Die "externen Gäste" sind ein Sammelpool im Hintergrund, in den zunächst alle Gäste kommen, welche über externe Systeme (siehe Artikel "Externe Reservierung") buchen. Im Arbeitsalltag wird in der Regel nicht in diese Tabelle eingestiegen, sondern indirekt über externe Reservierungen oder über diverse Assistenten. Von dort aus kann der externe Gast einem bereits bestehenden Gast korrekt zugewiesen oder aber auch ein neuer Gast angelegt werden.
Duplikate müssen bestmöglich vermieden werden. ASA sucht bei (externen bzw. Online-) Reservierungen, ob der Gast bereits im System ist und verknüpft automatisch die Gastdaten. Kann der Gast nicht eindeutig mit einem bestehenden Gast verknüpft werden, weil mehrere Gäste dieselben Daten aufweisen, öffnet sich beim "Eintragen" ein Assistent und der User kann den entsprechenden Gast auswählen.
Assistent zum Eintragen von externen Gästen
Der Gastabgleich in ASA HOTEL hilft dabei, doppelte Gästedatensätze zu vermeiden und bestehende Einträge bei Bedarf zu aktualisieren. Dieser Assistent wird durch Klick auf "Eintragen" aktiviert.
Im Gastabgleich-Bildschirm werden links Gäste angezeigt, die ähnliche Daten wie der externe Gast haben (mit Angabe der Übereinstimmung). Auf der rechten Seite befinden sich die Details des externen Gastes und die dazu passenden Daten des links ausgewählten internen Gastes. Mit den folgenden Optionen kann der Benutzer entscheiden, wie er den Datensatz verwalten möchte:
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Neu: Falls keiner der vorhandenen Gäste mit dem externen Gast übereinstimmt, kann über diese Schaltfläche ein neuer Gast in der Gästekartei angelegt werden. Der externe Gast wird dabei als neue Gästekartei angelegt.
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Aktualisieren: Wenn der externe Gast bereits in der Gästekartei vorhanden ist, aber abweichende oder aktuelleren Daten eingelesen wurden, kann die Funktion „Aktualisieren“ verwendet werden. Hierbei werden die Daten des bestehenden internen Gastes mit den neuen Daten des externen Gastes aktualisiert, sodass der Eintrag auf dem neuesten Stand ist.
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Bearbeiten: Mit dieser Funktion kann die Gästekartei des ausgewählten internen Gastes geöffnet und manuell bearbeitet werden. Diese Option ist nützlich, wenn zusätzliche Anpassungen vorgenommen werden müssen, bevor der Gast für die Reservierung ausgewählt wird.
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Auswählen: Sollte der externe Gast mit einem bestehenden internen Gast übereinstimmen und keine Aktualisierung der Daten notwendig sein, kann dieser Gast einfach über „Auswählen“ übernommen werden. Der ausgewählte Gast wird dann der Reservierung hinzugefügt, ohne dass Änderungen an den Daten vorgenommen werden.
Zusammenfassung der Schritte beim Gastabgleich
- Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Gäste auf der linken Seite und vergleichen Sie die Details des externen Gastes.
- Entscheiden Sie je nach Bedarf zwischen „Neu“, „Aktualisieren“, „Bearbeiten“ und „Auswählen“, um die passende Aktion für die Reservierung vorzunehmen.
- Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie die gewählte Option bestätigen, damit der Gast korrekt in die Reservierung übernommen wird.
Der Gastabgleich stellt sicher, dass die Gästekartei sauber und aktuell bleibt und verhindert die versehentliche Erstellung doppelter Einträge. Durch die gezielte Auswahl und Aktualisierung können Benutzer sicherstellen, dass alle Gästedaten im System korrekt und vollständig erfasst sind.