ASA Webmail | Verwalten von Templates

Allgemein

Damit man einen schnellen, ersten Einblick erhält, was mit ASA Webmail möglich ist, werden diverse Mustertemplates mit verschiedenen Designs automatisch ausgeliefert. Diese sind nicht für die direkte Verwendung vorgesehen, da sie Informationen enthalten, die für die Betriebe nicht gültig sind. Neben Angebot, Reservierungsbestätigung und Stornobestätigung sind auch Muster-Templates für Spa-Angebote, Gutscheine für Spa-Anwendungen, Veranstaltungs-Angebote (z. B. Business oder Hochzeit), Pre-Stay-, Post-Stay- und Reminder-Mails sowie Geburtstagsmails enthalten. Viele davon stehen zudem in mehreren Design-Varianten (u. a. BOLD, FAMILY, LIGHT, PASTELL) sowie teils als E-Mail-Template und als Landingpage-Template zur Verfügung.

Unter Menü » Webmail » Stammdaten » HTML-Template Gruppen kommt man zu den Vorlagen/Templates.

Im oberen Dialogfeld sieht man nun zwei Gruppen:

• „Muster Templates“: Hier haben wir Template-Vorlagen für Angebot, Reservierungsbestätigung sowie Stornobestätigung hinterlegt.

• „Meine Templates“: Dieser Ordner ist zu Beginn noch leer und kann nun mit verschiedenen Templates befüllt werden.

Wenn man ASA Webmail mit möglichst wenig zeitlichem Aufwand nutzen möchte, kann man sich sein Lieblings-Layout aus den Muster-Templates aussuchen und dieses mit dem Kommando „Duplizieren nach Gruppe" in „Meine Templates" (oder in eine andere erstellte Gruppe) duplizieren. Muster-Templates selbst können erst nach diesem Duplizieren personalisiert bzw. bearbeitet werden.

Die Muster-Templates werden von ASA laufend gepflegt und erweitert. Sollte es bei bereits vor längerer Zeit erstellten, eigenen Templates zu Darstellungsfehlern kommen (z. B. weil sich technische Grundlagen durch Updates verändert haben), kann über das Kommando „Muster Templates aktualisieren" eine Korrektur manuell angestoßen werden. Im Regelfall werden solche Anpassungen jedoch automatisch im Zuge eines Updates in bestehende Templates übernommen.

Mit dem Kommando "Duplizieren" (öffnet sich mit dem Pfeil neben dem Duplizieren-nach-Gruppe-Symbol) kann ein Template auch in die selbe Gruppe kopiert werden (jedoch nicht in die Muster-Templates).

Nun können die Grundeinstellungen für dieses Template mit einem Klick auf den Bleistift (Bearbeiten, bzw. F2) hinterlegt werden:

• Kode: Für die interne Bezeichnung
• Position: Bestimmt die Reihenfolge, in welcher die Templates innerhalb der Gruppe aufgelistet werden – ebenfalls sowohl in den Stammdaten als auch bei der Auswahl beim Versand.
• Bereich: Bei welchen Nachrichten/in welchen Klassen (Gäste, Firmen, Reservierungen etc.) soll dieses Template angezeigt werden?

Zur Verfügung stehen u. a. folgende Bereiche:

• Alle Adressen
• Banken
• „Externe" Adressen / „Externe" Reservierungen
• Gäste
• Gutscheine
• Kontingente
• Firmen (Kunden)
• Lieferanten
• Lost & Found
• Mitarbeiter
• Spa-Buchungen
• Reservierungen
• Reservierungen / Hotel / Anfrage, Warteliste, Option, Reservierung, Kontingent, Storniert
• Reservierungen / Veranstaltung / Anfrage, Warteliste, Option, Reservierung, Storniert
• Reservierungen / Hotel + Veranstaltung / Anfrage, Warteliste, Option, Reservierung, Kontingent, Storniert
• Reservierungen / Hotel, Reservierungen / Veranstaltung
• Zimmergäste
• Abrechnungskonten, Abrechnungsraten
• Zimmerreservierungen
• TV-Betriebe

Die wichtigsten Bereiche im Detail:

• Reservierungen: Dieses Template wird immer angezeigt, wenn man in einer Reservierungsmaske auf ASA Webmail klickt, unabhängig vom Status der Reservierung.
• Reservierungen / Anfrage: Template wird nur angezeigt, wenn der Status der Reservierung auf „Anfrage" gesetzt ist, z.B. für alle Angebots-Templates.
• Reservierungen / Reservierung: Mit dieser Einstellung wird das Template nur angezeigt, wenn der Status auf „Reservierung" gesetzt ist.
• Reservierungen / Storniert: Mit dieser Einstellung wird das Template nur angezeigt, wenn der Status auf „Storniert" gesetzt ist, z.B. für Storno-Bestätigungen.
• Gleich verhält es sich auch mit den anderen Möglichkeiten wie Kontingent, Option oder Warteliste.
• Wenn man ein Template erstellt, welches grundsätzlich nichts mit einer Zimmerreservierung sondern z.B. mit einem Gast direkt zu tun hat, wählt man den Bereich „Gäste" aus. Diese Templates öffnet sich dann lediglich, wenn man in einer Gästekartei auf ASA Webmail klickt. Diese Funktion kann z.B. nützlich sein, wenn man einem bestimmten Gast eine Nachricht übermitteln möchte, welche nicht in Zusammenhang zu einem Angebot oder einer Reservierung steht (Geburtstagsglückwünsche, Beileidsbekundung…).
• Bezeichnung: Hier kann man dem Template eine Bezeichnung/Namen geben.
• Bezeichnung (alt.): In ASA HOTEL wird grundsätzlich immer zwischen der primären Sprache und der alternativen Sprache unterschieden. Wenn z.B. englisch als alternative Sprache eingestellt ist, ist dieses Feld für die englische Bezeichnung des Templates vorgesehen. Dieser erscheint, wenn ein User ASA HOTEL in englischer Sprache nutzt.
• E-Mail Empfänger: Diese Funktion könnte genutzt werden, wenn ein Template immer an den selben Empfänger gesendet werden soll (dies wird nur in sehr seltenen Fällen benötigt) oder jede Mail beispielsweise als CC oder BCC an die eigene Hotel-Adresse gesendet werden soll. Es handelt sich hierbei um ein Formelfeld. Mit Doppelklick auf "toStr" erscheint in der Formelzeile der Wert "toStr(xWert)". Hier den Inhalt der Klammer mit "E-Mail Adresse" befüllen, z.B. "info@asahotel.com".

Auch die HTML-Template-Gruppe selbst hat ein Kode- und ein Positions-Feld (sichtbar in der Gruppenliste). Der Kode einer Gruppe ist ein Pflichtfeld und muss pro Lizenz eindeutig sein. Beim Duplizieren einer Gruppe wird nicht der Kode des Originals übernommen, sondern automatisch ein neuer, eindeutiger Kode vergeben. Die Position bestimmt hier, in welcher Reihenfolge die Gruppen selbst aufgelistet werden – sowohl in den Stammdaten als auch beim Versand einer Mail über ASA Webmail werden die Gruppen nach Position (bei Gleichstand nach Name) sortiert.

Unter Varianten-Vorschau sieht man nun bereits eine Vorschau des Template-Inhaltes. Auf die Schaltfläche „HTML-Template Sprach-Varianten" wird im Artikel „ASA Webmail | Landingpage" unter „Weitere Sprachen" näher eingegangen. Mehr zu „Template Bedingungen" im Artikel „ASA Webmail | HTML-Template Bedingungen".

Durch einen Klick auf „Entwurf" wird die Bearbeitungs-Ansicht geöffnet.

Unter Varianten-Vorschau sieht man nun bereits eine Vorschau des Template-Inhaltes. Auf die anderen beiden Schaltflächen „HTML-Template Sprach-Varianten“ sowie „Template Bedingungen“ wird etwas später eingegangen.

Durch einen Klick auf „Entwurf“ wird die Bearbeitungs-Ansicht geöffnet.

Mehrere TV-Betriebe

Arbeitet man mit mehreren TV-Betrieben (z.B. mehrere Hotels oder Hotel+Residence) können getrennte "HTML-Template Gruppen" pro Betrieb erstellt werden. Damit die richtigen Gruppen beim richtigen Betrieb angezeigt werden, müssen diese unter Menü » Hotel » Vorgaben » TV-Betriebe in der Registerkarte Einstellungen zugewiesen werden. Wenn hier keine Gruppen ausgewählt werden, stehen alle Template-Gruppen bei allen TV-Betrieben zur Verfügung. Diese Einstellung eignet sich auch, um einzelne Template-Gruppen gezielt vom Versand auszuschließen – z. B. eine interne Testgruppe, in der neue Templates noch in Ausarbeitung sind, oder auch die „Muster Templates" selbst. So wird verhindert, dass diese versehentlich an einen Gast versendet werden.