Zimmerkategorien

Kategorien sind ein Hilfsmittel zur effizienten Verwaltung von Zimmern. In ihnen werden all jene Zimmer innerhalb eines Zimmertyps zusammengefasst, welche zu ein und demselben Preis angeboten werden (z.B. alle Doppelzimmer, die eine gleichwertige Ausstattung aufweisen, auch wenn diese im Detail nicht identisch ist). Außerdem werden Kategorien für verschiedene Meldungen an offizielle Stellen herangezogen.

Reiter "Allgemein"

Bezeichnung

Der Kode sollte mit Bedacht gewählt werden, da er im Zimmerplan angezeigt wird (z.B. EZ, DZ, APP). Die Position kommt zum Tragen, wenn im Zimmerplan nach Kategorien sortiert wird. 

TV-Kode. Der TV-Kode wird vom Tourismusverein mitgeteilt und ist entsprechend einzugeben.

Externer Kode. Dieser Kode kann in Verbindung mit Internetportalen verwendet werden.

Die Bezeichnung kommt in Dokumenten wie Angeboten oder Abrechnungen zur Anwendung, und zwar meist als Variable im Rahmen eines Informationsblockes (z.B. 2 x Doppelzimmer HP ...). 

Belegung

Typ und "Belegte Zimmer melden". Diese beiden Komponenten typisieren die Kategorie und legen fest, ob sie gemeldet werden soll. Hintergrund für diese Einstellung sind (1.) der Umstand, dass in speziellen Bereichen (z.B. Camping) andere Melderegeln gelten können als in der Hotellerie und (2.) manchmal Spezialkategorien angelegt werden (z.B. Garagen, Tagungsräume usw.).

Verbindungszimmer. siehe Verbindungszimmer

Standardbelegung. Wichtig! Diese Information wird bei verschiedenen Berechnungen benötigt wie etwa Zu- oder Abschlägen. So regelt die Standardbelegung, ab wann ein Bett als Zusatzbett gilt. Auch ermöglicht bei der Standardbelegung angeführte die Personenzahl, aus einem Zimmerpreis einen Einzelpreis zu errechnen etwa für eine Einzelbelegung (z.B. Kategorie Doppelzimmer hat Standardbelegung 2, bei Einzelzimmerzuschlag wird angegeben, dass er gilt, wenn Belegung maximal 1, also wird beim Buchen einer einzigen Person auf ein Doppelzimmer der Zuschlag automatisch angewendet).

Vorzuschlagende Belegung. In der Regel gleich wie die Standardbelegung. Beim Buchen einer Reservierung wird der Wert automatisch eingefügt.

Belegung für 100% Auslastung. In der Regel gleich wie die Standardbelegung. Für die Berechnung der Auslastung braucht es als Basis die verfügbaren Zimmer und auch Betten. Die Anzahl der verfügbaren Betten pro TV-Betrieb, Haus und Zimmerkategorie wird aus der "Belegung für 100% Auslastung" für alle relevanten Zimmer berechnet.

Mindestbelegung. Optionale Angabe, die bei Nicht-Erfüllung zu einem (unverbindlichen) Warnhinweis führt.

Maximalbelegung. Optionale Angabe, die bei Nicht-Erfüllung zu einem (unverbindlichen) Warnhinweis führt. Sinnvoll etwa dann, wenn für eine Kategorie mittels Zustellbetten eine höhere Belegung möglich ist.

Max. freimelden. An dieser Stelle ist eine statische Begrenzung der maximal zu meldenden Kategorien möglich. (Unter "Internet-Portale" wäre eine Beschränkung je Portal möglich.)

Min. Vollzahler. Mit dieser Einstellung wird festgelegt, wie viele Vollzahler mindestens vorhanden sein müssen, bis eine eventuelle Kinderermäßigung zum Tragen kommt. Z.B. würde der Wert "2" bei einem Doppelzimmer bedeuten, dass in jedem Fall zwei Erwachsene verrechnet werden, auch wenn das Zimmer nur von einem Erwachsenem und einem Kind belegt wird. Würden etwa ein Erwachsener und zwei Kinder anreisen, für die verschiedene Preise vorgesehen sind, so würde immer das "teurere" Kind als Erwachsener gerechnet.

Preis

Revenue Management. siehe Revenue Management

Preiskategorie. Diese wird dann benötigt, wenn für zwei Kategorien die selben Preise gelten sollen. Beispiel: Wir haben die Kategorien "Doppelzimmer" und "Doppelzimmer Süden", die gleich viel kosten, aber getrennt verwaltet werden. Es genügt nun, bei der Kategorie "Zimmer Süden" als Preiskategorie "Doppelzimmer" zuzuweisen und dann in den Preislisten nur diese zu verwalten (oder umgekehrt). Sobald einer Kategorie eine Preiskategorie zugewiesen wurde, wird sie bei den Preislisten weggefiltert. Voraussetzung, dass eine Koppelung zustande kommt, ist, dass (1.) der Kategorietyp und (2.) die Standardbelegung übereinstimmt. Genauere Informationen dazu gibt es hier.

Preis pro und Belegungsabhängige Preise. Wichtige Einstellung! Regelt bei den Preislisten, ob der Preis pro Person oder pro Wohneinheit gelten soll. Bei Kategorien mit Standardbelegung "größer eins" wird das Kontrollkästchen "Belegungsabhängige Preise" freigeschaltet. Erst wenn es aktiviert ist, kann für die entsprechende Kategorie in den Preislisten auch eine Einzelbelegung ("Einzelzimmerzuschlag") verwaltet werden.

Standardverpflegung. Die an dieser Stelle ausgewählte Verpflegung wird beim Buchen der jeweiligen Kategorie automatisch vorgeschlagen.

Keine Preisverwaltung. Dieses Kontrollkästchen wird bei speziellen Kategorien aktiviert, die zwar verwaltet werden, bei denen keine eigenen Basispreise bzw. Angebote hinterlegt sind (z.B. Garagenplätze oder Veranstaltungsräume).

Keine Reservierungsinfo. Dieses Kontrollkästchen wird aktiviert, wenn auf einer Abrechnung keine Reservierungsinformationen aufscheinen sollen. (Früher wurde dies beispielsweise verwendet, um Pseudo-Zimmer für Passantenabrechnungen zu hinterlegen. Inzwischen wird dies aber durch den Programmteil "Passanten-Konten" direkt gebucht.)

Gesperrt. Kategorie wird vom operativen Arbeiten ausgeschlossen.

Farbe. Zuweisen jener Farbe, mit der die Kategorie im Zimmerplan dargestellt werden soll.

Reiter "Weitere"

Hier finden sich diverse Einstellungen für Buchungskonditionen. Achtung, Buchungskonditionen werden primär bei den Preislisten verwaltet. Dort dienen sie dazu, zu bestimmten Zeiten strengere Spielregeln anzuwenden (z.B. in der Hochsaison können nur ganze Wochen gebucht werden und nicht einzelne Tage). Diese Buchungskonditionen sind vom Ansatz her flexibel anwendbar.

Die an dieser Stelle bei den Kategorien verwalteten Buchungskonditionen sind hingegen statisch, d.h. sie gelten in jedem Falle und ohne zeitliche Eingrenzung. Falls ein Betrieb mehrere Preislisten verwaltet, ist auch zu berücksichtigen, dass diese Buchungskonditionen ausnahmslos auf alle Preislisten angewendet werden. Wenn Buchungskonditionen bei Preislisten und Buchungskonditionen bei Kategorien aufeinandertreffen, so müssen immer alle Bedingungen erfüllt werden (UND-Verknüpfung).

Bei den Kategorien hinterlegte Buchungskonditionen kommen auch dann (!) zur Anwendung, wenn im Reservierungsassistenten die Option "Buchungskonditionen berücksichtigen" deaktiviert wird.

Die statischen Buchungskonditionen sollten nur in Ausnahmefällen verwaltet werden, z.B. dann, wenn für eine Ferienwohnung nur bestimmte Anreisetage gelten sollen - und zwar ausnahmslos.

Min. Aufenthalt. Es kann eine statische Mindestaufenthaltsdauer angegeben werden.

Gilt max. Tage vor Anreise. Mit dieser Angabe kann festgelegt werden, ab wie vielen Tagen vor theoretischem Anreisedatum die bei den Kategorien hinterlegten Buchungskonditionen außer Kraft gesetzt werden sollen.

Wochentage Anreise und Wochentage Abreise. Mit dieser Einstellung ist es möglich, kategoriespezifische Vorgaben zu machen. (Zu beachten ist dabei allerdings, dass sich die Einstellungen bei Kategorie und Preisliste nicht gegenseitig blockieren. Wird nämlich hier als Anreisetag der Samstag und dort der Sonntag festgelegt, so steht die Kategorie überhaupt nicht mehr zur Verfügung.)

Minibargruppe. Extras vom Typ Minibar können einer Minibargruppe (1-4) zugewiesen werden. Bei den Zimmerkategorien kann die Minibargruppe gewählt werden, damit im Housekeeping nur die relevanten Extras angezeigt werden. Das ist für jene Betriebe relevant, die verschiedene Minibar-Extras in den verschiedenen Zimmerkategorien anbieten (z.B. Prosecco im Doppelzimmer, Champagner in der Suite).

Reiter "Beschreibung" und "Bemerkungen"

Die Beschreibungen und Bemerkungen werden im Zimmerplan in verschiedenen Sprachen angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die jeweilige Kategorie fahren.  Außerdem werden diese Beschreibungen auch bei den Angeboten in ASA Webmail angezeigt, mehr dazu unter "Zimmerbeschreibungen" und ASA Webmail.

Reiter "Bildergalerie"

Jene Bilder, die hier hinterlegt oder verknüpft werden, werden bei den Angeboten in ASA Webmail (Flag "Angebot") angezeigt und können auch an Portal (Flag "Portale") übertragen werden. Mehr dazu unter Bildergalerien.