Offene Posten / Debitoren

ASA HOTEL enthält eine einfache Postenverwaltung, welche von den Daten her den Abrechnungskonten untergeordnet sind.

Sobald ein ein Dokument mit einer Zahlungsart erstellt wurde, bei der "Offener Posten" aktiv ist, wird das entsprechende Abrechnungskonto in den Posten als "Offen" gelistet. (Zahlungsarten wie z.B. bar werden gleich als "Bezahlt" vermerkt, sofern die entsprechende Einstellung getroffen wurde.)

Unter den Posten wird mittels Farbe angezeigt, ob der Fälligkeitstermin des Postens nicht überschritten (GRÜN), überschritten (GELB) oder stark überschritten (ROT) wurde.

Bei den Auswertungen findet man alle Offenen Posten bei den Daten (Aktuelle Situation):

Von den Offenen Posten aus oder direkt vom Abrechnungskonto kann über die Schaltfläche "ASA Webmail“ eine Mahnungsmail versendet werden. Dazu muss vorab das passende Template erstellt werden, entweder von der Klasse "Abrechnungsraten" (wenn von den Posten aus versendet wird) oder von der Klasse "Abrechnungskonten" (wenn direkt vom Konto aus die Mahnungsmail versendet werden soll. Hier ist es auch möglich, das Rechnungs-PDF automatisch anzuhängen).

Mit der Schaltfläche "Zahlung" bei den Posten oder in den Raten wird eine Offene Rechnung bzw. auch ein Teil davon beglichen:

Der bezahlte Betrag wird abgebucht, der Rest bleibt offen:

Bei den Saldendaten scheinen neu ausgestellte offene Posten als Neue Debitoren, bezahlte offene Posten als ausgebuchte Debitoren auf:

Details Neue Debitoren:

Details Debitoren ausgebucht:

Alle aktuellen offenen Posten können unter „Auswertung » Aktuelle Situation » Offene Posten » Postensituation“ kontrolliert bzw. gedruckt werden. Die Summe dieser Posten stimmt nach dem Tagesabschluss für den aktuellen Tag mit den Saldendaten der Debitoren überein (ev. vorhandene Lieferscheine für Sammelrechnungen sind dabei auszuschließen).

Debitoren-Kontrolle außerhalb ASA

Wird die Kontrolle der offenen Posten nicht über ASA sondern über die Buchhaltung gemacht, kann bei den debitorischen Zahlarten das Flag "offen" deaktiviert werden. Somit müssen diese Konten nicht in ASA ausgebucht werden. Damit auf dem Abrechnungskonto trotzdem ersichtlich ist, dass die Rechnung noch nicht bezahlt ist, kann das Flag "Nicht bezahlt auf Dokument" aktiviert werden.