Dieser Programmteil gibt eine Übersicht über die "Zimmergäste", welche aus meldetechnischen Gründen verwaltet werden müssen. Was aber sind "Zimmergäste", was unterscheidet sie vom "Gast"?
- Der Gast ist der "Kunde" des Hotels, er kann reservieren, konsumieren, abrechnen. Für einen Gast können Marketingaktivitäten durchgeführt werden. Die Gastdaten werden als Kartei in der Tabelle "Gäste" gespeichert.
- Der Zimmergast dient primär dem Meldewesen. Bei ihm müssen deshalb auch nur die dafür erforderlichen Daten hinterlegt werden. Abrechnungsmäßig hat der Zimmergast keinerlei Relevanz, es sei denn, es wird ihm gezielt ein Abrechnungskonto zugewiesen. Auch werden Zimmergäste nicht als "Gäste" gespeichert.
Ein klassisches Beispiel ist die Familie mit einem Oberhaupt, auf das die Reservierung erfolgt und mit dem auch abgerechnet wird ("Gast"), und den übrigen Familienmitgliedern, die nur zum Zwecke des Meldewesens erfasst werden müssen ("Zimmergäste").
Formular Zimmergäste
Alle Aktionen und Operationen, die mit Zimmergästen zusammenhängen, können im diesem Bereich angesteuert werden. Darunter fallen:
- Eintragen von Gästedaten,
- Anlegen von Gastkonten
- Ausstellung von Gästekarten
- Hinterlegen von Bemerkungen auf Ebene der Zimmergäste (z.B. Lebensmittel-Intoleranzen)
- Durchführung von Anmeldungen
- Druck von Meldescheinen oder Anzeige auf dem Gast-Tablet (Gästestation)
- Paketversand (nur für Installationen in Italien)
Eintragen der Zimmergäste
Ist in der Tabelle "Zimmergäste" noch kein Gast hinterlegt, wird durch Doppelklick auf die erste Zeile der "Gast/Bucher" der Reservierung eingetragen.
Mit Doppelklick wird der Bucher / Gast bei den Zimmergästen eingetragen
Ist bereits ein Gast eingetragen, kann durch Doppelklick ein weiterer Zimmergast hinzugefügt werden. Dabei werden automatisch Nachname, Staat, Land, Region etc. des bereits angelegten Gastes übernommen.
Es gibt weitere Möglichkeiten Zimmergäste einzutragen:
- Ausweise einlesen: Voraussetzung dafür ist die Lizenz "Check-in Manager Pro". Mit Klick auf das Kommando öffnet sich damit die Kamera des PCs oder die angeschlossene ASA ScanBox. Der Ausweis kann damit einfach eingelesen werden.
Ausweise mit der ScanBox schnell einlesen
- Web Check-in Gruppe: Über eine entsprechende Schnittstelle können externe Systeme einen Pre Check-in der Gäste anfordern und die ausgefüllten Gastdaten an ASA übertragen. Die Liste dieser Daten kann hier geöffnet und als Zimmergäste eingetragen werden.
-
Reisegruppe:
Hier zum Download findet man die Vorlagen für die Reisegruppen-Datei, die dem Reiseleiter/Gruppenleiter zum Ausfüllen zugesendet werden können. Anschließend kann diese Datei (vor Einlesen die .xls in eine .csv umwandeln) nach Klick auf "Reisegruppe" hochgeladen werden. - Mitglieder letzter Aufenthalt: Gäste, die beim letzten Aufenthalt des Gastes eingetragen wurden, können mit diesem Kommando wieder ausgewählt werden (praktisch bei wiederkehrenden Gästen/Familien).
- Familienmitglieder: Wenn mit den Beziehungen gearbeitet wird, sollte die Einstellung "Familienmitglieder automatisch aktualisieren" aktiviert werden (Systemkonfiguration->Betrieb->Reservierungen). In diesem Fall werden beim Check-out die aktuellen Zimmergäste mit der Beziehung „Familienmitglied“ und alte Familienmitglieder mit „EX-Familienmitglied“ eingetragen. Bei der nächsten Anreise werden dann mit „Eintragen Familienmitglieder“ alle bisherigen Familienmitglieder angezeigt und jene vom letzten Aufenthalt vorgeschlagen. Familienmitglieder werden auch über Bezugsadressen gesucht und vorgeschlagen.
Gäste als Zimmergäste
In der Praxis werden Zimmergäste oft als vollwertige Gäste angelegt, um mehr Informationen für erneute Reservierungen oder statistische Auswertungen zu speichern. Beispielsweise kann beim Anlegen eines Zimmergastes ein gespeicherter Gast ausgewählt werden, sodass die Daten nur einmal (beim Erstellen des Gastes) eingetragen werden müssen.
Wenn Sie aber einen Zimmergast, welcher als Gast hinterlegt ist, auch als Gast betrachten wollen, können Sie die Schaltfläche "Gast" benutzen. Darüber hinaus ist es innerhalb einer Zimmerreservierung möglich, durch die Schaltfläche "Gast anlegen" einen Gasteintrag zum ausgewählten Zimmergast anzulegen.
Mit dem Kommando "Gast anlegen" wird aus dem Zimmergast "Gagno Alexander" eine Gästekartei erstellt
In der Tabelle für Zimmergäste und deren Formular werden natürlich nur jene Daten angezeigt, welche für Zimmergäste erforderlich sind.
Kfz-Kennzeichen
Bei den Zimmergästen kann das Kfz-Kennzeichen hinterlegt werden. Auch in den Tagesbewegungs-Berichten wird die Liste der Kfz-Kennzeichen ausgegeben. Beim Check-out wird das im Zimmergast eingetragene Kfz-Kennzeichen im Gast übernommen. Auch über die Web-Check-in Schnittstelle kann das Kfz-Kennzeichen übertragen werden.