Saldendaten und FiBu-Erlöse

Die Saldendaten sind unter Auswertung » Daten » Saldendaten aufrufbar, die Tabelle FiBu-Erlöse findet sich unter Statistik » Daten » FiBu-Erlöse, diese wurde zur Historisierung von Umsätzen eingeführt. 

Die Saldendaten findet man unter Auswertung » Daten » Saldendaten

Sehr interessant sind diese Erweiterungen vor allem für Kunden aus dem DACH-Raum, die für buchhalterische Auswertungen (DATEV, ...) die Erlöse aus den Umsatzdaten berechnen (Systemkonfigurationen » Betrieb » Statistik » Tagesabschluss » Erlöse für Buchhaltung).

Für diese Kunden (Erlöse aus Umsatzdaten) wird aus buchhalterischen Gründen (DATEV, Bestandskontrollen...) empfohlen, folgende zwei Optionen (Systemkonfigurationen » Betrieb » Abrechnung) zu aktivieren:

1. Saldodifferenz nicht zulassen

2. Definitive Abrechnung nur mit Dokumenten

Erklärung der Übersicht "Saldendaten"

Bei den Saldendaten stehen außer der Gesamt-Übersicht die Reiter Debitoren, Anzahlungen, Gutscheine, Kassenbuch und MwSt. mit den jeweiligen Angaben der Salden (Vortrag, Endsaldo) zur Verfügung.

Der Gesamt-Endsaldo (Außenstand bei anderen PMS) berechnet sich für einen beliebigen Zeitraum folgendermaßen:

Endsaldo = Saldovortrag + Erlöse - Zahlungen + Ausgestellte Anzahlungen - Eingelöste Anz. + Ausgestellte Gutscheine - Eingelöste Gutscheine

Wichtige Übersicht aller Saldendaten bei den Auswertung » Daten » Saldendaten

Bei Debitoren, Anzahlungen, Gutscheine und Kassenbuch berechnet sich der jeweilige Endsaldo wie folgt:

Endsaldo = Saldovortrag + Eingänge (neue/ausgestellte) - Ausgänge (ausgebuchte/eingelöste/verrechnete)

Bei allen Übersichten werden die relevanten Daten in entsprechenden Unterreitern angezeigt, für Kontrollen erhält man mit der Schaltfläche Details alle detaillierten Informationen bis hin zur Ursprungsquelle (Kontoposition, Reservierung, Aufbuchung, etc.).

Im Reiter MwSt. stehen alle für die Berechnung der Mehrwertsteuer relevanten Daten zur Verfügung.

Die wichtigsten Berichte auf Basis dieser Daten sind die Übersicht-Berichte, diese stehen in den jeweiligen Reitern und auch in der Analysegruppe "Buchhaltung" zur Verfügung:

Die wichtigsten Berichte auf Basis der Saldendaten

 

Saldokontrolle und Bestandskontrollen

Bei allen Saldendaten (Gesamtsaldo, Debitoren, Anzahlungen, Gutscheine) stehen Schaltflächen zur Saldo- bzw. Bestandskontrolle zur Verfügung, welche bei Prüfungen sehr hilfreich sind. 
Diese Kontrollen sollten regelmäßig durchgeführt werden, damit bei eventuellen Differenzen reagiert werden kann. 

Der Grund von Differenzen (Endsaldo - Endsaldo Kontrolle) sind in der Regel:

• Saldodifferenzen bei Konten, welche bei empfohlener Einstellung (siehe oben) nicht möglich sind.

• Stornierung eines Kontos ohne Erstellung eines neuen mit Status definitiv und in bestimmten Fällen  auch stornierte Konten aus anderen Perioden.

Differenzen bei der Saldokontrolle müssen nicht zwangsweise die Ursache von Fehlern bzw. falscher Bedienung des Programmes sein. Mit diesem starken Werkzeug lassen sich aber die Ursachen unkorrekter oder unverständlicher Saldendaten viel schneller und einfacher finden.

Saldo Kontrolle:

Der Endsaldo (Außenstand) entspricht prinzipiell den nicht verrechneten Erlösen zu einem Stichtag. Der korrekte Betrag einer Periode ergibt sich aus den nicht verrechneten Erlösen abzüglich der Verrechnung von Erlösen anderer Perioden.
Die nicht verrechneten Erlöse der Periode sind Erlöse, die nicht oder in einer anderen Periode verrechnet wurden (in Vorperioden, in Folgeperioden, Nicht verrechnete Erlöse).

Die Verrechnung von Erlösen anderer Perioden entsprechen den Zahlungen für Erlöse anderer Perioden (Verrechnete Erlöse aus Vorperioden und Folgeperioden).

In Vorperiode verrechnete Erlöse (Erlöse in Periode, Verrechnet vorher):  

In Folgeperiode verrechnete Erlöse (Erlöse in Periode, Verrechnet nachher):

Nicht verrechnete Erlöse (Nicht verrechnet bzw. verrechnet am leer):

Verrechnete Erlöse aus Vorperiode (Verrechnet in Periode, Erlös in Vorperiode):

Keine Daten für diesen Zeitraum

Verrechnete Erlöse aus Folgeperiode / Vorauszahlungen (Verrechnet in Periode, Erlös in Folgeperiode):

Bei Verrechnungen von Erlösen anderer Perioden (die beiden letzten Fälle) handelt es sich um Zahlungen, die negiert werden müssen.

Debitoren Bestandskontrolle:

Bei der Bestandskontrolle werden alle Debitoren (auch von Vorperioden) bis zum Stichtag (bis) detailliert aufgelistet. Die Summe sollte mit dem Debitoren Saldo übereinstimmen. Der Grund von Differenzen sind in der Regel falsch eingetragene Startsalden bei den Debitoren.

Anzahlungen Bestandskontrolle:

Bei der Bestandskontrolle werden wie bei den Debitoren alle noch nicht verrechneten Anzahlungen (auch von Vorperioden) bis zum Stichtag detailliert aufgelistet. Der Grund von Differenzen mit dem Saldo der Anzahlungen (Bild vorher) sind in der Regel falsch eingetragene Startsalden bei den Anzahlungen.

Dasselbe gilt auch für die Bestandskontrolle der Gutscheine!

Startsaldo erfassen

Beim Start können/müssen die Startsalden pro TV-Betrieb unter Hotel » Statistik » Daten » Salden mit dem Listenkommando "Startsaldo erfassen" für ein beliebiges Startdatum eingetragen werden, dieses Kommando kann nur einmal ausgeführt werden.

Bei der Eingabe des Startsaldos erfolgt der Eintrag eines Endsaldos mit dem vorherigen Tag (z.B. "Startsaldo erfassen" am 1.1.2024 wird als Endsaldo am 31.12.2023 eingetragen), die FiBu-Erlöse werden vom Startdatum bis zum letzten Tagesabschluss berechnet und eingetragen.

Mit jedem Tagesabschluss (Datensperre) werden FiBu-Erlöse und Salden automatisch berechnet und bei den FiBu-Erlösen bzw. Salden pro Tag eingetragen, der Abschluss muss dabei nicht täglich erfolgen.