Kontingente

Bei einem Kontingent wird einem (Firmen-)Kunden eine bestimmte Menge an Zimmern zugeteilt, welcher dann Teile (als konkrete Reservierungen) entnommen werden können.

Erfassen einer Kontingent-Buchung

Da sich Kontingente in der Regel über einen längeren Zeitraum erstrecken und im Zimmerplan nur schwer manuell darzustellen sind, legen wir zunächst eine kurze Reservierung auf dem gewünschten Zimmer an. Anschließend klicken wir im Reservierungsformular auf die Schaltfläche „Verschieben“ und tragen den gewünschten Zeitraum manuell in die Felder Anreise und Abreise ein.

Im nächsten Schritt stellen wir die Reservierungsart auf „Kontingent“ und wählen den entsprechenden Firmenkunden aus. Sind für diesen bereits Kontingent-Verfallstage hinterlegt, werden diese automatisch übernommen. Andernfalls können sie manuell erfasst werden.

Die Kontingent-Verfallstage definieren, wie viele Tage vor einer theoretischen Anreise ein Kontingent verfällt. „Verfallen“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die betreffenden Zimmer wieder frei verfügbar sind und vom Hotel anderweitig verkauft werden können.

Soll nun aus einem Kontingent ein Teilbereich als Reservierung herausgenommen werden, erfolgt dies mittels der Schaltfläche "Buchen" im Reservierungsformular. In diesem werden dann die gewünschten Zimmer dann in eine konkrete Reservierung umgewandelt, welcher anschließend ein konkreter Gast zugewiesen werden kann.

Wenn diese Reservierung nicht zufällig genau am Anfang oder Ende eines Kontingent-Zeitraumes erfolgt, reißt sie sozusagen ein "Loch" in den Kontingentseintrag.

Zimmer mit Reservierungsart "Kontingent" (gelb).

Da das Kontingent nicht zwingend ein konkretes Zimmer betrifft, sondern eine Kategorie, kann das reservierte Zimmer nun auf ein beliebiges anderes Zimmer derselben Kategorie verschoben werden.

Kontingente aktualisieren

Durch die Angabe von Kontingenz-Verfallstagen ändert sich auch laufend die Verfügbarkeit der Zimmer. Hat etwa eine Firma am 1. Januar ein Kontingent für Februar mit 14 Verfallstagen gebucht, so bedeutet dies, dass bis zum 17.1. das gesamte Kontingent zur Verfügung steht. Am 18.1. fällt nun der 1.2. aus dem Kontingent heraus, am. 19.1. der 2.2. usw.

Wie kann dieses Verhalten nun im Zimmerplan abgebildet werden? Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Entweder regelmäßig und automatisch mit dem Tages-Abschluss (Ausgangsdatum ist hier immer der aktuellen Tag):

2. Oder über das Kontextmenü im Zimmerplan den Befehl "Kontingente aktualisieren".

Standardmäßig wird das aktuelle Datum vorgeschlagen, es kann aber auch ein anderes angegeben werden.

Dieser Befehl staucht nun das Anreisedatum aller Kontingent-Reservierungen entsprechend den jeweils hinterlegten Verfallstagen, und die entsprechenden Zimmer werden wieder als frei angezeigt.