Der wichtigste Partner des Zimmerplans als "Steuerzentrale der Hotelverwaltung" ist das Reservierungsformular, von dem aus mehr oder weniger alles bearbeitet werden kann, was mit einer Reservierung zu tun hat.

Der Weg zum Reservierungsformular führt über den Zimmerplan (Doppelklick auf die Reservierung) oder über den Reservierungsassistenten.

Um ein möglichst komfortables und effizientes Arbeiten zu ermöglichen, können viele Aufgaben vom Programmteil "Reservierung" aus erledigt werden. Das bedingt aber auch eine bestimmte Informationsdichte innerhalb des Formulars. Das Formular setzt sich aus folgenden Kacheln zusammen:

Hinweis zur Tabelle "Reservierung", welche vom Hauptmenü aus aufgerufen werden kann (Hotel » Bewegungen » Reservierungen): Dieser Programmpunkt zeigt die Reservierungen in Tabellenform an. Er dient in erster Linie einem raschen Überblick über alle Reservierungen (also auch über jene, die im Zimmerplan vielleicht ausgeblendet sind) und deren Nachbearbeitung. Das Anlegen von neuen Reservierungen wäre in der Tabelle zwar theoretisch möglich, ist aber nicht sinnvoll, da es dort keine Anzeige der verfügbaren Zimmer gibt. Reservierungen sollten deshalb grundsätzlich über Zimmerplan oder Reservierungsassistent erfolgen.

Einführung: Struktur

Um die Reservierung strukturell zu verstehen, bieten sich zwei Sichten an, nämlich eine zeitliche und eine thematische.

Zeitliche Sicht

Wir beginnen bei der Reservierungs-Phase, in der die Basisdaten zur Reservierung erfasst und Sonderwünsche hinterlegt werden. Mit dem Versenden des Angebotes endet diese Phase.
In der Check-In-Phase werden etwa die Zimmergäste erfasst (zum Buchen von Extras oder für die behördliche Anmeldung) und die externen Systeme für den Gast aktiviert.
Während der Aufenthalts-Phase muss in der "Reservierung" meist nichts getan werden, da die Extras, die der Gast in Anspruch nimmt, über externe Quellen eingespeist werden (z.B. Kassensystem bzw. TouchPOS, Telefonanlage, Spa-Verwaltung usw.)
In der Check-Out-Phase schließlich ist der Schwerpunkt die Abrechnung.

Thematische Sicht

Wie können wir die Möglichkeiten der "Reservierung" thematisch erfassen?

Wertschöpfungsprozesse: Von den drei zentralen Wertschöpfungsprozessen Reservieren, Aufbuchen und Abrechnen werden gleich zwei maßgeblich über die "Reservierungen" bearbeitet. Eine routinierte Handhabung dieses Programmteils ist deshalb ausschlaggebend für den Unternehmenserfolg.

Basisdaten zur Reservierung hinterlegen (einschließlich Spa)
Abrechnungen

Zwar ist es auch möglich, Extra-Buchungen oder Spa-Buchungen über die Reservierung abzuwickeln, in der Praxis erfolgt das aber auf anderen Wegen (z.B. Kassensystem, Spa-Planer).

Unterstützende Prozesse: Auch zahlreiche Prozesse, die nicht direkt Erträge generieren, werden über die "Reservierungen" abgewickelt:

Angebote erstellen
Bestätigung versenden
Hinterlegung von Hinweisen und Bemerkungen zur Reservierung (z.B. Sonderwünsche)
Check-In und Check-Out
Gästemeldung
Ausstellung Gästekarten
Schnelle Sicht auf bisherige Umsätze der Reservierung
Zimmer verschieben oder Zimmer-Split

Grundlagen: Generell können in ASA HOTEL ja fast alle Daten von jedem Ort aus bearbeitet werden (durch das Bleistiftsymbol im Referenzfeld). Von der "Reservierung" aus werden meist folgende Grundlagen bearbeitet:

Stammdaten Gast
Stammdaten Firma (Kunde)
Zimmergäste

In den folgenden vier Abschnitten sehen wir uns das Reservierungsformular etwas näher an. Um die Übersichtlichkeit zu bewahren, teilen wir es in vier Abschnitte auf, die im Wesentlichen folgende Bereiche beinhalten:

Status Daten (siehe Kapitel Statusdaten)
In der Mitte Daten zu Gast, Firma, Segmentierung, Bemerkungen und Umsätze (siehe Kapitel Reservierungsformular | Gast)
Rechts oben die Schaltflächen für Aktionen, welche die gesamte Reservierung betreffen (siehe Kapitel Reservierungsformular | Aktionen)
Unterer Bereich zimmerspezifische Informationen und Prozesse (siehe Kapitel Reservierungsformular | Zimmerreservierungen)