Während Rechnungskonten aus betriebswirtschaftlicher Sicht nur beschränkt aussagekräftig sind - sie müssen sich ja an klaren gesetzlichen Vorgaben orientieren -, können Umsatzkonten nach den eigenen betrieblichen Bedürfnissen verwaltet werden, um optimal angepasste Umsatzstatistiken zu erhalten.
Zunächst zwei wichtige Unterscheidungen:
Umsatz- und Rechnungskonten nach Detailgrad
Für rein buchhalterische Zwecke ist es ausreichend, Leistungen oder Extras innerhalb eines MwSt.-Satzes zu gruppieren. Das ist schon allein deshalb sinnvoll, um nicht die Rechnung des Gastes mit seitenlangen Getränke-Auflistungen zu überfrachten. Wenn auf der Rechnung also "Getränke" aufscheint, oder eventuell auch "Getränke Restaurant" und "Getränke Bar", dann ist das so in Ordnung.
Ganz anders sieht es analytisch aus. Selbstverständlich möchte der Betrieb wissen, welche Getränke genau konsumiert wurden. Und das wird dann über die Umsatzkonten ausgewertet.
Umsatz- und Rechnungskonten nach Wert
Ein weitere gewichtiger Unterschied ist die unterschiedliche Bewertung der beiden Kontentypen. Während ein Umsatzkonto tagesgenau bebucht wird (also was der Gast konsumiert hat), gibt ein Rechnungskonto lediglich darüber Auskunft, welche Beträge an welchem Datum in Rechnung gestellt wurden.
Die Gliederung der Umsatzkonten
Umsatzkonten dienen analytischen Zwecken. Eine gute Gliederung ist deshalb das Um und Auf. Denn die Gliederung bringt nicht nur Ordnung in den Dschungel von Einzelkonten, sie ermöglicht auch das Bilden von Summen.
Grundsätzlich benötigen wir für eine gute Strukturierung drei "Zutaten":
- eine Kontonummer;
- eine Typisierung in Konto, Gruppenkopf oder Gruppenende;
- eine Bezeichnung.
Mit diesen Dreien versuchen wir nun, einen gut strukturierten Umsatzkontenplan zu gestalten.
Anfang und Ende definieren
Wir möchten, dass ganz unten, am Ende der Umsatzkonten, ein Gesamtbetrag aufscheint. Also müssen wir den gesamten Umsatzkontenplan mit einem Gruppenkopf und einem Gruppenende "einklammern":
00-000 Umsatz [Gruppenkopf]
99-999 Umsatz, gesamt [Gruppenende]
Da es sich ja um Anfang und Ende des gesamten Umsatzkontenplans handelt, können wir getrost die niedrigste und die höchstmögliche Kontonummer zuweisen. Das Gruppenende bekommt dieselbe Bezeichnung wie der Gruppenkopf, allerdings mit dem Zusatz "gesamt" oder "Summe", damit gleich klar wird, dass es sich um eine aufsummierbare (oder eben konkret aufsummierte) Gruppe von Umsatzkonten handelt.
Umsatzkonten gruppieren
Nachdem der Umsatzkontenplan als solcher definiert wurde, können wir die erste Gruppierung vornehmen. Für diese verwenden wir den 10er Nummernkreis:
00-000 Umsatz [Gruppenkopf]
10-000 Leistungen [Gruppenkopf]
10-999 Leistungen, gesamt [Gruppenende]
99-999 Umsatz, gesamt [Gruppenende]
Wir haben nun innerhalb der Gruppierung "Umsatz" eine weitere Gruppierung "Leistung" vorgenommen. ASA HOTEL erkennt die "Verschachtelung" und ordnet somit die Leistungen dem Umsatz unter.
Erweitern wir das Beispiel um eine weitere Gruppe "Extras" mit einem 20er Nummernkreis. (Betriebe mit Spa-Abteilung könnten etwa für Spa den 20er Nummernkreis verwenden und für die Extras den 30er Nummernkreis ...)
00-000 Umsatz [Gruppenkopf]
10-000 Leistungen [Gruppenkopf]
10-999 Leistungen, gesamt [Gruppenende]
20-000 Extras [Gruppenkopf]
20-999 Extras, gesamt [Gruppenende]
99-999 Umsatz, gesamt [Gruppenende]
Umsatzkonten zuordnen
Nun geht es um die Zuordnung der Umsatzkonten zu den einzelnen Gruppen. Es empfiehlt sich dabei, die einzelnen Konten nicht einfach fortlaufend mit 001, 002, 003, 004 usw. durchzunummerieren, sondern größere Schritte zu machen, um bei Bedarf auch einmal ein zusätzliches Konto einfügen zu können.
00-000 Umsatz [Gruppenkopf]
10-000 Leistungen [Gruppenkopf]
10-100 Logis [Konto]
10-200 Zuschläge [Konto]
10-300 Abschläge [Konto]
10-400 Zusatzleistungen [Konto]
10-999 Leistungen, gesamt [Gruppenende]
20-000 Extras [Gruppenkopf]
20-999 Extras, gesamt [Gruppenende]
99-999 Umsatz, gesamt [Gruppenende]
Bei umfangreicheren Gruppierungen kann es sinnvoll sein, weitere Untergruppen anzulegen.
00-000 Umsatz [Gruppenkopf]
10-000 Leistungen [Gruppenkopf]
10-100 Logis [Konto]
10-200 Zuschläge [Konto]
10-300 Abschläge [Konto]
10-400 Zusatzleistungen [Konto]
10-999 Leistungen, gesamt [Gruppenende]
20-000 Extras [Gruppenkopf]
20-100 Speisen und Getränke [Gruppenkopf]
20-110 Alkoholfreie Getränke [Konto]
20-115 Bier [Konto]
20-120 Rotweine [Konto]
20-125 Weißweine [Konto]
20-130 Warme Getränke und Kaffee [Konto]
20-135 Cocktails, Longdrinks [Konto]
20-140 Aperitif [Konto]
20-145 Edelbrände [Konto]
20-150 Schnaps, Liköre [Konto]
20-155 Snacks [Konto]
20-190 Restaurant [Konto]
20-191 Bar [Konto]
20-199 Speisen und Getränke, gesamt [Gruppenende]
20-200 Minibar [Konto]
20-300 Internet [Konto]
20-900 Sonstige Extas [Konto]
20-999 Extras, gesamt [Gruppenende]
40-000 Telefon [Konto]
80-000 Diverses [Gruppenkopf]
80-100 Zahlungsskonto [Konto]
80-200 Zahlungszuschlag [Konto]
80-300 Aufenthaltssteuer [Konto]
80-400 Auslagen [Konto]
80-999 Diverses, gesamt [Gruppenende]
99-999 Umsatz, gesamt [Gruppenende]
Das ist nun schon eine recht ordentliche Struktur, die wir natürlich beliebig erweitern können.
Um bei all diesen Verschachtelungen nicht den Überblick zu verlieren, gibt es unter "Kommando" die Befehle "Gesamtstruktur" und "Gruppenstruktur", welche den Umsatzkontenplan auslesen und in einer Baumstruktur zu Kontrollzwecken anzeigen.
Umsatzstatistik ermitteln
In der Regel wird die Umsatzstatistik im Programmteil "Auswertung" erstellt. Es ist aber auch möglich, direkt im Programmteil "Umsatzkonto" erste Informationen zu erhalten:
Mit dem Listenkommando "Summen berechnen" können die Umsätze beliebiger Zeiträume berechnet werden. Vor der Berechnung müssen die entsprechenden Umsatz-Spalten in der Tabelle angefügt werden. Die Beträge werden entsprechend der Gruppenstruktur aufsummiert und direkt in der Tabelle angezeigt.
Kassenbuchkonto
Im Umsatzkonto kann ein Kassenbuchkonto hinterlegt werden. Bei umsatzrelevanten Abrechnungskonten (Direktrechnungen, externe Umsätze) werden für eventuelle bei den Umsatzkonten zugewiesene Kassenbuchkonten automatisch entsprechende Kassenbucheinträge registriert (Bargeld-Entnahme für Trinkgeld).
Verkaufsstellen/Rechnungskonten
Ein- und dasselbe Extra kann je nach Verkaufsstelle auf ein unterschiedliches Rechnungskonto gebucht werden. So kann etwa auf der Rechnung "Getränke Restaurant" und "Getränke Bar" getrennt ausgewiesen werden. Die Zuweisung erfolgt in vorliegender Tabelle.
Externe Abteilungsnummer
Dieses Feld wird in Zusammenhang mit der Registrierkassenschnittstelle benötigt.