Veranstaltungsverwaltung | Einrichtung

Der Veranstaltungsplan ist das ultimative Tool zur übersichtlichen und effizienten Organisation von Veranstaltungen. Ähnlich wie der bewährte Zimmerplan für Zimmerreservierungen, wurde der Veranstaltungsplan entwickelt, um die Aufgaben rund um Events nahtlos zu managen.

Veranstaltungsplanung leicht gemacht: Mit dem Meeting-Manager können Sie alle wichtigen Informationen für Ihre Veranstaltungen zentral hinterlegen.

Damit der Veranstaltungsplan in der Installation sichtbar ist, muss der Vertriebspartner in der Lizenz-Umgebung die Anzahl der gewünschten Veranstaltungs-Räume aktiviert werden.

Weiters muss unter Betrieb » Hotel ein Rechnungskonto für Akontozahlungen für Veranstaltungen hinterlegt werden.

Raumkategorien

Ähnlich wie auch im Zimmerplan ist auch die Basis der Seminarraum-Verwaltung die Einteilung der Räume in Kategorien. Unter Menü » Hotel » Vorgaben » Raumkategorien wird mit „+“ eine neue Kategorie erstellt.

• Als Kode sollte ein möglichst eindeutiger Name eingegeben werden, da dieser im Veranstaltungsplan angezeigt wird.

Die hier hinterlegten Preise gelten anschließend auch für alle Räume, die dieser Kategorie unterstellt sind. Daher ist es empfehlenswert, lediglich Räume zu einer Kategorie zusammen zu führen, welche in Preis, Größe und Ausstattung identisch sind. Hat man mehrere Räume, die sich in diesen Aspekten unterscheiden, sollte für jeden Raum eine eigene Kategorie angelegt werden. Bei der Preiseinstellung kann ein Preis pro Person oder ein Preis pro Wohneinheit (in diesem Fall pro Raum) hinterlegt werden. Des Weiteren können hier  bis zu drei verschiedene Preise hinterlegt werden: Preis pro Minute, Preis pro Stunde, Preis für den halben Tag (in den Systemkonfigurationen kann definiert werden, wie viele Stunden ein halber Tag sind) sowie ein Preis pro Tag. Anschließend muss ein Extra definiert werden, mit welchem die Raummiete verrechnet werden soll. Im Grunde reicht ein Extra (z.B. Raummiete) vollkommen aus. Möchte man Umsatzstatistiken getrennt auswerten (z.B. um zu sehen, wie oft wird ein Raum stündlich, halbtags oder ganztags vermietet) oder auf dem Angebot oder der Rechnung unterschiedliche Bezeichnungen haben, lohnen sich dementsprechend unterschiedliche Extras. Das Extra muss vom Typ "Raummiete" sein. Ein eigenes Rechnungs- und Umsatzkonto ist sinnvoll.

• Unter Position kann man die Sortierung der Kategorien im Veranstaltungsplan bestimmen.

• Mit Eingabe einer Minimal- und Maximalbelegung erscheint ein Hinweis, wenn bei einer Raumreservierung eine Teilnehmeranzahl unterhalb bzw. oberhalb dieses Limits eingegeben wird. Wenn vielfach ohne Teilnehmeranzahl gearbeitet wird, empfehlen wir keine Minimalbelegung zu hinterlegen, da ansonsten jedes Mal der Hinweis erscheint.

• Die ausgewählte Farbe ist die Füllfarbe der Kategorie-Anzeige im Veranstaltungsplan.

• Über den Button "Bestuhlungen" gelangt man direkt in die Einrichtung der Bestuhlungsarten, welche in dieser Raumkategorie möglich sind.

Im Reiter "Beschreibung" können mehrsprachige Beschreibungen für die Raumkategorie hinterlegt werden. Diese werden unter anderem als ToolTip im Plan sowie auch in ASA Webmail bei Angeboten und Bestätigungen ausgegeben. 

Im Reiter "Bemerkungen" können weitere interne Informationen hinterlegt werden, die ebenso als ToolTip beim Hovern über die Kategorie im Veranstaltungsplan angezeigt werden.

In die Bildergalerie können bis zu zwei Bilder der Raumkategorie hochgeladen werden,  welche in ASA Webmail mit der Raumbeschreibung angezeigt werden sollen. Voraussetzung dafür ist, dass unter Betrieb » Betrieb eine Bildergalerie für Räume angelegt wurde.

Räume

Um einen Raum hinzuzufügen, unter Menü » Hotel » Vorgaben » Räume auf das „+“ klicken. Es öffnet sich folgende Maske:

• Jeder Raum muss zwingend einer Kategorie zugewiesen werden, dessen Grundeinstellungen (Preise, Min./Max.Belegung, Bestuhlung) für diesen Raum übernommen werden.

• Weiters kann eingestellt werden, dass ein Raum nur an gewissen Wochentagen und zu gewissen Uhrzeiten vermietet werden kann.

• Von hier aus gelangt man direkt in die Einteilung in Raumsegmente, welche in diesem möglich sind.

Raumsegmente

Jeder Raum kann in mehrere Segmente eingeteilt werden, wenn dieser zeitgleich für mehrere Veranstaltungen nutzbar ist. Diese können unter Menü » Hotel » Vorgaben » Raumsegmente angelegt werden und entweder direkt im Formular des Segmentes mit dem entsprechenden Raum verknüpft werden.

Der große Vorteil der Segmente liegt darin, dass bei Buchung eines Segmentes auch die damit verknüpften Segmente im Veranstaltungsplan farblich markiert werden, sodass man sofort bemerkt, dass ein Teil dieses Raumes bzw. der gesamte Raum bereits reserviert ist.

Nach erfolgter Einbuchung sieht dies dann folgendermaßen aus:

Die Konfiguration verhält sich wie folgt:

• Für jedes Segment muss ein eigener Raum existieren, z.B. Ballsaal 1, Ballsaal 2

• Zusätzlich benötigt man einen Raum für die gesamte Räumlichkeit, z.B. Ballsaal gesamt

• Beim Raum ,,Ballsaal gesamt“ müssen unter Zuordnungen Raum/Segment“ alle dazugehörigen Segmente verknüpft werden, bei den Einzel-Segmenten muss lediglich der eigene Raum verknüpft werden

Bestuhlung

Für jede Raumkategorie können Bestuhlungsarten mit Bild zugewiesen werden. Das Anlegen der verschiedenen Arten erfolgt unter Menü » Hotel » Vorgaben » Bestuhlungsarten.

Nun steigt man in die gewünschte Raumkategorie ein, klickt auf „Bestuhlung“ und anschließend auf „+“ um eine oder mehrere Bestuhlungsarten hinzuzufügen, die in dieser Raumkategorie möglich sind. Identisch wie bei den einzelnen Raum-Kategorien können auch hier Preise für die Bestuhlungen hinterlegt und entschieden werden, ob dieser Preis, den in den Kategorien hinterlegten Preis ersetzt, erhöht, ein getrennter Zuschlag berechnet wird oder kein Zuschlag berechnet wird.

Nun kann bei einer Raumreservierung eine der bei dieser Kategorie hinterlegten Bestuhlungsarten ausgewählt werden.  Nun kann bei der Raum-Reservierung eine dieser Bestuhlungen ausgewählt werden.

Raumnutzungen

Unter Menü » Hotel » Vorgaben » Raumnutzungen können verschiedene Arten der Raumnutzung hinterlegt werden, welche anschließend in den Zeitplan-Positionen verwendet werden können.

Veranstaltungsarten

Unter Menü » Hotel » Vorgaben » Veranstaltungsarten können verschiedene Veranstaltungsarten hinterlegt werden. Jeder Eintrag muss einem Typ zugeordnet werden. Die Typen sind voreingestellt und dienen Auswertungen und Statistiken.

Zeitplan-Vorlagen

Die Zeitplan-Vorlagen erlauben es, fixe Veranstaltungs-Abläufe als Vorlage vorzubereiten um diese anschließend schnell und unkompliziert in eine Reservierung einfügen zu können. Für jede Zeitplan-Position kann auch ein Veranstaltungspaket hinterlegt werden. Weiters kann jede Position, welche ggf. nicht auf dem Veranstaltungsüberblick oder in ASA Webmail angezeigt werden soll, als "intern" markiert werden.

Textblöcke

Um ein Angebot, eine Bestätigung oder eine Veranstaltungsübersicht in kürzester Zeit zu erstellen, kann man mit Textblöcken bzw. Bemerkungen arbeiten. Diese können in verschiedene Textblockgruppen eingeteilt werden (z.B. nach Abteilungen wie Küche oder Service oder nach Veranstaltungs-Typ wie Hochzeit, Tagung etc.). Diese Textblockgruppen und die entsprechenden Bemerkungen werden unter Menü » Hotel » Vorgaben » Textblockgruppen angelegt.

Ressourcen

Da der Ressourcenplan ein eigenes Tool ist und auch für den Zimmerplan gilt, stellen wir hierfür eine eigene Dokumentation bereits. Diese findet man hier.

ASA Webmail

Sobald eine Veranstaltung angelegt wurde, ist es möglich, jegliche Korrespondenz über ASA WEBMAIL zu versenden. Dazu zählen Angebote, Reservierungsbestätigungen / Veranstaltungsverträge, Zahlungsaufforderungen, Options-Reservierungen ect.

Für die Erstellung der passenden Templates stellen wir eine eigene Dokumentation zur Verfügung.

Zusatz für den Veranstaltungsplan, welcher nicht in der Webmail-Dokumentation angeführt ist:

Für einen verbindlichen Vertragsabschluss kann in die Vorlage des Veranstaltungsvertrages eine Signatur eingebaut werden. Sobald der Gast/Kunde unterschreibt, wird automatisch eine E-Mail an das Hotel geschickt mit der Information, dass der Vertrag unterschrieben wurde. Die gewünschte E-Mail Adresse muss in der Systemkonfiguration hinterlegt werden.