In diesem Abschnitt werden Bewegungsdaten zu Auswertungszwecken aufbereitet und für die tägliche Arbeit ebenso wie für strategische Analysen zur Verfügung gestellt.
In einer Verwaltungssoftware werden Informationen aus diversen Bereichen zusammengetragen. Die grundlegende Aufgabe besteht darin, diese Informationen mittels intelligenter Datenmodelle und effizienter Prozesse für den täglichen Gebrauch zu strukturieren und aufzuarbeiten. Die eigentliche Herausforderung jedoch liegt darin, aus diesen Daten aussagekräftige Insights zu gewinnen, die dem Management erlauben, datenbasierte Entscheidungen zu fällen.
Auswertung
Der Programmteil Auswertung bereitet Daten für verschiedene Zwecke auf. Im oberen Bereich werden zunächst die Rahmenbedingungen für die gewünschten Informationen festgelegt (Haus, Zeitraum, Vorjahresvergleich usw.) , im unteren Bereich stehen dann die einzelnen Daten als Tabelle oder Bericht zur Verfügung. Bestimmte Daten werden auch für einen Export zur Verfügung gestellt.
Im multifunktional konzipierten Programmteil "Auswertungen" werden Informationen für verschiedenste Bedürfnisse aufbereitet.
Die Datenaufbereitung in Tabellenform hat den Vorteil, dass die Daten digital weiterverarbeitet werden können (z.B. in einer Tabellenkalkulation). Ein Nachteil dabei ist allerdings, dass auch die "Quelle" immer nur eine einzelne Tabelle sein kann, denn würden wir Daten aus zwei unterschiedlichen Tabellen aufbereiten, könnte das Ergebnis nicht mehr eine einzelne Tabelle sein. - Beispiele: Tagesspiegel, Register der Tageseinnahmen, Abgelaufene Optionsreservierungen.
Berichte oder "Reports" (vereinfacht: Drucke) hingegen bereiten die Daten für das Auge auf. Sie können also Daten aus verschiedenen Tabellen heranziehen und weitere Berechnungen mit ihnen anstellen. Auch ist es möglich, Daten grafisch aufzubereiten. Der Nachteil eben: Eine digitale Weiterverarbeitung ist i.d.R. nicht mehr möglich. - Beispiele: Manager Report, Buchungsrate nach Werbemedium, Zimmerauslastung nach Kategorie.
Die Tabellenansicht bietet Daten in geradliniger Form, ...
... in den Berichten ist auch eine komplexere Aufbereitung möglich.
Auswertungen können auch ohne Statistikabschluss gemacht werden:
- Nicht abgeschlossene Konten: die Daten kommen aus den Reservierungen
- Abgeschlossene Konten: die Daten kommen aus den aufbereiteten Statistikdaten (Umsatz-, Rechnungs- und Nächtigungsdaten)
Die "Rahmenbedingungen" (oben)
TV-Betrieb / Haus / Häuser. Es kann ein TV-Betrieb oder ein Haus gewählt werden, wobei diese im Feld "Häuser" dann eingeblendet werden. In letzterem Feld können aber auch beliebige Häuser ausgewählt werden. (Klingt vielleicht kompliziert, ist es aber nicht - einfach ausprobieren!)
Zeitraum. Angabe des Zeitraumes, auf den sich die Analyse beziehen soll.
Heute / -1 / + 1 Schnell-Ansteuerung des aktuellen Datums mit Schaltern für eine Raster-Einheit (Tag/ Woche/ Monat/ Jahr) auf oder ab.
Vorjahresvergleich. Option für einen speziellen Jahresvergleich, bei dem die Daten für den auszuwertenden Tag, den laufenden Monat und das laufende Jahr mit Vergleich zu denselben Perioden des Vorjahres berechnet werden. (Sobald diese Option gesetzt wird, schlägt das Programm als "Datum von" den ersten Januar des Jahres vor, in welchem sich das "Datum bis" befindet.)
Nettobeträge. Option zur Berechnung der Netto- anstelle der Brutto-Umsätze (Umsatzdaten und Umsatzkonten). Die Berichte geben gegebenenfalls den Hinweis "(Netto)" im Titel aus.
Die Umsätze nach Nettobeträgen werden aus den Bruttobeträgen und den jeweils im entsprechenden Analysezeitraum gültigen MwSt.-Sätzen ermittelt (sofern in den Vorgabedaten hinterlegt). Somit werden auch MwSt.-Erhöhungen während des Analyse-Zeitraums berücksichtigt.
Situation vom: Bei allen Auswertungen ist es möglich einen Stichtag ("Situation vom") anzugeben. Damit kann beispielsweise der Manager Report mit den Zahlen für den Zeitraum März zum Stichtag 01. Februar erstellt werden. Fragen wie „Wie waren die Zahlen im Februar für März gewesen?“, können somit leicht beantwortet werden.
Die Buchungsanalyse gibt an, wie viele Reservierungen zu einem Stichtag vorliegen, in obigem Beispiel auch mit Vorjahresvergleich.
Unter Einrichtung/Betrieb/Benutzereinstellungen können ein Haus und eine Analysegruppe als Standard-Vorgabe zugewiesen werden.
Analysen (Reiter)
In den "Analysen" werden Daten zu Tabellen und/oder Berichten aufbereitet. Eine Gruppierung ermöglicht dabei nicht nur eine bessere Übersichtlichkeit, sondern auch die Möglichkeit, bestimmte Benutzer(innen) auf eine bestimmte Gruppe festzulegen, damit sie nur auf jene Daten zugreifen können, die sie auch sehen dürfen (siehe dazu unten "Analysegruppen!").
Analysegruppe. Mit dieser Dropdown-Liste kann die gewünschte Gruppe direkt angesteuert werden. Es werden dann jene Analysen angezeigt, welche zur entsprechenden Gruppe gehören.
Dialog/Vorschau/Druck/PDF. Mit diesen Optionsfeldern steuern wir, wie sich die Software beim Betätigen der Schaltfläche "Bericht" verhalten soll: Druckdialog anzeigen, direkt zur Druckvorschau gehen, Bericht direkt an den Drucker senden oder Dialog zum Erstellen einer PDF-Datei öffnen.
Situationszeitraum. Unter Situationszeitraum ist es möglich zwischen den Optionen Situation am und Pickup/-down zu wählen. Weitere Details können in den Artikeln im Themenbereich Dashboards, Kennzahlen und interessante Berichte gefunden werden.
Tabelle. Mit dieser Schaltfläche wird die Tabellenansicht auf die Daten geöffnet. In vielen Fällen handelt es sich dabei um die "Rohdaten", die in einem Bericht noch speziell aufbereitet werden. Natürlich können auch direkt innerhalb der Tabelle über die Drucken-Funktion alle zugehörigen Berichte (Drucke) aufgerufen werden.
Unter den Analysen werden auch Auswertungen verwaltet, welche ihre Daten aus mehreren Tabellen beziehen (z.B. Manager Report). Bei diesen Analysen kann zwar eine "Tabelle" aufgerufen werden, diese enthält dann aber nur eine Zeile zum Bericht und klarerweise nicht dessen Daten.
Bericht. Gibt - je nach aktiviertem Optionsfeld oben - den jeweiligen Bericht als Vorschau oder Druck aus.
Berichte. Hinter dieser Schaltfläche verbirgt sich ein Mehrfach-Druckfeld, mit dessen Hilfe die einzelnen Reports mit einem einzigen Befehl an den Drucker geschickt werden können.
Gruppen. Die dahinter stehende Tabelle gibt an, welchen Gruppen die Analyse angehört.
Daten (Reiter)
Hierbei handelt es sich um eine weiterentwickelte "klassische" Ansicht der Auswertungen.
- Im Bereich Reservierungsdaten befinden sich alle zentralen Daten zu den Reservierungen selbst.
- Im Bereich Auswertungsdaten geht es um aufbereitete (berechnete) Daten wie Umsätze, Abrechnungen und Buchungsdaten.
- Unter Situationsdaten erhält man eine Momentaufnahme, die unabhängig vom angegebenen Auswertungszeitraum ist.
- Im Bereich Druck können Berichte als Mehrfach- oder Einzeldruck ausgegeben werden, wobei häufig benötigte Drucke auch als Favoriten gekennzeichnet werden können, d.h. sie werden mit einem Klick auf "Mehrfachdruck" hintereinander ausgegeben.
Export (Reiter)
In diesem Bereich werden Daten für Export-Zwecke zur Verfügung gestellt (z.B. Rechnungsexport).
Die wichtigsten Analysegruppen
Tagesberichte: Hilfsmittel für die tägliche Arbeit wie z.B. Tagesbewegungen, Verpflegungsvorschau, Housekeeping-Aufgabenliste.
Situationsberichte: Überblick über die aktuelle Situation wie z.B. aktueller Saldostand, anwesende Gäste, Postensituation.
Umsatzanalysen: Betriebswirtschaftliche Beurteilung mit Hilfe z.B. von Manager Report, Benchmark, Umsatzstatistiken.
Umsatzanalysen (erweitert): Diverse Umsatzanalysen nach zwei Kriterien z.B. Umsatz nach Land und Konto.
Umsatz und Nächtigungen: Analysen mit Umsatz- und Nächtigungszahlen nach diversen Kriterien.
Belegungsanalysen: Alles rund um die Belegung wie z.B. Buchungssituation, Zimmerauslastung, Nächtigungen, Buchungsrate.
Belegungsanalysen (erweitert): Diverse Belegungsanalysen (Nächtigungs-, Buchungsraten-, Altersstrukturanalysen) nach zwei Kriterien wie z.B. Nächtigungen nach Land und Stammgast, Buchungsrate nach Buchungskanal, Durchschnittsalter Gäste nach Land.
Monatsanalysen Umsatz: Monatlicher Vergleich des Umsatzes.
Monatsanalysen Nächtigungen: Monatlicher Vergleich der Nächtigungen nach diversen Kriterien.
Buchhaltung: Hilfsmittel und Auswertungen rund um die Buchhaltung wie etwa Register der Tageseinnahmen, Ausgestellte Dokumente, Inkassojournal.
Kontrollen: Checklisten etwa für Abgelaufene Optionsreservierungen, Extrabuchungen oder Telefonate.