doppelzimmer Seeblick Halbpension
Die an dieser Stelle definierten sachlichen Rechnungstexte können bei Bedarf an anderer Stelle durch attraktivere Angebotstitel ergänzt oder überhaupt ersetzt werden. In Zusammenhang mit der Leistung geht es um die reine Sachinformation.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten
Je nach Typ stehen verschiedene Einstellungen zur Verfügung. Beim Wechsel des Typs werden jene Einstellungen zurückgesetzt, die vom ausgewählten Typ nicht unterstützt werden.
Mit Extras getrennt abrechnen. Dieses Kontrollkästchen steht nur bei den Typen Zu-/Abschlag und Zusatzleistung zur Verfügung und bewirkt, dass diese nicht mit der Logis-Leistung, sondern gemeinsam mit den Extras abgerechnet werden. (Innerhalb der Extras werden sie standardmäßig allerdings als eigene Position geführt, da sie als Leistungen grundsätzlich unterschiedlich zu Extras sind.) - Ein konkreter Anwendungsfall für diese Einstellung könnte etwa ein Gast sein, der über ein Reisebüro ("Firma") gebucht hat. In diesem Falle könnte die eigentliche Logis-Leistung mit dem Reisebüro abgerechnet werden, die Zusatzleistungen hingegen mit dem Gast, welcher für die Extras aufkommt.
Rabattfähig. Damit wird festgelegt, welche Leistungen grundsätzlich rabattfähig sein sollen. Diese Einstellung kommt etwa zum Tragen, wenn bei konkreten Angeboten Zu- oder Abschläge als "Prozente auf alle rabattfähigen Leistungen" definiert werden. Das ist sinnvoll beispielsweise bei aufenthaltsbezogenenen Zu- oder Abschlägen. (Ungeachtet dessen kann beim Buchen einer Reservierung manuell ein Skonto auch auf jene Leistungen gewährt werden, bei denen das Kontrollkästchen "Rabattfähig" nicht aktiv ist.)
Angebot. Das Deaktivieren dieses Kontrollkästchens bewirkt, dass Leistungen (z.B. Leistung für Reisevorsorge) bei den Angeboten ausgeschlossen werden.
Enthält Verpflegung. Mit Hilfe dieses Kontrollkästchens ist eine genaue Verpflegungsanalyse möglich, indem bei den Umsatzdaten die Leistungsbuchungen in Übernachtung und Verpflegung gesplittet werden können. Dazu muss unter „System » Betrieb » Personengruppen“ der Preis pro Mahlzeit für alle Personengruppen hinterlegt und zusätzlich eine eigene Leistung für Frühstück, Mittagessen und Abendessen zugeordnet werden. Weiters muss bei allen betroffenen Leistungen die Option "Übernachtung/Verpflegung inbegriffen" aktiviert werden. Die in der Verpflegung enthaltenen Mahlzeiten können bei den Zimmerreservierungen auch manuell korrigiert werden, womit z.B. eine Halbpension mit einem Mittagessen anstatt Abendessen eingetragen werden kann. Damit eine korrekte Auswertung möglich ist, wird bei den Leistungsbuchungen immer auch die Personengruppe zugeordnet. Unter diesen Voraussetzungen werden dann bei den Umsatzstatistiken (nach Leistung, Konto) die Umsätze getrennt für Übernachtung und Mahlzeiten ausgewertet.
Aufenthaltsabgabe inbegriffen. Diese Sonderverwaltung wird nur benötigt, wenn die Nächtigungsabgaben im Preis inkludiert sind und nachträglich herausgerechnet werden sollen. Die entsprechenden Leistungen müssen eigens gekennzeichnet werden ("Abgabe inbegriffen"), der Preis für die Nächtigungsabgabe kann pro Personengruppe getrennt eingetragen werden (System » Betrieb » Personengruppen). Das Rechnungskonto muss bei den Betriebseinstellungen (Betrieb » Betrieb » Hotel) hinterlegt werden. Die Abgabe wird bei den Konten automatisch getrennt aufbereitet und je nach Einstellung ausgedruckt oder auch nicht. Die Nächtigungsabgabe wird automatisch bei der Umsatzstatistik berücksichtigt, wenn hierfür eine eigene Leistung eingetragen wird (optional).