Wie Leistungen eingerichtet werden, wird im Kapitel der Preislisten beschrieben: Leistungen.
Dieser Programmpunkt beinhaltet die verschiedenen Leistungsbuchungen. Leistungen werden immer auf ein Zimmer gebucht, optional kann auch ein Zimmergast angegeben werden. Leistungsbuchungen können sowohl von hier als auch vom jeweiligen Zimmer, vom Zimmergast oder von der Reservierung ausgehen.
Mit Leistungen umgehen
Leistungen sind an eine Periodizität gebunden und dadurch eher statisch. Daher laufen Leistungsbuchungen im Standardfall automatisch im Hintergrund ab. Immer dann aber, wenn in Zusammenhang mit Leistungen Änderungen erforderlich sind (z.B. Logispreis, Verpflegung), kommen die Leistungsbuchungen ins Spiel.
In der Praxis werden Leistungen direkt von einer Reservierung aus bearbeitet (siehe Reservierungsformular | Aktionen (OK, BS)!) Dort stehen verschiedene Tools zur Verfügung, die den Umgang mit den Leistungen vereinfachen.
Leistungen aufbuchen
Im Standardfall, wenn ohne Revenue Management gearbeitet wird, werden Leistungen erst in der Phase des Check-out aufgebucht, und zwar im Rahmen der Abrechnung. In besonderen Fällen (z.B. Revenue-Management) werden die Leistungen bereits vorab aufgebucht, um die vorgesehenen Preise zu "fixieren". "Leistungen aufbuchen" bedeutet demzufolge nichts anderes, das dass die verschiedenen Leistungen in einer Tabelle gebucht und damit fixiert werden.
Wird eine Leistung aufgebucht (das kann händisch erfolgen oder automatisiert), ...
... so wird sowohl in der Reservierung als auch ...
... bei den Zimmergästen das Kontrollkästchen "Aufgebucht" aktiviert.
Aufbuchungen löschen
Das Aufbuchen einer Leistung bewirkt neben dem "Fixieren" von Leistungen auch, dass "im Hintergrund" sowohl bei der Reservierung als auch bei den Zimmergästen (Ortstaxe) die entsprechenden Einträge als "Aufgebucht" gekennzeichnet werden. Bei einem manuellen Löschen mit dem MINUS-Symbol oder der Entf. -Taste würden diese Markierungen nicht automatisch zurückgesetzt.
Es wird empfohlen, zum Löschen von Aufbuchungen die entsprechende Schaltfläche "Aufbuchungen löschen" zu verwenden, da diese auch die entsprechenden Markierungen zurücksetzt. Aufgebuchte Zusatzleistungen werden davon nicht berührt.
Solange die Leistungsbuchung nicht umsatzrelevant ist (Zeitraum ist abgeschlossen und Reservierung eingecheckt oder Konto ist definitiv), können also alle hinterlegten Aufbuchungen mit dem Kommando "Aufbuchungen löschen" gelöscht und neu aufgebucht werden.
Aufbuchungen löschen
Stornieren einer umsatzrelevanten Leistungsbuchung. Mit dem Zeilenkommando kann auch eine umsatzrelevante Leistung storniert werden. Dabei wird sie auf den abgeschlossenen Anteil reduziert und gegengebucht.
Stornieren einer Leistungszeile
Preise korrigieren
Solange die Leistungsbuchung nicht umsatzrelevant ist (Zeitraum ist abgeschlossen und Reservierung eingecheckt oder Konto ist definitiv), können Korrekturen direkt in der Zeile der Leistungsbuchung durchgeführt werden.
Preise korrigieren direkt in der Tabelle für noch nicht umsatzrelevanter Leistung
Mit dem Kommando "Preise korrigieren" kann der Preis von Leistungen mit täglicher Verbuchung korrigiert werden . Leistungsbuchungen, die in einen abgeschlossenen Zeitraum fallen, werden mittels Ausgleichsbuchungen sonderbehandelt.
Preise korrigieren
Splitten
In besonderen Fällen kann es notwendig sein, die Leistungen in mehrere Zeiträume zu splitten. Beispielsweise könnte ein Gast sieben Tage anwesend sein, die ersten fünf Tage beruflich und auf Kosten seiner Firma, die restlichen Tage privat und auf eigene Kosten. Damit in der Phase der Abrechnung die beiden Bereiche sauber getrennt werden können, empfiehlt sich ein Split, d.h. ab dem anzugebenden Stichtag wird eine neue Position in den Leistungen erstellt.
Beim Splitten sind verschiedenen Optionen möglich
Expandieren und Verschmelzen
ASA HOTEL stellt Leistungen grundsätzlich zusammengefasst dar. Das bedeutet, dass wenn ein Gast mehrere Tage anwesend ist und jeder Tag einzeln und zu denselben Konditionen abgerechnet wird, es trotzdem nur eine Zeile in den Leistungsbuchungen aufscheint.
Ausgangssituation: Kompakte Ansicht
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, diese kompakte Darstellung "auszubreiten". Dies erfolgt durch die Schaltfläche "Expandieren", sie bewirkt, dass die einzelnen Leistungen nun Tag für Tag aufgelistet werden.
Expandierte Leistungen
Nun könnte man an verschiedenen Tagen die Preise ändern.
Preise einer Leistungsbuchung ändern
"Verschmelzen" bewirkt dann eine Zusammenfassung "gleicher Einträge, sofern sie zeitlich zusammenhängen.
"Verschmelzen" ist immer optional. Denn gegenüber dem Gast werden die Positionen im Augenblick des Angebotes bzw. der Abrechnung in jedem Fall verschmolzen, um eine kompakte Ansicht zu gewähren.
Wieder verschmolzene Leistungen
Umbuchen
Damit können Leistungen von ein Konto auf ein anderes umgebucht werden. Voraussetzung ist dabei, dass das entsprechende Konto bereits angelegt ist.
Verpflegungs-Assistent
Dient der komfortablen Zuweisung von Verpflegungen abweichend von der standardmäßig zugewiesenen Verpflegung.
Dazu wird der Assistent vor dem Aufbuchen gestartet. Es werden dann die gewünschten Verpflegungen gewählt, anschließend werden die Leistungen entsprechend aufgebucht.
Vor dem Start des Verpflegungs-Assistenten sind noch keine Leistungen gebucht. Ansicht der Verpflegungen wie von der Reservierung vorgeschlagen.
Am Dienstag und Mittwoch Mittagessen statt Abendessen
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Ansicht der aufgebuchten Leistungen </">
Exkurs: Wie errechnet sich die Anzahl der Aufbuchungen?
Der Wert in der Spalte "Aufbuchungen" hängt von den Tagen und der Verbuchung ab.
In obigem Beispiel haben wir eine Reservierung mit zwei Doppelzimmer. In Zimmer 107 wird ein Tagespreis angewendet, in Zimmer 201 eine Wochenpauschale. Demzufolge ergeben sich folgende Werte:
- Zimmer 107: Bei sieben Tagen und täglicher Verbuchung wird sieben Mal aufgebucht. Da zwei Personen im Zimmer sind, haben wir als Menge 2 x 7.
- Zimmer 201: Bei sieben Tagen und wöchentlicher Verbuchung wird ein Mal aufgebucht. Da zwei Personen im Zimmer sind, haben wir als Menge 2 x 1.
Zusatzleistungen buchen
Zusatzleistungen sind von der individuellen Situation des Gastes abhängig (z.B. Garagenplatz oder Hund). Für die manuelle Aufbuchung bietet dieser Assistent die notwendige Unterstützung.
In unserem Beispiel stehen zwei Zusatzleistungen zur Verfügung, welche täglich verbucht werden.
Der Gast kommt mit einem Hund und mit einem Auto, für welches er einen Garagenplatz möchte
Ansicht der aufgebuchten Leistungen
Zusatzleistungen werden beim Betätigen der Schaltfläche "Aufbuchungen löschen" nicht berücksichtigt, sie müssen bei Bedarf manuell wieder entfernt werden.
Hunde können müssen aber nicht als Zusatzleistung angelegt werden. In der Regel werden Haustiere als Personengruppe angelegt.
Gratistage via Kommando einfügen
Einerseits können Gratistage direkt im Angebot definiert werden, wodurch sie direkt aufgebucht werden. Andererseits können Gratistage auch "spontan" in den Leistungen aufgebucht werden. Mit dem Zeilenkommando "Gratistage" werden Gratistage als getrennte Leistung eingetragen. Dabei scheint der Gratistag bei den Angeboten in einer eigenen Zeile auf.
Zur Einrichtung von Leistungen in der Preisliste: Leistungen