Kein Preis ohne Saison! Saisonen zählen zu den Basisdaten der Preisgestaltung, und es gibt zwei Möglichkeiten, um sie zu verwalten:
- Saisonen zusammenfassen: Alle Saisonen, welche die selben Preise aufweisen, können innerhalb eines Jahres in einem einzigen Saisons-Eintrag zusammengefasst werden (z.B. alle Hauptsaisonen, alle Nebensaisonen usw.).
- Jede Saison einzeln eintragen: Bei diesem Vorgehen enthält jede Saison genau einen Zeitraum, die Folge-Saison schließt unmittelbar an.
Saisonen sind für die zeitabhängige Preisdefinition erforderlich. Sie sind damit (neben der Zimmerkategorie) ein Schlüsselkriterium für Preise.
Saisonen sind zwingend erforderlich, wenn es um die Anknüpfung eines Preises an einen Zeitraum geht. Falls reine Zeiten verwaltet werden sollen - z.B. Verfügbarkeit des Angebots "Osterwoche" - so kann dies direkt beim Angebot angegeben werden, aber immer unter der Voraussetzung, dass im "Hintergrund" eine Saison steht.
Felder
Um innerhalb der Saisonen den Überblick zu bewahren, müssen als erstes das Jahr und die Position innerhalb des Jahres angegeben werden. Da die Tabelle erstens nach dem Jahr und zweitens nach der Position sortiert wird, sind die Saisonen nun - unabhängig von ihrer Bezeichnung - zeitlich korrekt angeordnet.
Die an dieser Stelle verwalteten Saisonen verstehen sich als technische Komponente der Preisverwaltung innerhalb der Preisliste. Wenn also mehrere unserer "Saisonen" denselben Preis haben, ist es auf jeden Fall empfehlenswert, diese als untergeordnete Saisonsperiode innerhalb eines Saison-Eintrages zusammenzufassen.
Eine Saison im Detail ... (Saisonsgruppen siehe nächstes Kapitel!)
Die Bezeichnungen selbst können in mehreren Dokumentsprachen hinterlegt werden. Die zusätzlichen Sprachen können die Basis für spezielle Drucke sein.
Es ist bereits an dieser Stelle möglich, wenn auch nicht typisch, einen Angebotstitel zu hinterlegen (z.B. Frühlings-Wohlfühltage). Dieser kommt dann in den Bereichen Angebot und Abrechnung zur Anwendung.
Wird an übergeordneter Stelle, typischerweise beim Angebot, ebenfalls ein Angebotstitel hinterlegt, so wird der bei der Saison hinterlegte übersteuert.
Das Feld Ordner für Angebote ist für jene Betriebe interessant, die ihre Angebote über Word erstellen. Falls es nämlich saisonsspezifische Vorlagen gibt, können diese in einem eigenen Ordner abgespeichert werden, welcher standardmäßig angesteuert wird.
Bemerkung. Interne Bemerkung.
In der Tabelle der Saisonsperioden können alle Zeiträume der jeweiligen Saison hinterlegt werden.
"Überlagerungen"
"Überlagerungen" kommen immer dann vor, wenn innerhalb einer längeren Saisonsperiode kurze Zeitabschnitte speziell behandelt werden sollen. Um für solche Zeiträume (z.B. Ostern, Weihnachten/Neujahr) nicht eigene Saisonen anlegen zu müssen, besteht bei den Angeboten die Möglichkeit, in der Tabelle "Angebots-Verfügbarkeiten" Jahr für Jahr jene Zeiträume aufzulisten, in denen das einzelne Angebot (z.B. "Osterwoche") gelten soll.
Grundsätzlich wäre es auch möglich, mit Überlagerungen in den Saisonen zu arbeiten. Dabei wird eine Spezial-Saison definiert oder auch mehrere Spezial-Saisonen in einer eigenen Saison zusammengefasst. Diese überschneidet sich nun mit der darunterliegenden "Basis"-Saison. Bei einer Reservierung analysiert die Software alle in Frage kommenden Saisonen und verwendet dann als Vorschlag jene, deren Beginn am nächsten beim Anreisetag liegt. Dies aber nur der Vollständigkeit halber, da in der Praxis fast immer den Angebots-Verfügbarkeiten der Vorzug zu geben ist.
Beispiel: Saisonen zusammenfassen
Für Frühling, Sommer und Herbst haben wir jeweils eine Vor-, eine Haupt- und eine Nachsaison, wobei alle Hauptsaisonen sowie alle Vor- und Nachsaisonen denselben Preis aufweisen. Im Winter ist unser Hotel geschlossen.
Um diese Saisonen verwalten zu können, benötigen wir zwei Einträge:
- Hauptsaisonen: in diesem Eintrag werden in der Tabelle die Zeiträume der drei Hauptsaisonen hinterlegt.
- Nebensaisonen: in diesem Eintrag werden in der Tabelle die Zeiträume der drei Vorsaisonen und der drei Nachsaisonen angeführt.
Mit diesen beiden Saisons-Einträgen haben wir nun alle Zeiträume abgedeckt, wobei immer jene, die denselben Preis aufweisen, gruppiert wurden.
Beispiel: Jede Saison einzeln eintragen
Vorgabe wie oben.
Das einzelne Eintragen von Saisonen mit identischen Preisen ist aus Sicht der Datenverwaltung zunächst einmal ineffizient, da es die Zahl der Einträge stark erhöhen kann. Es gibt aber Szenarien, die so ein Vorgehen rechtfertigen.
Im Normalfall werden Angebotstitel beim Angebot hinterlegt. Wird nun aber eine effiziente Preisgestaltung gewählt, die möglichst auf Angebote verzichtet und mit Basispreisen plus Regelwerk arbeitet, kann es sinnvoll sein, einen saisonsbezogenen Angebotstitel zu hinterlegen.
Um unser Beispiel etwas komplizierter zu machen, fassen wir die Jahreszeiten zusammen und erstellen drei Angebotstitel "Frühlingserwachen", "Sommerfrische" und "Herbstgenuss". Dann legen wir die Saisons-Einträge fest:
- Frühling Nebensaisonen (2 Zeiträume): Angebotstitel "Frühlingserwachen"
- Frühling Hauptsaison: Angebotstitel "Frühlingserwachen"
- Sommer Nebensaisonen (2 Zeiträume): Angebotstitel "Sommerfrische"
- Sommer Hauptsaison: Angebotstitel "Sommerfrische"
- Herbst Nebensaisonen (2 Zeiträume): Angebotstitel "Herbstgenuss"
- Herbst Hauptsaison: Angebotstitel "Herbstgenuss"
Nun können wir etwa, abgeleitet aus den Basispreisen, für das gesamte Jahr gültige Drei-Tages-Preise und Wochenpreise definieren, und was auch immer wir reservieren, bekommen auf Angebot und Abrechnung den saisonsspezifischen Angebotstitel, ohne auch nur ein einziges saisonsspezifisches Angebot hinterlegt zu haben.
Gruppierungen von Saisonen sind in der Regel zu bevorzugen, da sie helfen, die Datenmengen in den Preislisten übersichtlich zu halten. Das ist gerade bei jenen Angeboten eine Arbeitserleichterung, in denen Preise oder Zu-/Abschläge Saison für Saison eingetragen werden.
Saisonen bzw. Jahr duplizieren
Beim Duplizieren eines Jahres oder einer Saison werden die Basis-Saisonspreise dupliziert. Es ist auch möglich die Basis-Saisonspreise um einen Fixbetrag oder prozentuellen Aufschlag anzupassen und eine Rundung zu hinterlegen.