Einführung
Die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung ist bereits seit 2014 vorgeschrieben. Ab 01.01.2019 wird sie schließlich generell für alle italienischen Betriebe zur Pflicht, d.h. alle Rechnungen, die im nationalen Bereich ausgestellt werden (IT -> IT), müssen elektronisch über die Agenzia delle Entrate versendet werden. Die Agentur stellt für die Weiterleitung das System „SdI“ (Sistema di Interscambio) zur Verfügung. Dieses System empfängt die Rechnung vom Rechnungssteller und leitet diese an den Empfänger weiter bzw. bewahrt diese auf, bis sie der Empfänger abruft. Die digitale Rechnungslegung ist allgemein unter dem Begriff „Elektronische Rechnung“ bzw. „Fattura elettronica“ bekannt. Für die elektronischen Rechnungen gibt es folgende gesetzliche Vorgaben:
- Die Rechnungen müssen sowohl im Ausgang als auch im Eingang 10 Jahre elektronisch archiviert werden. Dabei sind die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung einzuhalten (Conservazione a norma).
- Die Ausgangsrechnung muss vor dem Versand über das SdI vom Absender digital unterschrieben werden um die Echtheit und Integrität der Rechnung zu garantieren.
- Die Übermittlung der Rechnung erfolgt über ein Datenaustauschportal „SdI“ (Sistema di Interscambio) der Agentur für Einnahmen. Die direkte Zustellung einer Rechnung vom Empfänger an den Kunden per Mail, Post, usw. ist fiskalisch nicht mehr gültig. Das SdI empfängt das elektronische Dokument, überprüft die formale Richtigkeit und leitet es dann an den Empfänger weiter.
Bei der Übermittlung der Datei wird der Empfänger anhand seines Empfängerkodes, der PEC-Adresse oder anhand der MwSt.-Nr. bei Firmen bzw. Steuernummer bei privaten Personen ermittelt. Je nachdem welche Empfängerinformationen angegeben wurden, wird das Dokument vom SdI weitergeleitet oder auf der Internetseite der Agenzia delle Entrate zur Verfügung gestellt. Bei öffentlichen Verwaltungen steht ein Verzeichnis mit den Empfängerkodes aller Ämter zur Verfügung. Im privaten Sektor gibt es diese Unterstützung nicht. Daher muss der Kunde dem Rechnungssteller diese Informationen für den Empfang der elektronischen Rechnungen mitteilen.
Um diese Vorgaben erfüllen zu können, benötigt jedes Hotel eine passende IT-Lösung.
ASA HOTEL entwickelte dazu ein spezielles Softwaremodul, mit dem die entsprechenden Prozesse und Datentransfers vom und zum E-Rechnungsportal unterstützt werden. Die Kunden können weiterhin in Ihrer gewohnten ASA-Umgebung arbeiten und bekommen dort alle Informationen bereitgestellt. In ASA HOTEL wird die Rechnung erstellt und per Knopfdruck an das Portal übermittelt. Zeitnah wird die Statusmeldung der Rechnung in das Hotelprogramm zurückgespielt.
In diesem Themenbereich wird die technische Einrichtung beschrieben und die richtige Arbeitsweise erklärt. Dabei wir sowohl ein Standardfall (ein Betrieb) als auch die Einrichtung in Ausnahmefällen (mehrere Betriebe, Betriebstätigkeiten) beschrieben.
Zu den E-Rechnungsartikel:
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