Nach der Ankunft der Gäste müssen diese (je nach Land) innerhalb einer genau festgelegten Zeitspanne der Quästur bzw. dem Tourismusverein gemeldet werden. Dabei müssen die Meldungen zuerst durch eine Anmeldung erstellt werden, damit anschließend deren Übertragung erfolgen kann.
Für die Gästemeldung muss ein Internet Portal Konto angelegt werden. In diesem werden Benutzer, Passwort, Adresse hinterlegt.
Dieses Internet Portal Konto muss dann beim TV-Betrieb hinterlegt werden. Hier kann pro TV-Betrieb ein eigenes Gästemeldungs-Konto zugewiesen werden:
Anmeldung
Eine Anmeldung erfolgt innerhalb des Reservierungsdialoges im Punkt "Zimmergäste". Dabei können ähnlich den Reservierungskonten auch hier wieder beliebig viele Meldungen (Anmeldeformulare) pro Reservierung erstellt werden. Im Normalfall wird aber selbstverständlich eine Meldung pro Reservierung (Familie) ausreichen. Betätigt man die Schaltfläche "Anmeldung", so erstellt das Programm die notwendigen Meldungen. Wenn eine oder mehrere Personen später anreisen, so muss für diese selbstverständlich eine eigene Meldung gemacht werden. Deshalb ist es wichtig, dass bei diesen Zimmergästen dann das Kontrollkästchen: "Eigene Meldung" ausgewählt ist. In diesem Fall wird bei der Anmeldeprozedur erneut eine eigene Meldung generiert. Die Meldungen können jederzeit korrigiert, gelöscht und bei Bedarf neu angelegt werden.
Übertragung
Wurden die Meldungen durch "Anmelden" erstellt, so können sie durch Betätigen der Schaltfläche "Übertragen" elektronisch übertragen werden.
Auch im Programmpunkt Hotel»Periodische Tätigkeiten»Elektronische Gästemeldung oder unter den Zimmergästen einer Reservierung ist die Schaltfläche "Übertragen" verfügbar.
Zum Weiterlesen: Elektronische Gästemeldung
Druck
Durch die elektronische Gästemeldung wurde das Ausdrucken der Meldungen immer mehr verdrängt und ist zum Teil nicht mehr Pflicht, aber dennoch weiterhin möglich. Anmeldungen können entweder gleich direkt oder am Abend gesammelt mithilfe der Schaltfläche "Druck Meldungen" ausgedruckt werden.
Hotel»Periodische Tätigkeiten »TV-Gästemeldungen
Für Reisegruppen steht mit der Schaltfläche "Druck Reisegruppe" eine entsprechende Liste zur Verfügung.