DMS (Dokumenten-Management-System)

In ASA HOTEL werden unzählig viele Daten überwiegend in Datenbanken verwaltet. Für diverse Anforderungen ist es aber auch notwendig, Dokumente lokal oder in benutzerorientierten Dokumentmanagementsystemen zu speichern. Mit Hilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) können diese Dokumente effizient verwaltet und archiviert werden. ASA HOTEL bietet im Bereich Dokumentenmanagement einerseits die Möglichkeit diverse Dokumente manuell hochzuladen, andererseits werden Dokumente automatisiert generiert, gespeichert und mit dem jeweiligen Datensatz verknüpft (z.B. die unterschriebene Einwilligungserklärung wird abgespeichert und mit dem Gast verknüpft).  Das voll integrierte Dokument Management System steht allen ASA-Installationen zur Verfügung.

Diverse DMS-Kategorien und Ordner wie "Dokumente Gäste", "Dokumente Kunden", "Datenschutz-Einwilligungserklärungen", "Gäste-Meldescheine" etc. werden vom System automatisch angelegt (Allgemein » Stammdaten » DMS-Dokumente). Alle Dokumente, die in den Reservierungen, Gästekarteien, Mitarbeiterkarteien etc. abgelegt werden, werden hier gespeichert. Außerdem werden automatisch erstelle Dokumente wie Meldescheine, Einwilligungserklärungen und Ausweis-Scans im DMS gespeichert.

Ordner für DMS-Dokumente

Mit "Bearbeiten" kann den DMS-Ordnern eine Kategorie mit der jeweiligen Vertraulichkeitsstufe zugeordnet werden.

Mit der Schaltfläche "Dokumente" werden alle Dokumente des jeweiligen Ordners aufgelistet und können mit der entsprechenden Berechtigung mit "Dokument anzeigen" geöffnet werden.

Mit "Dokument anzeigen" wird das jeweilige Dokument geöffnet

Händischer Upload von DMS-Dokumenten

Bei den verschiedensten Datensätzen (Gäste, Firmen, Reservierungen, Alle Adressen, Mitarbeiter) können entweder über die dafür vorgesehene Schaltfläche oder über die drei Punkte im Bereich "Sammlungen" verknüpfte DMS-Dokumente eingesehen oder neue hochgeladen werden. 

Voraussetzungen: Berechtigungen und DMS Kategorien

Unter Einrichtung » Betrieb » Berechtigungen müssen die Berechtigungen der Benutzergruppen definiert werden. Abhängig von der Vertraulichkeitsstufe der jeweiligen DMS-Kategorien können die jeweiligen Benutzergruppen Dokumente einsehen.

Den Berechtigungsgruppen müssen DMS-Vertraulichkeitsstufen zugewiesen werden.

In den DMS-Kategorien muss die jeweilige Vertraulichkeitsstufe hinterlegt werden.

Es stehen die Vertraulichkeitsstufen "Öffentlich" , "Intern (Normal)"), "Vertraulich (Hoch)", "Streng vertraulich (sehr hoch)" zur Verfügung. 

DATEV: Das Kommando "Exportieren" führt den Export durch und speichert die Daten als DMS-Dokumente unter dem angelegten DMS-Ordner "DATEV-Export", welcher über eine Referenz mit dem DATEV-Export verknüpft wird.