Über ASA Pay oder anderen externen Systemen können Anzahlungen, die beim Buchen durch den Gast getätigt wurden, direkt in ASA HOTEL eingelesen werden. Dadurch muss der User Anzahlungen nicht mehr händisch eintragen.
Es kann vorab konfiguriert werden, ob Anzahlungen als Angeld (ohne Dokument) oder als Akonto (mit fiskalischem Dokument) eingelesen bzw. behandelt werden. Genauso wie bei der manuellen Eingabe wird für automatisch eingelesene Anzahlungen ein mit der Reservierung verknüpftes Abrechnungskonto erstellt.
Gleichzeitig wird diese Reservierung als „Zu kontrollieren“ markiert, sodass der User weiß, dass es eine zu kontrollierende Änderung in der Reservierung gegeben hat. Eine Reservierung wird automatisiert als „Zu kontrollieren“ markiert, wenn eine neue Online-Reservierung und/oder eine neue Anzahlung eingelesen worden ist.
Die Liste aller zu kontrollierenden Reservierungen, kann direkt im Zimmerplan mit Klick auf die entsprechende Kachel im Zimmerplan geöffnet werden:
In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass eine Anzahlung eingelesen wird, aber keiner Reservierung automatisiert zugeordnet werden kann. In diesem Fall wird die Anzahlung dennoch eingelesen und unter den „Externen Reservierungen“ gespeichert. Mit der Schaltfläche „Anzahlung zuweisen“ kann die eingelesene Anzahlung manuell einer Reservierung zugeordnet werden.
hogast Zahlknopf: Über den "hogast Zahlknopf - Smart Pay" kann der Gast die Einwilligung für Folgezahlungen, also für die weitere Nutzung der Kreditkarte im Rahmen des gebuchten Aufenthaltes geben. Gibt der Gast die Einwilligung und ein Zahlungssystem (Hobex Online (3D Secure)) ist aktiv, werden alle Zahlungs- und Transaktionsdetails mit der Anzahlung eingelesen und es können weitere Zahlungen auch ohne physische Karte direkt in ASA HOTEL durchgeführt werden. Gibt der Gast nicht seine Einwilligung, so wird die Anzahlung ohne Transaktionsdetails eingelesen und es können weitere Zahlungen nur mit der physischen Kreditkarte vor Ort durchgeführt werden.