Reservierungsassistent

Der Reservierungsassistent bildet eine sinnvolle Ergänzung zum Zimmer- und Kategorieplan.

Reservierungen können damit in Rekordgeschwindigkeit erstellt und eingebucht werden. 
Im Reservierungsassistent werden die verfügbaren Kategorien und Angebote/Preise abhängig von den hinterlegten Kriterien angezeigt. Je nach Einfärbung ist das Angebot und die Kategorie perfekt passend (blau), aufgrund der beispielsweise Maximalbelegung zwar passend, aber nicht optimal (grau, beispielsweise ein Einzelzimmer für zwei Erwachsene, dessen Maximalbelegung zwei ist).
Wenn die Kategorie bereits ausgebucht ist, wird der Preis rot eingefärbt.

Der Assistent spürt bei Buchung der Zimmer Reservierungslücken auf und füllt diese gezielt mit neuen Reservierungen.

Seine wichtigsten Aufgaben sind:

• Anzeige der verfügbaren Kategorien und Zimmer
• Anzeige aller in Frage kommenden Angebote (praktisch bei einer großen Angebotsauswahl)
• Automatische Vorauswahl der Zimmer, um Lücken zu schließen
• Angebots-Informationen in verschiedenen Sprachen 
• Optionale Erstellung von Alternativangeboten
• Einfache Reservierung von Aufenthalten für Reisegruppen

Ablauf im Detail

Schritt 1: Reservierungsassistent öffnen und Kriterien zur Zimmerwahl

Mit dem Plus (Leiste oben im Zimmer- und Kategorieplan) oder im Kategorieplan mit Doppelklick nach Aufziehen in einer Kategorie öffnet sich der Reservierungsassistent.

Damit der Assistent weiß, wonach er suchen soll, müssen wir ihm einige Informationen geben. Eine der wichtigsten Informationen ist sicher der Aufenthaltszeitraum.

Zeitraum. Wird der Assistent vom Zimmer- und Kategorieplan aus gestartet, wird der dort mittels Markierungslinien eingestellte Zeitraum automatisch eingefügt. Ansonsten können die drei Felder auch händisch ausgefüllt werden: Das Anreisedatum ist verpflichtend einzugeben. Danach kann entweder die Aufenthaltsdauer oder das Abreisedatum eingefügt werden - das jeweils andere Feld wird automatisch ergänzt.

Personenanzahl / -typen. Hier kann hinterlegt werden für wie viele Erwachsene und Kinder das Zimmer gebucht werden soll. Bei Buchung von mehreren Zimmern wird die Personenanzahl pro Zimmer hinterlegt. 

Zimmeranzahl buchen. Dieses Feld kann beim Buchen von Reisegruppen nützliche Dienste leisten. Anzahl Zimmer eintragen, auf das Feld "Zimmer" klicken und die Zimmeranzahl hinterlegen. 

Schritt 2 (optional): Gast & Firma...

Während obige Vorgaben vor allem die Auswahl der Zimmer betreffen, geht es nun um die Rahmenbedingungen für die Buchung. Diese können müssen aber nicht bereits in diesem Schritt hinterlegt werden.

Gast Falls der Gast im Betrieb bereits verwaltet wird, kann er bereits an dieser Stelle angegeben werden. Ein bei ihm hinterlegter Skonto wird dann bereits bei der Angebotsgestaltung berücksichtigt.

Firma. Das beim Gast Gesagte gilt auch für Firmenkunden, wobei bei diesen zusätzlich eine Preisliste hinterlegt werden kann, die der Assistent dann automatisch einfügt.

[Buchungskanal.] Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn aus einem Kontingent heraus gebucht wird. Es wird verwendet, um kanalspezifische Kontingente zu verwalten. Beispielsweise könnten über einen Channel-Manager verschiedenen Kanälen unterschiedliche Mengen an Kontingenten vertraglich zugesichert worden sein. Um nun beim jeweiligen Kanal aus dem richtigen Kontingent herausbuchen zu können, wird der Buchungskanal ausgewertet. (Die konkrete Umsetzung in der Software ist mit dem jeweiligen Dienstleister abzuklären.)

Preisliste. Damit der Assistent Angebote ermitteln kann, benötigt er eine Preisliste, auf die er sich beziehen kann. Wird im Betrieb nur eine Preisliste verwaltet, so wird diese standardmäßig herangezogen. Bei mehreren Preislisten wird jene eingefügt, welche in der Rangordnung der Preislisten ganz oben steht; eine abweichende Preisliste müsste manuell ausgewählt werden. (Eine Ausnahme bilden Firmen mit hinterlegter Preisliste; bei diesen wird die hinterlegte Liste automatisch eingefügt. Diese kann aber manuell übersteuert werden.)

Rabatt. (1.) Ist beim Gast oder bei der Firma ein Skonto fixer Skonto hinterlegt, so wird dieser automatisch eingeblendet und vom Assistenten in der Preisermittlung berücksichtigt. (2.) Möglichkeit, einen Skonto frei einzugeben.

Sprache. Mit dieser Dropdown-Liste kann die Sprache für die Angebote bzw. für die Beschreibungen umgeschaltet werden. Somit können z.B. bei einer telefonischen Anfrage die erforderlichen Informationen gleich in der Sprache des Gastes angezeigt werden.

...weitere Kriterien (Optional)

Haus. Werden mehrere Häusern verwaltet, kann dieses vorab festgelegt werden. Das ist etwa sinnvoll, wenn eine Reservierung mehrere Zimmer aufweist (z.B. mehrere Familien, Reisegruppe) und der Wunsch besteht, alle im selben Haus unterzubringen.

Zimmerkategorie. Vorauswahl der zu buchenden Kategorie. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld, wenn mittels "Anzahl buchen" mehrere Zimmer automatisch gebucht werden sollen.

Zimmertyp. Während die Vorgabe einer Kategorie sehr restriktiv ist, gibt der "Zimmertyp" lediglich die Richtung vor. Das Kriterium "Zimmer" würde uns also Einzelzimmer, Doppelzimmer und Doppelzimmer/Seeblick anzeigen, nicht aber die Ferienwohnung. (Das ist natürlich nur für Betriebe interessant, die auch mehrere Zimmertypen verwalten.)

Verpflegung. Meist weiß der Gast bereits, welche Verpflegung er haben möchte. Also können wir sie bereits an dieser Stelle eingeben. Haben wir nur eine Verpflegung, die wir zudem als Standard definiert haben, müssen wir nichts einfügen, da die bei der Kategorie angeführte Standardverpflegung dann automatisch gebucht wird. Geben wir aber an dieser Stelle eine Verpflegung an, so wird diese automatisch den zu buchenden Zimmern zugewiesen. Das ist vor allem praktisch, wenn viele Zimmer zugleich gebucht werden müssen (z.B. Reisegruppe). Zu beachten ist allerdings auch, dass in Folge auch nur mehr jene Angebote und somit auch Zimmer zur Auswahl stehen, die mit der vorab festgelegten Verpflegung kompatibel sind.

Angebot. Um ein Angebot auszuwählen gibt es verschiedene Orte, die jeweils andere Möglichkeiten bieten. Die Vorgabe bereits an dieser Stelle ist nur dann sinnvoll, wenn dieses bereits unwiderruflich feststeht (z.B. Flitterwochen, Wallfahrt usw.). In allen anderen Fällen sollte dieses Feld frei bleiben, da die Auswahl des Angebotes erst in einem der weiteren Schritte erfolgt. Auch an dieser Stelle ist zu beachten, dass eine Vor-Auswahl des Angebotes die zur Verfügung stehenden Zimmerkategorien einschränken kann (wenn nämlich das Angebot bestimmte Zimmerkategorien nicht vorsieht).

Buchungskonditionen berücksichtigen. Unter Preislisten/Buchungskonditionen können verschiedene Regeln hinterlegt werden, welche die Verfügbarkeit von Angeboten und somit auch Zimmern steuern (z.B. Mindestaufenthaltsdauer in der Hochsaison). Diese Buchungskonditionen beeinflussen deshalb auch die Verfügbarkeit von Zimmern und Angeboten im Assistenten. Sollen nun alle Zimmer und Angebote angezeigt werden, also auch jene, die eigentlich für den gewählten Zeitraum nicht verfügbar sein sollen (z.B. Kurzaufenthalt in der Hochsaison), so ist das entsprechenden Kontrollkästchen zu deaktivieren.

Bei den Kategorien bzw. bei den Angeboten direkt hinterlegte Buchungskonditionen bleiben von dieser Option unberührt, sie greifen in jedem Fall! Das vorliegende Kontrollkästchen beeinflusst nur die Anwendbarkeit der im gleichnamigen Reiter angeführten Buchungskonditionen.

Überbuchen erlaubt. Es können mehr Zimmer gebucht werden als verfügbar sind. 

Manuelle Zimmerwahl. Falls dieses Feld aktiv ist, öffnet sich vor der Buchung eines Zimmers ein Dialog, in welchem aus den freien Zimmern jene Zimmer ausgewählt werden können, die anschließend in den gebuchten Zimmerreservierungen eingesetzt werden.

Schritt 3: Kategorie- und Angebotswahl

Um das begonnene Beispiel weiterzuführen: Wir wählen die Kategorie DZ und Angebot "4 zu 3". Sofort werden in der Tabelle "Gebuchte Zimmer"  ein DZ mit diesem Angebot angelegt. 

Nach Eingabe der Kriterien werden jene Kategorien und Angebote angezeigt, die im gewünschten Zeitraum verfügbar sind. Die kleine Zahl neben der Kategorie gibt die Standardbelegung dieser Kategorie wider.
Je nach Einfärbung ist das Angebot und die Kategorie perfekt passend (blau), aufgrund der beispielsweise Maximalbelegung zwar passend, aber nicht optimal (grau, beispielsweise ein Einzelzimmer für zwei Erwachsene, dessen Maximalbelegung zwei ist). Wenn die Kategorie bereits ausgebucht ist wird der Preis rot eingefärbt.

Hinter dem Info-Icon verbergen sich detaillierte Informationen zum Angebot.

Mit einem Klick auf den jeweiligen Chip wird das Zimmer in die Tabelle "Gebuchte Zimmer" aufgenommen. Es können auch mehrere Zimmer und diverse Angebote gebucht werden, indem auf die jeweiligen Chips geklickt wird. Dabei wird von ASA automatisch jenes Zimmer zugewiesen, welches in eine eventuelle Lücke passt. Damit sollen Lücken im Zimmerplan bestmöglich vermieden werden. 

Schritt 4: Zimmer buchen

Die in der Tabelle "Gebuchte Zimmer" angezeigten Zimmer entsprechen bereits jenen, die wir - falls Weiterbearbeitung notwendig - im Reservierungsformular haben werden. Die Tabelle kann also durchaus auch verschiedene Zimmerkategorien und/oder unterschiedliche Aufenthaltszeiträume enthalten.

In dieser Tabelle können wir nun je Zimmer präzisere Informationen angeben wie etwa Anzahl Erwachsene und Kinder, Verpflegung usw. Es ist an dieser Stelle auch möglich, Angebotsvarianten zu hinterlegen. Die Handhabung ist dabei dieselbe wie bei der klassischen Reservierung.

Optional: Angebotsvarianten erstellen: Wir bieten ein Doppelzimmer für zwei Erwachsene und ein Kind an und als Alternative dazu zwei Einzelzimmer.  Zunächst buchen wir ein Doppelzimmer und zwei Einzelzimmer. Im Doppelzimmer aktivieren wir das Kontrollkästchen "A1" und fügen in der Spalte "2-6" (i.e. Kind) eine eins ein. Bei den beiden Einzelzimmern aktivieren wir jeweils "A2", dann geben wir in einem davon das Kind dazu. Mit "Speichern", werden beide Angebote in die Reservierungsmaske als Angebotsvariante mitgenommen.

Schritt 5: Abschluss

Zum Abschluss haben wir nun zwei Möglichkeiten:

1. Mit einem Klick auf "OK" schließen wir den Assistenten und übertragen die Daten in das Reservierungsformular, wo wir bei Bedarf die restlichen Angaben hinterlegen können.
2. Mit einem Klick auf "Abbrechen" schließen wir den Assistenten, alle Eingaben werden verworfen.