Vorgaben | Housekeeping, Housekeeping-Gruppen

Vorgaben | Housekeeping-Aufgaben

In diesem Artikel wird die Vorbereitung für Housekeeping Listen und den Housekeeping Manager beschrieben. Unter den Vorgaben » Housekeeping werden die eigentlichen Aufgaben eingetragen und mit einigen Zusatzinformationen versehen.

Allgemeine Einstellungen

Der Kode kann beliebig vergeben werden. Die Position bezieht sich sowohl auf die vorliegende Tabelle als auch auf die Reihenfolge auf den Ausdrucken. Die Bezeichnung sollte kompakt ausfallen, da sie in einer relativ schmalen Spalte Platz finden soll.

Aufgabenliste & Wäscheliste

Mit diesen Kontrollkästchen wird geregelt, ob bzw. auf welchem Druck der jeweilige Housekeeping-Eintrag grundsätzlich aufscheinen soll. So wird z.B. ein Wäschewechsel sowohl auf der Aufgabenliste als auch auf der Wäscheliste aufscheinen, eine Endreinigung möglicherweise nur auf einer Aufgabenliste.

Es sei noch einmal betont, dass an dieser Stelle alle Einträge aufgelistet werden. Welche dann tatsächlich zur Anwendung kommen, wird erst in den "Housekeeping-Gruppen" festgelegt. (Z.B. könnte es bei der Servicegruppe "Appartement" eine Endreinigung geben, bei einer Gruppe, die nur für Zimmer zuständig ist, hingegen nicht.)

Personenabhängig

Manche Arbeiten sind unabhängig von der Anzahl der Personen (z.B. Endreinigung), manche sind personenabhängig (z.B. Wechsel Bettwäsche). In zweiterem Fall muss das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert sein, um die korrekte Anzahl an Aufgaben pro Service bzw. an Wäschestücken korrekt ermitteln zu können. Weiters besteht die Möglichkeit, nach jenen Personengruppen zu unterscheiden, welche innerhalb des Betriebes verwaltet werden (z.B. Handtücher für Erwachsene und große Kinder, nicht für Kleinkinder).

Bei nicht personenabhängigen Aufgaben scheint immer die Zahl "1" auf.

Während unter "Housekeeping" die einzelnen Aufgaben hinterlegt werden, geht es in den "Housekeeping-Gruppen" um Gruppierungen und Regeln.

Geplante Arbeitsdauer [Min.]

Arbeitsdauer und Aufgabenverwaltung: In den Housekeeping-Aufgaben kann die geplante Arbeitsdauer für jede Aufgabe hinterlegt werden. Die Gesamtsumme der Arbeitsdauer aller Aufgaben, die der jeweiligen Housekeeping-Mitarbeitergruppe zugeordnet sind, wird in der "Arbeitsplanung Housekeeping" angezeigt.

Vorgaben | Housekeeping-Aufgabengruppen

Gruppierungen

Bei jedem Zimmer ist hinterlegt, welcher Housekeeping-Arbeitsgruppe und -Mitarbeitergruppe es angehört. In der Regel wird nach Etagen unterteilt, es sind aber auch beliebige andere Gruppierungen möglich. Zu beachten ist, dass innerhalb einer Servicegruppe dieselben Regeln zur Anwendung kommen müssen. Wenn z.B. Zimmer und Appartements unterschiedlich behandelt werden, so sind jeweils eigene Gruppen anzulegen. Ein umfangreiches Regelwerk erlaubt es, die Arbeiten optimal zu verwalten.

"Ab Aufenthaltstage" und "Min. Restaufenthalt"

Diese beiden Felder haben eine analoge Funktion. Ersteres legt fest, dass ab Anreise eine Mindestzahl an Tagen vergehen muss, damit eine Arbeit durchgeführt wird, zweiteres legt fest, dass vor der Abreise noch eine Mindestzahl an Tagen vorhanden sein muss.

Wenn wir etwa festlegen, dass jeden Mittwoch eine Arbeit gemacht wird mit dem Zusatz "Ab Aufenthaltstage: 3", dann bedeutet dies, dass beim Gast der am Samstag anreist, die Arbeit ausgeführt wird (SA+SO+MO+DI sind vier Tage), nicht hingegen beim Gast, der am Montag anreist (MO+DI sind zwei Tage).

Analog bei der Abreise: Wenn wir nun festlegen, dass jeden Mittwoch eine Arbeit gemacht wird mit dem Zusatz "Min. Restaufenthalt: 3", dann bedeutet dies, dass beim Gast der am Samstag abreist, die Arbeit durchgeführt wird (MI+DO+FR sind drei Tage), nicht hingegen beim Gast, der bereits am Freitag abreist (MI+DO sind zwei Tage).

Bei/nach Anreise, bei/vor Abreise

Diese Einstellung bewirken, dass nach (am) Tage der Anreise bzw. vor (am) Tage der Abreise eine Arbeit durchgeführt wird. Diese Einstellung tritt unabhängig von den übrigen Einstellungen in jedem Fall in Kraft.

Wenn ich etwa bei Abreise eine Aufgabe hinterlege mit dem Zusatz "Ab Aufenthaltstage: 2", so gibt das Programm auch dann die Aufgabe vor, wenn der Gast erst am Vortag angereist ist, da die "Abreise" unabhängig von anderen Einstellungen fungiert.

Periodizität

Die Periodizität gibt an, alle wie viele Tage eine Aufgabe durchgeführt wird. "Periodizität: 2" bedeutet alle zwei Tage, "Periodizität: 7" bedeutet wöchentlich usw.

Exkurs: Periodizität und Restaufenthalt

Der Mindestzeitraum, den ein Gast anwesend sein muss, damit eine Aufgabe durchgeführt wird, ergibt sich aus den Werten der Felder "Periodizität" plus "Min. Restaufenthalt".

Nehmen wir als Beispiel Periodizität 3 und Mindest-Restaufenthalt 2 Tage. Wir machen also eine Arbeit alle drei Tage, wobei nach der letzten Durchführung noch zwei volle Tage bis zur Abreise sein müssen. Also greift diese Regel nur bei Aufenthalten ab 3+2 = 5 Tagen.

4 Tage Aufenthalt: Arbeit wird nicht ausgeführt (3+1).

5 Tage Aufenthalt: Arbeit wird am 3. Tag ausgeführt (3+2).

6 Tage Aufenthalt: Arbeit wird am 3. Tag ausgeführt (3+[1]+2).

7 Tage Aufenthalt: Arbeit wird am 3. Tag ausgeführt (3+[2]+2).

8 Tage Aufenthalt: Arbeit wird am 3. und 6. Tag ausgeführt (3+3+2).

Gleichmäßig verteilen

Mit dieser Option wird bewirkt, dass Arbeiten gleichmäßig über den Aufenthaltszeitraum verteilt werden.

Beispiel: Eine Arbeit soll alle vier Tage durchgeführt werden mit einem Mindest-Restaufenthalt von drei Tagen. Die Aufenthaltsdauer beträgt 14 Tage (d.h. der Gast reist am 15. Tag ab).

Ohne gleichmäßige Verteilung würde die Arbeit am 5. und am 9. Tag ausgeführt. Am 13. Tag ist nichts mehr, da ein Restaufenthalt von drei Tagen eingehalten werden muss. Diese Verteilung ist nicht ganz optimal.

Mit der Option "Gleichmäßig verteilen" würde nun anders gerechnet: Bei einem Aufenthaltszeitraum von 14 Tagen und drei erforderlichen Resttagen erhalten wir 11 Tage als "Berechnungsgrundlage" (4+4+3). Bei einer Periodizität von vier Tagen muss die Arbeit also zwei Mal untergebracht werden. Wenn wir die "reguläre" Durchführung am 5. und 9. Tag betrachten, haben wir "vorne" 4 Tage und "hinten" 6 Tage. Dies gilt es nun zu optimieren. Das Programm rechnet nun 4+6=10 Tage und teilt diese in zwei gleich große Teile, was 5 Tage ergibt. Also starten wir den Arbeitszyklus mit dem 6. Tag. Mit gleichmäßiger Verteilung wird die Arbeit nun am 6. Tag und am 10. Tag durchgeführt.

Bei der Option "Gleichmäßig verteilen" sollte grundsätzlich eine klare Linie gefahren und nicht mit allen nur möglichen Optionen "gespielt" werden, damit die Optimierung noch nachvollziehbar bleibt!

Wochentage

Mittels dieses Feldes kann angegeben werden, an welchen Wochentagen eine Arbeit ausgeführt werden muss. Eine solche Einstellung ist nur bei "Periodizität Null" möglich. Sie wird in der Regel mit der Option "Ab Aufenthaltstage" kombiniert, um zu unterbinden, dass bestimmte Arbeiten nicht unnötigerweise bereits am Tag nach der Anreise durchgeführt werden.

Vorgaben | Housekeeping-Mitarbeitergruppen

Im Mitarbeiter (Allgemein/Stammdaten/Mitarbeiter/Allgemein) und im Zimmer (Hotel/Vorgaben/Zimmer) sollte eine Housekeeping-Mitarbeitergruppe eingetragen werden. In der "Arbeitsplanung Housekeeping" werden die Zimmer nach den einzelnen Mitarbeitergruppen gruppiert und können dort mittels Drag&Drop flexibel anderen Mitarbeitergruppen zugeordnet werden.

Auch im Housekeeping Manager wird auf die Housekeeping-Mitarbeitergruppen gefiltert, statt auf die Housekeeping-Aufgabengruppen (alte Housekeeping-Gruppen).