Im unteren Teil des Reservierungs-Formulars geht es nicht mehr um Daten, welche die gesamte Reservierung betreffen, sondern um Daten bezüglich einzelner Zimmer. Bei einfachen Reservierungen wird es keinen Unterschied zwischen Reservierung und Zimmer geben, in spezielleren Konstellationen aber sehr wohl. (Ein einfaches Beispiel: Eine Reservierung, zwei Zimmer. Reisen alle Gäste zugleich an, ist ein globaler Check-In möglich, reisen zuerst die Gäste von Zimmer 1 an und erst später die von Zimmer 2, so muss der Check-In für jedes Zimmer getrennt vorgenommen werden.)
Mit Klick auf die einzelnen Bereiche in der Zimmerreservierung können diverse Operationen durchgeführt oder Daten abgeändert werden.
Datum und Zimmer verschieben
Mit Klick auf das Datum in der Zimmerreservierung öffnet sich ein Formular. Hier können Ankunft- und Abreisezeiten sowie erste und letzte Mahlzeit hinterlegt werden. Mit Klick auf "Verschieben" kann der Aufenthalt verlängert/verkürzt oder die Zimmerreservierung in ein anderes Zimmer verschoben werden (diese Operationen sind auch direkt mit Drag&Drop im Zimmerplan möglich).
Mit "Split" kann eine Zimmerreservierung geteilt werden, ein Grund für einen Split, ist in der Regel ein Umzug. Auch könnte ein Split durchgeführt werden, wenn zu einem späteren Zeitpunkt eine weitere Person zur Zimmerreservierung dazukommt bzw. wegkommt.
Status ändern
Mit Klick auf den Status einer Zimmerreservierung kann der jeweilige Status der Zimmerreservierung abgeändert werden (nicht global). Ist nur eine Zimmerreservierung eingetragen, ändert sich automatisch auch der globale Status der Reservierung.
Personenanzahl eintragen
Um weitere Erwachsene, Kinder oder Haustiere einzutragen, öffnet sich mit Klick auf den "Personenbereich" der Zimmerreservierung das entsprechende Formular.
Verpflegung ändern und Tisch eintragen
Im Verpflegungsbereich der Zimmerreservierung kann die Verpflegungsart gewählt und der zugewiesene Tisch hinterlegt werden.
Angebote
Siehe Angebotsalternativen.
Green Option
In der Zimmerreservierung kann hinterlegt werden, ob bei eine Green Option (keine Zimmerreinigung) vom Gast gewünscht wurde. Wenn eine Zimmerreservierung mit Green Option hinterlegt ist, werden keine Housekeeping Aufgaben ausgeführt. Falls bei Green Option trotzdem manche Housekeeping-Aufgaben ausgeführt werden sollen, muss unter den Housekeeping-Aufgabengruppe bei den Aufgaben das Flag bei "Bei Green Option ausführen" gesetzt werden. Im Housekeeping Manager wird angezeigt, welches Zimmer eine Green Option hat.
Einstellung unter "Systemkonfiguration / Betrieb / Reservierung / Hotel-Reservierungen/ Green Option verwalten" um die Green Option generell zu aktivieren/deaktivieren.
Buchungssperre
Dieses Flag ist besonders wichtig für externe Systeme, die mit dem Hotelverwaltungssystem verbunden sind, wie Kassensysteme, die Minibar-Abrechnung oder andere Services. Sobald das Flag aktiviert ist, wissen diese Systeme, dass keine weiteren Transaktionen oder Buchungen für dieses Zimmer mehr zugelassen sind. Die Buchungssperre wird also gesetzt, um zu verhindern, dass trotz laufendem Aufenthalt weitere Kosten oder Buchungen ohne vorherige Freigabe erfolgen. Eingecheckte Zimmer mit Buchungssperre werden zur Unterscheidung im Zimmerplan heller und transparenter dargestellt, das Icon in der Zimmerreservierung ändert seine Farbe in rot.
Aufgebucht und Kontoauswahl
Das "aufgebucht" Flag hat eine zentrale Bedeutung in ASA HOTEL. Weitere Detailinformaitionen dazu findet man in folgenden Artikel zu den Aufbuchungen.
Konten
ASA HOTEL bietet die Funktion, verknüpfte Konten und Extra-Konten pro Zimmerreservierung zu definieren, eine wichtige Möglichkeit, Abrechnungen flexibel und präzise zu gestalten. Hier ist eine detaillierte Erklärung:
Manchmal möchten Gäste jedoch getrennte Abrechnungen für unterschiedliche Zimmer oder Leistungen erhalten.
Wenn zum Beispiel im Abrechnungsdialog die Option "Getrennte Konten pro Zimmer" ausgewählt wird, werden automatisch für jedes Zimmer getrennte Konten erstellt, sodass jede Reservierung ihre eigene Abrechnung hat. Die jeweiligen Konten sind mit der Zimmerreservierung in diesem Bereich verknüpft. Außerdem können mit "+" Konten auch von diesem Formular aus angelegt werden.
Zusätzlich zu den Hauptkonten für die Zimmer können auch Extra-Konten definiert werden. Dies ermöglicht es, bestimmte zusätzliche Extra-Ausgaben (wie Restaurantrechnungen, Minibar oder weitere Extras) separat zu verrechnen. Auch hier können die Extra-Konten für verschiedene Zimmer verknüpft werden, um eine flexible Abrechnung zu gewährleisten.
Sollen beispielsweise zwei von drei Zimmern auf dasselbe Konto laufen, kann hier das jeweilige Konto hinterlegt werden (bei den ersten beiden Zimmern ein Konto und beim dritten Zimmer ein anderes Konto). Dasselbe gilt für getrennte Extra-Konten.