Für die Einrichtung der E-Rechnung kontaktieren Sie Ihren ASA-Expert.
Vorgaben
Damit Rechnungen exportiert und versendet werden können, müssen bei den Rechnungsempfängern (Firmen) einige Informationen hinterlegt werden:
- Die Adressdaten sollten möglichst vollständig und korrekt ausgefüllt werden. Vor allem die fiskalischen Daten wie UID-/MwSt.- und Steuernummer müssen korrekt und vollständig sein.
- Wenn eine Firma eine zertifizierte E-Mail-Adresse besitzt (PEC - angemeldet und bei der Handelskammer hinterlegt), sollte diese beim entsprechenden Feld in den Kontaktdaten eingetragen werden.
- Tragen Sie unter dem Reiter Allgemein den korrekten Typ für E-Rechnungen ein, ohne diese Angabe können Sie keine elektronische Rechnung versenden. Mit diesem „E-Rechnung Typ“ wird nämlich bestimmt, ob es sich um eine öffentliche Verwaltung, ein inländisches Unternehmen oder um eine ausländische Firma handelt. Sollte eine E-Rechnung an einem Privatgast ausgestellt werden, so werden dessen Daten wie bisher bei den „Gästen“ eingetragen. ASA HOTEL erstellt die XML dann automatisch im korrekten Format.
- Bei öffentlichen Verwaltungen muss wie bisher der Empfängercode des öffentlichen Amtes angegeben werden. Dafür kann auch eine Such-Funktion verwendet werden, die über die nebenstehende Schaltfläche zur Verfügung gestellt wird. Voraussetzung dafür ist eine korrekte Steuernummer bei den Adressdaten.
- Für „Unternehmen“, „Privatperson“ oder „Verein/Kondominium“ wird automatisch der Wert „0000000“ als Empfängerkode eingetragen. Bei Auslandskunden wird der Wert „XXXXXXX“ übernommen. Sollte der Kunde einen Empfängerkode mitgeteilt haben, ist dieser hier einzutragen. Ansonsten wird die PEC-Adresse aus dem Rechtssitz des Kunden gelesen. Wurde auch keine PEC-Adresse eingegeben, wird die MwSt.-Nr. bzw. Steuernummer des Kunden für die Identifizierung verwendet. Letzteres hat zur Folge, dass der Kunde die Rechnung nicht aktiv zugestellt bekommt. Der Rechnungssteller sollte in diesem Fall den Kunden kontaktieren und mitteilen, dass eine Rechnung gestellt und auf der Internetseite der Agenzia delle Entrate zur Verfügung steht. Der Kunde hat dann die Aufgabe, die Rechnung über den SPID- oder einem Entratel-Zugang über seinen geschützten Zugang herunterzuladen.
- Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung sind zusätzliche Angaben nötig.
Abrechnungskonten » Weitere
E-Rechnung übertragen
- Mit der Schaltfläche „E-Rechnung übertragen“ im Abrechnungskonto kann die definitiv gedruckte Rechnung (gilt nur für Dokumenttyp Rechnung, nicht Quittung), an das Portal übertragen werden.
- Im Reiter „E-Rechnung“ kann der Empfängercode und E-Rechnungsstatus eingesehen werden. Damit behält man immer den Überblick, ob Rechnungen fehlerhaft sind und deshalb nicht versendet wurden, oder ob die Rechnung von der öffentlichen Verwaltung abgelehnt bzw. angenommen wurde.
- Auch unter Hotel » Bewegungen » Abrechnungskonten können Rechnungen übertragen bzw. exportiert und der Status eingesehen werden. Hier stehen auch die Listenkommandos „E-Rechnungen exportieren“, „E-Rechnungen übertragen“ und „E-Rechnungen Status abfragen“ zur Verfügung.
Alle E-Rechnungen im Überblick
Alle E-Rechnungen (sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen) sind unter Hotel » Bewegungen » E-Rechnungen tabellarisch aufgelistet.
Mit den Schaltflächen „E-Rechnung anzeigen“ und „Anhänge E-Rechnung“ wird die E-Rechnung übersichtlich angezeigt. Mit „Quelldokument anzeigen“ öffnet sich das Abrechnungskonto der Ausgangsrechnung. Bei Eingangsrechnungen können mit der Schaltfläche „E-Rechnung anzeigen (online)“ die von Systems als PDF aufbereiteten Daten eingesehen werden.