Die Belegung von Zimmern erfolgt im Zimmerplan grundsätzlich tageweise. Falls nun der Bedarf besteht, einzelne Räume stundenweise zu verwalten, etwa für Seminare, Feiern oder Pressekonferenzen, kann dazu auf die Spa-Verwaltung zurückgegriffen werden. Denn diese ist - mit einigen speziellen Einstellungen - auch als einfache Raumverwaltung nutzbar.
Die folgende Checkliste setzt die Kenntnis der Spa-Verwaltung voraus. Sie weist nur auf die Besonderheiten hin, welche beim Einsatz als Raumverwaltung zu beachten sind.
Räume
Unter "Hotel/Vorgaben/Anwendungsplätze" werden zunächst alle Räume eingegeben. Wenn Räume teilbar sind, sollte die jeweils kleinste Einheit angegeben werden.
Anwendungsart, Anwendung
Unter "Hotel » Vorgaben » Anwendungsarten" eine Anwendungsart "Raumverwaltung" o.ä. anlegen, dann unter "Hotel » Stammdaten » Anwendungen" eine Anwendung "Raummiete".
Umsatzkonto, Rechnungskonto
Falls erforderlich entsprechende Konten anlegen und bei Anwendungsart bzw. Anwendung zuweisen.
Abteilung
Falls im Betrieb Spa-Abteilung und Raumverwaltung parallel verwaltet werden, sollten getrennte Abteilungen angelegt werden. Es besteht dann im Buchungsplan Spa die Möglichkeit, auf diese zu filtern.
Systemkonfiguration
Da die Vergabe von Räumen i.d.R. an Firmen gebunden werden und nicht an einzelne Gäste, müssen unter "Betrieb / Spa" zwei Einstellungen gemacht werden:
- "Gast erforderlich" deaktivieren: Mit diesen Einstellungen können Buchungen auch ohne Gast erfasst werden.
- "Firma im Buchungsplan verwalten" aktivieren:
- Für die ausgewählte Firma kann ein neues (Passanten-) Konto mit einem Klick auf die Schaltfläche + angelegt werden.
- Die Auflistung der Konten wird auf die ausgewählte Firma eingeschränkt.
- Die Firma wird im Tooltip der Buchungen angezeigt.
Reiter "Bemerkungen" im Buchungsformular
Dieser Eingabebereich bietet Raum für Bemerkungen zur Raumvergabe.
Berichte
Im Programmteil "Bewegungen » Spa-Buchungen" steht unter Einzel- bzw. Listendruck die der Berichte Meeting und Events Wochenplanung zur Verfügung.
Voreinstellungen
Voreinstellungen sind technische Hinweise an die Software, wie sie mit bestimmten Informationen umgehen soll. In der Regel werden sie einmalig bei der Einrichtung des Systems hinterlegt.
Die Voreinstellungen werden im Programmpunkt Einrichtung » System » Systemkonfiguration » Betrieb » Spa getroffen. Folgende Einstellungsmöglichkeiten sind dabei vorgesehen:
Bezeichnung | Beschreibung |
---|---|
Bericht für Spa-Bon | Hinterlegung des Druckformulars für die Bestätigung, welche der Gast ausgehändigt bekommt. |
Bericht für Spa-Termine | Hinterlegung des Druckformulars für die Liste mit den einzelnen Terminen. |
Bericht für Spa-Kartei | Hinterlegung des Druckformulars für die interne Spa-Karteikarte. |
Schlusstext für Spa-Bon | Hinterlegung eines Textbausteines wie etwa: "Bitte informieren Sie uns im Falle einer Verhinderung! Bis zu 24 Stunden vor Behandlungsbeginn kann die Anwendung kostenlos storniert werden." |
Schlusstext für Spa-Termine | Siehe oben! |
Kalender für geplante Termine | Die Termine des ausgewählten Kalenders werden bei der Berechnung der Verfügbarkeit der Mitarbeiter nicht berücksichtigt. Sie dienen zur Planung der Mitarbeiter-Tätigkeit. |
Tätigkeit für Spa-Abrechnungskonten | Es gibt vereinzelt Hotels, welche den Spa-Bereich als eigene Betriebstätigkeit gemeldet haben und auch als solche verwalten. An dieser Stelle wird der entsprechende Betrieb zugewiesen. |
Zahlungsart für Spa-Abrechnungskonten | Optionale Hinterlegung der beim Abrechnungskonto standardmäßig hinterlegten Abrechnungsart. (Diese Einstellung ist vor allem in Zusammenhang mit Passanten sinnvoll.) |
Extra für Aufpreis | An dieser Stelle wird jenes "Extra" angegeben, mit welchem Aufpreis in der Spa-Verwaltung verrechnet werden sollen. |
Verbuchung Preisdifferenzen für Gäste | Beim Austausch von Paketanwendungen kann es zu Preisdifferenzen kommen. In dieser Dropdown-Liste können Sie unter folgenden Optionen wählen:
|
Verbuchung Preisdifferenzen für Firmen | Siehe oben! Im Zusammenhang mit Firmen können diese Einstellungen auch bezüglich Provisionszahlungen auf Pakete relevant sein. Wird eine Preiserhöhung als "Extra mit Paketzuordnung" gebucht, erhöht dies die Provisionsbasis, wird die Preiserhöhung als "Extra ohne Paketzuordnung" gebucht, bleibt die Provisionsgrundlage auch unverändert. |
Anwendung buchen ab | Beim Buchen von Paketen schlägt ASA SPA Datum und Uhrzeit der einzelnen Anwendungen vor. Der ausgewählte Listeneintrag (Anreise, Tag nach Anreise) legt fest, an welchem Tag der Vorschlag für die erste Anwendung hinterlegt werden soll. |
Anwendung buchen bis | Analog oben "Anwendung buchen ab" |
Spa-Buchungs-Status | Beim Erstellen einer Buchung wird standardmäßig ein Status vorgeschlagen. An dieser Stelle können Sie hinterlegen, ob dieser Statusvorschlag "Option" oder "Reserviert" lauten soll. |
Buchungen mit Status 'Option' verrechnen | Buchungen mit dem Status "Option" werden standardmäßig nicht verrechnet. Mit diesem Kontrollkästchen können Sie dies dennoch veranlassen. |
Buchungen mit Status 'Reserviert' verrechnen | Siehe oben! |
Buchungen von Passanten automatisch bestätigen | Auch Buchungen von Passanten erhalten jenen Status, wie er oben unter "Spa-Buchungs-Status" hinterlegt wird. Mit diesem Kontrollkästchen können Sie das Programm anweisen, dass Buchungen von Passanten automatisch den Status "Bestätigt" erhalten. |
Alle Paketbuchungen bestätigen | Wenn im Rahmen der Spa-Reservierung mittels der Schaltfläche Bestätigen eine Anwendung innerhalb eines Paketes bestätigt wird, werden auch alle übrigen Anwendungen innerhalb dieses Paketes auf "Bestätigt" gesetzt. |
Mit 'Erledigt' auch bestätigen | Mit diesem Kontrollkästchen können Sie das Programm anweisen, beim Aktivieren des Kästchens "Erledigt" zugleich den Status der Spa-Buchung auf "Bestätigt" zu setzen. |
Anwendung nach Name auswählen | Die effizienteste Art der Auswahl einer Anwendung ist das Eingeben der ersten Buchstaben und das das Drücken der Eingabetaste. Mit dem Kontrollkästchen "Anwendung nach Name auswählen" wird angegeben, ob sich die Eingabe etwa von MA auf den Kode beziehen soll (MASSAGE01, MASSAGE02, MASSAGE03 usw.) oder auf die Bezeichnung der Anwendung (Make Up, Maniküre usw.). |
Gast erforderlich | Im klassischen Spa-Umfeld muss zwingend ein Gast angeführt werden, da viele Daten strikt personenbezogen sind. Eine Deaktivierung dieser Einstellung ist nur dann erforderlich, wenn die Spa-Verwaltung auch zum Zwecke der Raumverwaltung (z.B. Seminarräume) verwendet wird. In dem Fall muss es möglich sein, auch Buchungen ohne Gast und nur auf eine Firma lautend zu verwalten. |
Firma im Buchungsplan verwalten | Wird aktiviert, wenn die Spa-Verwaltung auch für Raumverwaltung (z.B. Seminarräume) verwendet wird. Es ist dann möglich, für die jeweils ausgewählte Firma (Passanten-)Konten anzulegen. |
Bemerkungen bei Auswahl anzeigen | Ermöglicht die Deaktivierung der Anzeige von Bemerkungen bei der Auswahl eines Gastes oder einer Firma. |