Zum Verständnis der Umsatzdaten wird die Lektüre der Beschreibung zu den Umsatzkonten empfohlen!
Umsatzzahlen erhalten wir aus den Umsatzkonten. Jede Leistung und jedes Extra ist mit einem solchen Umsatzkonto verknüpft. (Und jedes Umsatzkonto verweist wiederum auf ein Rechnungskonto mit entsprechendem Mehrwertsteuersatz, welcher für die Ermittlung der Nettobeträge herangezogen wird.)
Für die Anzahl der Umsatzkonten gilt als Faustregel: Wenige Umsatzkonten für die Leistungen, da diese ohnehin differenziert auswertbar sind (z.B. nach Zimmerkategorie), hingegen aber so viele Umsatzkonten für Extras, wie wir sie für analytische Zwecke benötigen.
Als Beispiel für eine Umsatzstatistik wird im Folgenden die Umsatzstatistik nach Werbekampagne vorgestellt.
Analysen können nur aus Daten ermittelt werden, welche zuvor - automatisch oder manuell - generiert wurden. Im konkreten Fall bedeutet dies, dass nur wenn wir eine Werbekampagne auch entsprechend bei den Reservierungen eingepflegt haben, können wir nach ihr auswerten! (Siehe dazu auch Werbemedien, Werbepartner, Werbekampagne!)
Rahmenbedingungen eingeben
Wir wählen einen Zeitraum aus, z.B. den 1. Januar des laufenden Jahres bis zum aktuellen Datum. Der Einfachheit halber verzichten wir zunächst auf einen Vorjahresvergleich.
Analyse wählen
In der Standardkonfiguration befindet sich die gewünschte Umsatzstatistik nach Werbekampagne in der Gruppe Umsatzanalysen. Wir wählen sie dort mit der Maus aus.
Von den vier Optionen Dialog, Vorschau, Druck und PDF wählen wir nun Vorschau aus. Dies bewirkt, dass der gewünschte Bericht unmittelbar als Vorschau angezeigt wird.
Bericht aufrufen
Nun klicken wir auf die Schaltfläche Bericht, und es öffnet sich direkt das Vorschaufenster.
Sofern an den Standard-Einstellungen nichts geändert wurde, bekommen wir nun einen Bericht mit einer Tabelle oben und einem (Balken-)Diagramm unten. Und es werden alle Werbekampagnen angezeigt bzw. auch jene Umsätze, die keiner Kampagne zuzuordnen sind.
Bericht anpassen
Wir können nun den Bericht anpassen. Entweder wir gehen auf "Abbrechen", wählen dann die Option "Dialog" und klicken dann erneut auf Bericht, oder aber wir klicken direkt in der Druck-Vorschau auf "Zurück", was ebenso den Druckdialog öffnet.
Wir können nun einstellen, ob wir die Tabelle (oben) oder das Diagramm (unten) ausblenden möchten. Auch besteht die Möglichkeit, den Diagrammtyp zu ändern. Wählen wir exemplarisch ein Kreis Diagramm.
Dann gibt es noch die Möglichkeit, nur die Spitzenwerte einzeln anzuzeigen. Geben wir in dieses Feld den Wert "3" ein, dann werden die fünf umsatzstärksten Werbekampagnen einzeln angezeigt und alle anderen unter "Sonstige" subsummiert.
Wenn wir dann noch Rangliste anklicken, werden die Kampagnen auch noch nach der Höhe des Umsatzes sortiert.
Mit einem Klick auf Vorschau erhalten wir nun einen angepassten Bericht:
Der Bericht sieht nun - mit nur wenigen Anpassungen - anders aus. In Tabelle und Diagramm sind nun sechs Bereiche, und zwar die "Top 3" plus eine Zeile für "Sonstige".
Vorjahresvergleich
Abschließend zum Beispiel noch die Option "Vorjahresvergleich", und zwar mit Säulen-, Linien- und Kreisdiagramm:
Manager Report
Im Manager Report werden tagesaktuelle Umsatzzahlen im Vergleich zu den Zahlen des aktuellen Monats und des aktuellen Jahres angeführt und mit den entsprechenden Zahlen des Vorjahres verglichen. Der erste Teilbereich des Berichts zeigt eine Übersichtsstatistik, im zweiten Teil sind die jeweiligen Zahlen nach Zimmerkategorie aufgeschlüsselt dargestellt, im .
(Der Report kann auch ohne die Einstellung "Vorjahresvergleich" aufgerufen werden, listet dann allerdings nur die Daten des laufenden Jahres auf.)
Für alle Bereiche des Reports gilt: Die Spalte % gibt das prozentuelle Verhältnis zum entsprechenden Zeitpunkt bzw. zur entsprechenden Periode des Vorjahres an.
Übernachtungen, Betten
Es werden die Übernachtungen aufgewiesen, unterteilt nach Personengruppen Erwachsene und Kinder. Die Personengruppe vom Typ Kleinstkinder wird - sofern überhaupt in Verwendung - weiter unten getrennt angezeigt, um die prozentuelle Belegung nicht zu verzerren.
Die Zeile Total Betten gibt die Gesamtzahl der Betten an, % belegte Betten die entsprechende Bettenauslastung. (Um diese ermitteln zu können, muss unter Vorgaben/Häuser sowie unter Vorgaben/Kategorien die korrekte Bettenzahl eingegeben werden.)
Die Bettenauslastung wird wie folgt berechnet: Summe der belegten Betten geteilt durch die Summe der verfügbaren Betten (x 100)
Bettenzahl Tag(e) 100% Übernachtungen Prozent ------------------------------------------------------- 100 1 100 100 100,00 100 7 700 350 50,00 100 7 700 520 74,28
Die Bettenauslastung kann auch über 100 Prozent betragen, wenn Zusatzbetten gebucht wurden, welche in der Betten-Gesamtzahl nicht aufscheinen.
Um den Manager Report mit maximalem Informationsgehalt füllen zu können, soll an dieser Stelle noch einmal die in der Systemkonfiguration zur Auswahl stehende Personengruppen-Typisierung Kleinstkinder angesprochen werden. Der Typ "Kleinstkinder" dient primär dazu, bei der Belegung von Zimmern eine Personengruppe zu definieren, welche kein eigenes Bett benötigt, welches also bei der Ermittlung der maximalen Belegung auch ausgeschlossen werden kann. In Zusammenhang mit dem Manager Report werden Kleinstkinder nicht mitgerechnet, um nicht personenbezogene Werte zu verfälschen. Es sollte also auf jeden Fall die entsprechende Einstellung unter Einrichtung / System / Systemkonfiguration / Betrieb / Personengruppen kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden.
Zimmer
Das Zimmer gilt im Hotelbereich als wichtige Kenngröße. In diesem Abschnitt werden deshalb die Anzahl der belegten und freien Zimmer sowie die Zimmerauslastung (OR, Occupancy Rate) aufgewiesen.
Die Zimmerauslastung wird wie folgt berechnet: Summe der belegten Zimmer geteilt durch die Summe der verfügbaren Zimmer (x 100)
Anzahl Zimmer Tag(e) 100% Zimmer belegt Prozent ------------------------------------------------------- 50 1 50 50 100,00 50 7 350 175 50,00 50 7 350 207 59,14
Stornierte Zimmer, No Show Zimmer
Anzahl der stornierten Zimmer und Anzahl der reservierten Zimmer, bei denen der Gast weder angereist ist noch die Reservierung zurückgenommen hat ("No Show").
An- und Abreisen
Angabe jeweils der Anzahl Gäste und Anzahl Zimmer.
Umsatzkonten
In diesem Bereich werden die Umsatzkonten mit den entsprechenden Zahlen und gemäß ihrer Strukturierung im Kontenplan angezeigt. (Details dazu finden sich im Abschnitt Vorgaben/Umsatzkonten!)
Umsätze pro Gast (ausgenommen Kleinstkinder)
Umsatz pro Gast. Alle Umsätze aus Logis inkl. Verpflegung, Extras und Telefonaten.
Umsatz Logis pro Gast. Bezieht sich auf Umsatzkonten der Sparte "Logis".
Umsatz Verpflegung pro Gast. Bezieht sich auf Umsatzkonten der Sparte "Verpflegung".
Umsatz F&B pro Gast. Bezieht sich auf Umsatzkonten der Sparte F&B.
Umsatz Spa pro Gast. Bezieht sich auf Umsatzkonten der Sparte Spa.
Umsatz Sonstiges pro Gast. Alle sonstigen Umsätze.
Umsätze pro belegtem Zimmer
Umsatz pro bel. Zimmer (TRevPOR = Total Revenue Per Occupied Room). Bezieht sich auf sämtliche Umsätze, also Logis inkl. Verpflegung, Extras und Telefonate.
Berechnung TRevPOR: Umsatz gesamt geteilt durch die Anzahl der belegten Zimmer
Zimmer Zimmer belegt Umsatz gesamt TRevPOR -------------------------------------------------- 50 50 15.000 300,00 50 25 15.000 600,00 50 33 15.000 454,54
Umsatz Logis pro bel. Zimmer (ARR = Average Room Rate). Bezieht sich auf Umsatzkonten der Sparte "Logis".
Berechnung ARR: Umsatz Logis geteilt durch die Anzahl der belegten Zimmer
Zimmer Zimmer belegt Umsatz Logis ARR -------------------------------------------------- 50 50 10.000 200,00 50 25 10.000 400,00 50 33 10.000 303,03
Umsatz Verpflegung pro bel. Zimmer. Bezieht sich auf Umsatzkonten der Sparte "Verpflegung".
Umsatz Sonstiges pro bel. Zimmer. "Umsatz Totale" minus "Umsatz Logis" minus "Umsatz Verpflegung".
Umsätze pro verfügbarem Zimmer
Umsatz pro verf. Zimmer (TRevPAR = Total Revenue Per Available Room). Bezieht sich auf sämtliche Umsätze, also Logis inkl. Verpflegung, Extras und Telefonate.
Berechnung TRevPAR: Umsatz gesamt geteilt durch die Anzahl der verfügbaren Zimmer
Zimmer Umsatz gesamt TRevPAR ---------------------------------- 50 20.000 400,00 50 10.000 200,00 50 17.700 354,00
Umsatz Logis pro bel. Zimmer (RevPAR = Revenue Per Available Room). Bezieht sich auf Umsatzkonten der Sparte "Logis".
Berechnung RevPAR: Umsatz Logis geteilt durch die Anzahl der verfügbaren Zimmer
Zimmer Umsatz Logis RevPAR ---------------------------------- 50 15.000 300,00 50 7.500 150,00 50 12.800 256,00
Benchmark
Im Bereich "Benchmark" werden Daten für (überbetriebliche) Vergleichszwecke aufbereitet. Als Datenbasis dienen die Tagesumsätze, welche u.a. folgende Informationen beinhalten:
- Umsatz nach Verpflegung
- Umsatz nach Personengruppe
- Auslastung nach Verpflegung
- Auslastung nach Personengruppe
Diese Informationen gemeinsam mit der Anzahl der verfügbaren und belegten Zimmer bietet eine gute Grundlage zur Ermittlung verschiedener Kennzahlen, welche z.B. als Bericht aufbereitet werden können (Beispiel unten). Auch besteht die Möglichkeit, die Rohdaten an externe Benchmarking-Systeme zu übermitteln (über Periodische Tätigkeiten / TV-Benchmark).
Performance Report
Im Performance Report werden tagesaktuelle Umsatzzahlen im Vergleich zu den Zahlen des aktuellen Monats und des aktuellen Jahres angeführt und mit den entsprechenden Zahlen des Vorjahres verglichen. Neben dem Umsatz wird auch die Belegung und die Buchungsentwicklung zusammengefasst dargestellt.
(Der Report kann auch ohne die Einstellung "Vorjahresvergleich" aufgerufen werden, listet dann allerdings nur die Daten des laufenden Jahres auf.)
Für alle Bereiche des Reports gilt: Die Spalte % gibt das prozentuelle Verhältnis zum entsprechenden Zeitpunkt bzw. zur entsprechenden Periode des Vorjahres an.
Bericht "Benchmark"
Sehen wir uns den Bericht "Benchmark" an. Im Druckdialog steht eine Reihe von Optionen zur Verfügung:
- Umsatz Total und nach Verpflegungen
- Umsatz pro Person und pro Erwachsenen bzw. Kind
- Umsatz pro belegtem Zimmer
- Belegung pro Person und pro Erwachsenen bzw. Kind
- Belegte Zimmer
Wenn wir dann noch einen Vorjahresvergleich mitziehen, kann das Diagramm schnell überladen werden. Es ist deshalb oft sinnvoll, über den Druckdialog ganz gezielte "Fragen" an den Bericht zu stellen.
Im Druckdialog werden die gewünschten Bereiche ausgewählt.
Benchmark Umsatz (Logis) - Total
Das erste Blatt weist den Logis-Umsatz auf, wobei im Zusammenhang mit dem Benchmark die Verpflegung in jedem Fall mitgerechnet wird, sofern diese ein Teil des Logis-Preises ist. (Beim Manager Report, dessen Daten anders aufbereitet werden, gibt es ja optional die Möglichkeit, die Verpflegungskosten aus dem Logispreis herauszurechnen und gesondert aufzuweisen. Bei vorliegendem Bericht bedeutet "Logis" hingegen immer "Logis inkl. Verpflegung".)
Umsatz Logis mit Vorjahresvergleich
Umsatz Logis mit Vorjahresvergleich als Liniendiagramm. Normalerweise sind aber Säulendiagramme die bessere Wahl, da bei mehreren Datensätzen Linien unübersichtlich werden bzw. einander überdecken können.
Benchmark Umsatz (Logis) - pro Person und pro Zimmer
Am zweiten Blatt des Benchmark werden die Umsätze pro Person bzw. pro belegtem Zimmer angegeben.
Benchmark (Belegung)
Am dritten Blatt schließlich geht es um die Belegung.
Voraussetzungen
Um die Tagesumsätze und die aus diesen abgeleiteten Benchmarks korrekt ermitteln zu können, müssen verschiedene Einstellungen getroffen werden.
Auslastung. Um die Bettenauslastung ermitteln zu können, muss unter Vorgaben/Häuser sowie unter Vorgaben/Kategorien die korrekte Bettenzahl eingegeben werden.
Leistungen betreffend Logis oder Logis inklusive Verpflegung. Es werden Leistungen berücksichtigt, die einem Umsatzkonto der Sparte "Logis" zugeordnet sind. Leistungen, welche Logis inklusive Verpflegung betreffen, müssen als "Übernachtung (mit Verpflegung)" gekennzeichnet sein, damit der Verpflegungsanteil herausgerechnet werden kann. Der Preis für diese Mahlzeiten wird in der Systemkonfiguration unter "Personengruppen" verwaltet. Die korrekte Zuweisung der Verpflegungsgruppen (Erwachsene, Kinder) ist dabei Voraussetzung.
Leistungen betreffend nur Verpflegung. Es werden Leistungen berücksichtigt, die einem Umsatzkonto der Sparte "Verpflegung" zugeordnet sind (z.B. Verpflegungszuschläge bei Ferienwohnungen). Solche Leistungen dürfen nicht vom Typ "Übernachtung (mit Verpflegung)" sein.
Verpflegungspreise bei Verpflegungszuschlag. Wird mit Verpflegungszuschlägen gearbeitet (z.B. bei Ferienwohnungen), so ist wie folgt vorzugehen:
- In der Preisliste Zu-/Abschlag vom Typ "Verpflegungszuschlag" anlegen.
- Als Leistung eine eigens angelegte Leistung "Verpflegung" o.ä. zuweisen, welche nicht vom Typ "Übernachtung (mit Verpflegung)" sein darf.
- Die zugewiesene Leistung muss mit einem Umsatzkonto verknüpft sein, in welchem unter Sparte "Verpflegung" ausgewählt sein muss.