Umsatz- vs. Rechnungsdaten

Bei der Buchführung tauchen oft zwei Begriffe auf: Rechnungsdaten und Umsatzdaten. Auch in den ASA-Auswertungen bilden je nach Bericht Rechnungsdaten oder Umsatzdaten die Datengrundlage. Obwohl sie auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, gibt es wichtige Unterschiede zwischen ihnen. In diesem Beitrag werden wir uns genauer mit diesen Begriffen auseinandersetzen und ihre jeweiligen Bedeutungen erklären.

Der Unterschied zwischen Umsatzdaten und Rechnungsdaten erklärt sich am besten mithilfe eines einfachen Beispiels:

Ein Gast hat einen 4-tägigen Aufenthalt vom 29. Juli bis zum 2. August, er bezahlt pro Nacht 100 €.

Bei den Umsatzdaten scheinen in diesem Fall pro Leistungsdatum folgende Daten auf:

29. Juli: 100 €
30. Juli: 100 €
31. Juli: 100 €
01. August: 100 €

Bei der Abreise am 2. August werden 400 € in Rechnung gestellt, also gibt es für diesen Fall bei den Rechnungsdaten (Rechnungsdatum) folgenden Eintrag:

02. August: 400 €

Die zeitliche Komponente ist also die wichtigste Unterscheidung. Im Monat Juli wurden 300 € Umsatz ("Umsatzanalysen", "Managerberichte", etc.) generiert, im August sind es 100 €.

Bei den Rechnungsdaten ("Buchhaltung", "Ausgestellte Dokumente", etc.) scheint im Juli nichts, im August die in Rechnung gestellten 400 €, auf.

In Italien und der Schweiz gelten als Basis für die Umsatzsteuer (MwSt.) -Berechnung ausgestellte  Dokumente, also sind dafür immer die Rechnungsdaten die Basis. Bei diesen Betrieben ist kein Tagesabschluss erforderlich, da sich definitive oder übertragene Dokumente (an die Agentur der Einnahmen, Fiskaltrust, …) nachträglich nicht ändern lassen.

Je nach Empfehlung des jeweiligen Steuerberaters wird in Deutschland und Österreich als Basis für die Umsatzsteuer-Voranmeldung anstatt des Rechnungsdatums das Leistungsdatum verwendet. In diesem Fall sind die Umsatzdaten (Summen pro Erlöskonto) die Grundlage. Damit sich diese nach einer getätigten Voranmeldung nicht ändern, muss zwingend ein regelmäßiger Tagesabschluss durchgeführt werden.

Die Einstellung, Erlöse für Buchhaltung (DATEV, Saldendaten) aus den Abrechnungskonten oder Umsatzdaten berechnet wird, findet sich in der Systemkonfigurationen unter Betrieb » Statistik » Erlöse für Buchhaltung.