Drucken

Drucke stellen in einem Verwaltungsprogramm eine besondere Herausforderung dar. Denn anders als in einer Textverarbeitung, wo man genau das sieht, was zu Papier gebracht wird, muss die Verwaltungssoftware die Daten für den Druck erst aufbereiten, also Tabellen "anzapfen", Berechnungen durchführen, Rangordnungen erstellen, Zwischensummen und Summen bilden usw. Sehr (!) vereinfacht könnten wir sagen, dass es sich bei diesen Drucken um eine Art Kombination aus Schreibmaschine und Taschenrechner handelt ...

Verwaltungsprogramme können also Daten in sachlicher Form zu Papier bringen, was für Angebote, Lieferdokumente, Rechnungen usw. auch die angemessene Form ist. Wenn es aber darum gehen soll, ein emotional ansprechendes Dokument zu erstellen, gibt es Programme aus dem Umfeld der Textverarbeitung und des Grafik-Designs, die speziell dafür entwickelt wurden.

Drucke werden aufgerufen über

• das Drucker-Symbol,
• die Funktionstaste F9
• oder über verschiedene Schaltflächen (siehe dazu auch Komponenten/Schaltflächen!).

Arten von Drucken

Wir unterscheiden zwischen

• Einzeldruck. Der Druck bezieht sich auf den jeweils aktiven Datensatz (Zeile).
• Seriendruck. Ein Seriendruck ist die Abarbeitung mehrerer Einzeldrucke hintereinander. Angewendet wird er auf jene Datensätze (Zeilen), die in der Tabelle eingeblendet sind. Seriendruck bedeutet, dass jedes Dokument auf einem neuen Blatt Papier beginnt bzw. dass für jedes Dokument eine eigene PDF-Datei erstellt wird. (Beim Seriendruck kann es also nicht passieren, dass wenn beispielsweise mehrere Rechnungen im Duplexdruck - Vorder- und Rückseite - erstellt werden, die Rechnung für Kunde A auf der Vorderseite und die für Kunde B auf der Rückseite des Papiers gedruckt wird.)
• Listendruck. Beim Listendruck wird aus mehreren Datensätzen ein gemeinsames Dokument erstellt. Das können übergreifende Auswertungen sein, aber auch Dokumente, die z.B. zwecks Archivierung in ein einziges Dokument gedruckt werden (z.B. eine einzige PDF-Datei mit allen Rechnungen eines Geschäftsjahres). Zu beachten ist beim Listendruck, dass sowohl Filter als auch Sortierung nicht zwingend denen in der Tabelle entsprechen. Deshalb sind Listendrucken kleine Symbole vorangestellt, die die entsprechende Zusatzinformation liefern.

Druckdialog

Nachdem der gewünschte Druck gewählt wurde, kommen wir in den Druckdialog, dessen Aussehen sich von Druck zu Druck unterscheiden kann. Generell können wir dort aber Einstellungen zum Papier treffen, die gewünschte Anzahl Kopien einstellen, und bei komplexen Listendrucken noch sehr viel mehr.

Ganz unten im Druckdialog haben wir die Schaltflächen für die Vorschau bzw. für die Ausgabe an einen Drucker. Optional kann auch direkt aus ASA HOTEL heraus ein PDF generiert werden, für Spezialzwecke stehen noch die Schaltflächen "E-Mail" und "Textdatei" zur Verfügung (Versenden von Dokumenten über einen zentralen Mailserver in Firmennetzwerken bzw. Aufbereitung für spezielle Exporte).

Die Einstellung "Folgedialog unterdrücken" betrifft nur die Ausgabe als PDF, E-Mail, Fax oder Textdatei. Sie bewirkt, dass der entsprechende Befehl direkt ausgeführt wird, allerdings nur dann, wenn im Report bereits der Dateiname hinterlegt wurde (PDF, TXT), wenn eine Nummer vorhanden ist (Fax) oder wenn es einen Empfänger und einen Betreff gibt.

Mit "Einstellungen speichern" können wir festlegen, dass unsere individuellen Anpassungen nach dem aktuellen Druck nicht verworfen werden.

Einstellungen in den folgenden Reitern sollten nur von Fachleuten gemacht werden, um unerwünschte Nebeneffekte zu vermeiden

• Schichtenwahl. Schichten kann man sich vorstellen wie übereinander gelegte Folien. Beispiel: Wird eine Rechnung auf ein vorgedrucktes Formular gedruckt, so braucht nur die Druckschicht mit den Daten ausgewählt werden; auf Firmenpapier werden auch Linien und Beschreibungen mitgedruckt, aber z.B. keine Kopfzeile; auf weißes Papier muss alles gedruckt werden
• Schriftart. Auswählen der Schriftart, mit der gedruckt werden soll; Vorsicht bei Experimenten! Die meisten Drucke sind optimiert, eine Änderung der Standard-Schriftart (v.a. "exotische" Schriftarten) kann dem Druckbild arg zusetzen
• Duplex. Einstellungen zum doppelseitigen Drucken. Ein eventueller Duplexdruck kann sowohl vom Druck aus ASA HOTEL als auch vom Drucker gestartet werden.
• Extra. Auswahl von Druckformular (z.B. Einzelblatt), Druckertyp (z.B. HP Laserjet XY) und Seitenformat (z.B. A4)

Druckvorschau

Die Druckvorschau bietet eine komfortable Kontrolle dessen, was zu Papier gebracht werden soll. Wie einleitend erwähnt, müssen viele Drucke aber erst berechnet werden, bevor sie angezeigt werden können. Das bedeutet für lange, komplexe Drucke möglicherweise, dass es etwas dauern kann, bis die gewünschte Vorschau angezeigt wird. Damit hängt auch zusammen, dass wir zwar Seite für Seite weiterblättern können, aber z.B. nicht direkt zu "Seite 84" gehen, da der Druck Seite für Seite rechnet und a priori gar nicht wissen kann, was auf Seite 84 kommen wird.

Die Druckvorschau zeigt an, was auf Papier oder als PDF ausgegeben würde.

Neben den bereits beschriebenen Schaltflächen gibt es noch Zurück und Abbrechen. Bei ersterem wird zwar die Vorschau geschlossen, wir kommen aber zurück zum Druckdialog, wo wir vielleicht die eine oder andere Einstellung verfeinern möchten. Bei "Abbrechen" hingegen wird der gesamte Druckprozess abgebrochen und wir kommen zurück in die Tabelle oder in das Formular. Mit Hilfe der Schaltflächen Alles, Ab akt. Seite, Bis akt. Seite und Aktuelle Seite können wir bestimmen, welche Seiten des Dokuments gedruckt werden sollen.

Kontrollliste

Ein einfacher Druck, den es in fast jeder Tabelle gibt, ist die "Kontrollliste", welche eine Tabelle so druckt, wie sie angezeigt wird.

Vor dem Druck einer Kontrollliste auf Papier sollte mittels "Vorschau" sichergestellt werden, dass die Zelleninhalte nicht abgeschnitten werden. (Bei Bedarf kann eine kleinere Schriftgröße oder das Umstellen des Papiers von Hoch- auf Querformat Abhilfe schaffen.)