Abrechnungskonten

ASA HOTEL verwaltet für jede Reservierung beliebig viele "Konten". Nur so ist es möglich die Abrechnung für den Gast zu jedem Zeitpunkt flexibel zu gestalten.

Im Arbeitsalltag wird über das Reservierungsformular in die Konten der Reservierung eingestiegen. 

Durch das Anlegen mehrerer Konten kann z.B. erst direkt beim Check-Out entschieden werden, ob die Bezahlung pro Zimmer erfolgt, die Extras getrennt bezahlt werden, oder ob alles auf eine Rechnung gebucht werden soll. Durch die völlige Loslösung der verbuchten Leistungen, der verbuchten Extras und Telefonate von den (Abrechnungs-)Konten hat man bei der Abrechnung jede mögliche Flexibilität und gleichzeitig eine übersichtlich strukturierte Rechnungslegung.

Eine Anzahlung (Akonto, Reuegeld) wird übrigens auch als eigenes Rechnungskonto gebucht. Bei der endgültigen Abrechnung wird dann dieses Anzahlungskonto mit einem der anderen Konten verrechnet.

Erfassen von Anzahlungen

Ist noch kein Reservierungskonto in der Tabelle vorhanden, so kann mit dem Schalter: Konten anlegen/aktualisieren ein oder mehrere Konten automatisch generiert werden.

Assistent zum Anlegen von Konten

Konten pro Gast

Solange kein definitiver Druck (über "Druck Dokument" oder Setzen des "Definitiv-Flags") einer Rechnung bzw. Quittung (in Italien) erfolgt ist, können die erstellten Konten jederzeit auch wieder gelöscht und neu erstellt werden.

Nachdem jede Konsumation (Leistungen, Extras, Telefonate) jederzeit einem beliebigen Konto zugeordnet werden kann, sind auch Rechnungssplits und -zusammenlegungen kein Problem

Sind die Konten erst einmal vollständig generiert, so kann mit der Schaltfläche "Druck Dokument" direkt eine fiskalisierte und definitive Quittung/Rechnung ausgedruckt werden.

Zusammensetzung des gedruckten Dokumentes

Druck Auszug

Mit "Druck Auszug" kann vorab zur Kontrolle eine einfache Aufstellung ausgedruckt werden. In der Systemkonfiguration kann der Vertriebspartner ggf. auswählen, welcher Bericht bei diesem Kommando angezeigt werden soll (es ist z.B. auch möglich, dass der selbe Bericht wie bei "Druck Dokument" angezeigt wird, damit z.B. auch die Steuersätze bereits beim Vordruck angezeigt werden).

Die Kombiliste zeigt detaillierte Informationen zu den einzelnen Konsumationen an (im Auszug werden diese wie auf der Rechnung in der Regel zusammengefasst). 

Über "Vorschau Tablet" kann bei aktiviertem Modul die Rechnungsvorschau via Tablet auf der Gästestation dem Gast beim Check-out präsentiert werden. 

Rechnungsvorschau via Tablet zur Kontrolle durch den Gast

Beispiel für die Umbuchung von Extras

Ein Paar hat für sich und die Eltern bzw. Schwiegereltern zwei Zimmer reserviert. Beim Abrechnen wird die Option "Getrennte Konten pro Zimmer" gewählt. Anschließend sollen aber bestimmte Extras noch auf das andere Zimmer umgebucht werden.

Mit dieser Option werden zwei getrennte Konten angelegt

Die Extras wurden während des Aufenthaltes auf dieses Zimmer gebucht

Nun sollen ausgewählte Extras von diesem auf das andere Konto umgebucht werden. Dazu ist es notwendig, das Ziel-Konto zu fokussieren.

Auf dieses Konto sollen verschiedene Extras übernommen werden

Nun betätigen wir im Sektor "Umbuchen/Übernehmen" die Schaltfläche "Extras übernehmen" und wählen die gewünschten Extras aus. Mit dem Kommando "Andere Extras übernehmen" können Extras von anderen Reservierungen im Abrechnungskonto übernommen werden. 

In der Spalte Mengen können auch Teilmengen angegeben werden

Sobald dieser Dialog bestätigt wird, werden die Konten aktualisiert und die Extras wie vorgegeben dem gewünschten Konto zugeordnet.

Die Extras befinden sich nun beim gewünschten Konto

Beispiel für die Umbuchung von Leistungen

Ein Geschäftsmann hat für sechs Tage reserviert, von denen er die beiden letzten Tage allerdings privat bezahlen möchte.

Damit der Aufenthalt getrennt verrechnet werden kann, muss ein vorbereitender Arbeitsschritt gemacht werden, und zwar bei den Leistungsbuchungen. Dazu müssen wir bei der Reservierung im Bereich "Leistungen" am gewünschten Tag einen Split vornehmen (siehe dazu Bewegungen / Leistungsbuchungen / Splitten!)

So sehen die Leistungen nach dem Split aus

Anschließend buchen wir zunächst alles auf das Konto der Firma.

Die im Hintergrund gesplitteten Leistungen werden für die Ausgabe auf der Rechnung verschmolzen

Nun legen wir mit Einfügen (+) für den Gast ein neues Konto an und übernehmen die Leistungen im Bereich "Umbuchen / Übernehmen"

Im Hintergrund haben wir die gesplittete Ansicht. Die gewünschten Leistungen können nun ausgewählt werden

Die gewählten Leistungen werden nun vom Firmenkonto auf das private Konto des Gastes übertragen.

Die privat zu bezahlenden Leistungen wurden nun auf das gewünschte Konto übertragen.

Gast anlegen im Abrechnungskonto

Ist im Abrechnungskonto nicht bereits ein Gast hinterlegt (beispielsweise aufgrund von automatisch angelegten Konten), kann mit folgendem Kommando der Gast schnell angelegt werden. Dieses Kommando kann nun auch ausgeführt werden, wenn das Konto definitiv ist. Dann wird der Gast zwar angelegt, aber nicht im Abrechnungskonto hinterlegt.

Tipps und Tricks

Wie im Nachhinein Rechnungsempfänger in definitivem Abrechnungskonto abgeändert werden können, wird in den Tipps und Tricks erklärt.

Weitere diverse buchhalterische Themen werden im Themenbereich Buchhaltung behandelt. 

Die Ansicht des Abrechnungskontos abändern.

Zahlung

Unter dem Reiter Zahlung können bestehende Zahlungen eingesehen, kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden. Zusätzlich kann der Betrag in mehreren Zahlungen gesplittet werden.

Wenn der Betrag in der ersten Zeile manuell überschrieben wird, berechnet ASA beim Doppelklick in die nächste Zeile automatisch den verbleibenden Differenzbetrag zum Gesamtsaldo und trägt diesen ein. So kann der Gesamtbetrag einfach und effizient auf mehrere Zahlungsarten aufgeteilt werden.

Die Zahlungsart wird nun nicht mehr im Konto angezeigt sondern in den Zahllungen selbst.

Hier ein Beispiel: