Reservierung anlegen | Beispiel: Zwei DZ, Kinder, neuer Gast

Im zweiten Beispiel reservieren wir für einen neuen Gast zwei Doppelzimmer für zwei Erwachsene und zwei Kinder. Anschließend teilen wir dem Gast die Kosten telefonisch mit.

1. Zimmer im Zimmerplan aufziehen

Mit gedrückter linker Maustaste werden zwei Doppelzimmer aufgezogen.

Erst das erste Doppelzimmer aufziehen wie in Beispiel 1., dann das zweite Doppelzimmer aufziehen, und zuletzt mit einem Doppelklick in eines der beiden Kästchen das Reservierungsformular öffnen.

2. Gast anlegen

Unser neuer Gast heißt Max Schmidt. Also tippen wir den Familiennamen oder zumindest die ersten Buchstaben in unser Referenzfeld ein.

In diesem Falle beachten wir die Groß-Klein-Schreibung.

Im vorhergehenden Beispiel ging es um die Auswahl eine bestehenden Gastes, weshalb die Groß-Kleinschreibung irrelevant war. In diesem Beispiel ist es sinnvoll, den anzulegenden Namen bereits in korrekter Groß-Klein-Schreibung einzugeben, da dieser Begriff bei der Neuanlage des Gastes wie eingegeben vorgeschlagen wird.

Nun betätigen wir die Eingabetaste. Da es bereits Gäste mit dem Namen Schmidt gibt, können wir sicherheitshalber kontrollieren, ob unser Anrufer nicht schon dabei ist. Er ist es nicht.

Da unser Gast noch nicht vorhanden ist, müssen wir mit einem Klick auf "+" einen neuen Eintrag anlegen.

Mit dem Klick auf "+" öffnet sich ein leeres Gast-Formular, in welches der Name aus dem Referenzfeld übernommen wurde.

Das neue Formular.

Da der Gast verbindlich reservieren möchte, empfiehlt es sich, gleich die wichtigsten Daten zu erfassen. (Das kann durchaus auch bei Anfragen sinnvoll sein, vor allem dann, wenn man beim Gast nachhaken möchte.)

Welche Daten effektiv eingegeben werden, hängt von den betrieblichen Erfordernissen ab.

Mit OK weisen wir nun den neu angelegten Gast unserer Reservierung zu.

3. Personenzahl hinterlegen

Während in Beispiel 1 auf die Standardeinstellung (zwei Erwachsene in einem Doppelzimmer) zurückgegriffen werden konnte, müssen wir in diesem Beispiel manuell eingreifen.

Herr Schmidt bucht für zwei Erwachsene und zwei Kinder (7-14 Jahre), also müssen wir den Eintrag im "Kinderzimmer" entsprechend anpassen und die Zahl "2" in das richtige Feld eintippen.

Anpassung: Ein Doppelzimmer nun mit zwei Kindern.

Nun sind alle Informationen hinterlegt, die wir für eine Preisermittlung benötigen.

4. Angebot telefonisch mitteilen

Zuletzt blenden wir durch einen Klick auf die Schaltfläche "Angebote" die Zusammenfassung ein und teilen sie den Gast telefonisch mit. Weitere Informationen zur Angebotsauswahl: Aktion | Angebote

In unserem Beispiel mit 16 Aufenthaltstagen haben wir zwei Mal einen Kurzaufenthalt, ein Kind erhält einen Rabatt von 70%, was in Summe 2.626,80 Euro ausmacht.

5. Reservierung abschließen

Mit "OK" schließen wir die Reservierung ab.

Die fertige Reservierung im Zimmerplan.

Mit diesen Grundlagen können wir uns nun einige Details der Reservierung ansehen.

5. Überlegung

Warum war es möglich, obige Reservierungen derart einfach durchzuführen? Woher weiß ASA HOTEL, welche Kategorien, Saisonen, Preise, Zu- und Abschläge usw. wir verwalten? - Tatsächlich ist die Verwaltung all dieser Informationen nicht trivial. Im Hintergrund dieser Software befinden sich kraftvolle Mechanismen, welche verschiedenste Stammdaten, Vorgaben und Voreinstellungen verwalten. Ziel ist es dabei immer, jener Person, die vor dem Computer sitzt, ein Maximum an Komfort, Effizienz und Fehlertoleranz zu gewährleisten.

Hier finden Sie weitere Informationen über die verschiedenen Mausoperationen im Zimmerplan: Zimmerplan | Operationen