Kontingente

Bei einem Kontingent wird einem (Firmen-)Kunden eine bestimmte Menge an Kategorien zugeteilt, welcher dann Teile (als konkrete Reservierungen) entnommen werden können.

Erfassen einer Kontingent-Buchung

Da Kontingente sich in der Regel über einen längeren Zeitraum erstrecken, welchen von Hand im Zimmerplan einzuzeichnen nicht ganz einfach ist, legen wir eine kurze Reservierung auf das gewünschte Zimmer an. Dann klicken wir im Reservierungsformular auf die Schaltfläche "Verschieben" und geben unter An- und Abreise den gewünschten Zeitraum von Hand ein.

Als nächstes setzen wir die Reservierungsart auf "Kontingent": Nun wählen wir einen Firmenkunden. Falls bei diesem die Kontingent-Verfallstage hinterlegt sind, werden diese herangezogen, andernfalls können sie manuell eingetragen werden.

Kontingents-Verfallstage geben an, wie viele Tage vor einer theoretischen Anreise ein Kontingent verfällt. Verfallen bedeutet, dass diese Zimmer nun für das Hotel frei verfügbar sind.

Soll nun aus einem Kontingent ein Teilbereich als Reservierung herausgenommen werden, erfolgt dies mittels der Schaltfläche "Buchen" im Reservierungsformular. In diesem werden dann die gewünschten Zimmer dann in eine konkrete Reservierung umgewandelt, welcher anschließend ein konkreter Gast zugewiesen werden kann.

Wenn diese Reservierung nicht zufällig genau am Anfang oder Ende eines Kontingent-Zeitraumes erfolgt, reißt sie sozusagen ein "Loch" in den Kontingentseintrag.

Zimmer mit Reservierungsart "Kontingent" (gelb).

Da das Kontingent nicht zwingend ein konkretes Zimmer betrifft, sondern eine Kategorie, kann das reservierte Zimmer nun auf ein beliebiges anderes Zimmer derselben Kategorie verschoben werden.

Kontingente aktualisieren

Durch die Angabe von Kontingenz-Verfallstagen ändert sich auch laufend die Verfügbarkeit der Zimmer. Hat etwa eine Firma am 1. Januar ein Kontingent für Februar mit 14 Verfallstagen gebucht, so bedeutet dies, dass bis zum 17.1. das gesamte Kontingent zur Verfügung steht. Am 18.1. fällt nun der 1.2. aus dem Kontingent heraus, am. 19.1. der 2.2. usw.

Wie kann dieses Verhalten nun im Zimmerplan abgebildet werden? Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Entweder regelmäßig und automatisch mit dem Tages-Abschluss (Ausgangsdatum ist hier immer der aktuellen Tag):

2. Oder über den Kontextmenü im Zimmerplan den Befehl "Kontingente aktualisieren".

Standardmäßig wird das aktuelle Datum vorgeschlagen, es kann aber auch ein anderes angegeben werden.

Dieser Befehl staucht nun das Anreisedatum aller Kontingent-Reservierungen entsprechend den jeweils hinterlegten Verfallstagen, und die entsprechenden Zimmer werden wieder als frei angezeigt.