Tages-Check/-Abschluss

Mit dem Tages-Check unter Hotel/Periodische Tätigkeiten kann ein Check über diverse Daten automatisiert durchgeführt werden und nicht erledigte Punkte direkt abgearbeitet werden. Zusätzlich wird angezeigt, welche offenen Punkte einen Abschluss verhindern.

Nach dem Tages-Check kann mit "Weiter zum Abschluss" der Tagesabschluss durchgeführt werden. Über den Tagesabschluss können abhängig von den aktivierten Systemkonfigurationen (Einrichtung » System » Systemkonfiguration » Betrieb » Statistik » Tagesabschluss) diverse Operationen zentral angestoßen werden.

Operationen, die mit dem Tages-Check-Datum abgeschlossen werden:

• DATEV-Export
• Kontingente aktualisieren
• Alle Gäste anmelden
• Gästemeldungen übertragen
• Tagesmeldungen

Operationen, die mit der aktuellen Situation/Zeitpunkt abgeschlossen werden:

• Registrierkassen abschließen
• Zahlungsterminals abschließen
• Benchmark melden (wie im TV-Betrieb hinterlegt)

Kurzvideo Tagesabschluss

Kurzvideo Tages-Check

Sperren/Verdichten: Außerdem können zwei Perioden bei den Systemkonfigurationen hinterlegt werden, mit welcher einerseits „Daten gesperrt“ (Daten werden abgeschlossen) und andererseits "Daten verdichtet" (früherer Statistikabschluss) werden. Informationen zu den jeweiligen Operationen finden sich im "Info"-Button.

Begriffserklärungen

Abschließen: Abhängig von den hinterlegten Systemeinstellungen werden beim Tagesabschluss die Daten mit dem hinterlegten Datum im Tages-Checks übertragen. Registrierkassen und Zahlungssysteme werden mit der aktuellen Situation, also jetzt/sofort, abgeschlossen. Die Benchmark-Übertragung orientiert sich an den hinterlegten Zeiträumen im TV-Betrieb. 

Daten sperren: Alle Leistungen, Extras usw. werden gesperrt und können bis zum eingetragenen Datum weder verändert noch gelöscht werden. In DE und AT werden regelmäßig Daten gesperrt (wichtig auch für Berechnung der Saldendaten). Das Datum kann in den Systemeinstellungen hinterlegt werden. Vor Version 21.09 wurde diese Operation als "Tagesabschluss" bezeichnet. 

Daten verdichten: Durch das Verdichten von Daten wird die Performance gesteigert und Statistikauswertungen beschleunigt. Dabei werden alle Leistungen, Extras und Telefonate von bis zum eingetragenen Datum definitiv gedruckten Abrechnungskonten in die Umsatzstatistik übernommen und anschließend gelöscht. Achtung: Detaillierte Auswertungen auf Ebene von einzelnen Extras ist damit nicht mehr möglich. Die Positionen der Konten werden in die Rechnungsstatistik übernommen und bleiben weiterhin zur Einsicht in die gedruckten Rechnungen erhalten. Auf die Konten kann anschließend nur mehr lesend zugegriffen werden. Das Datum kann in den Systemeinstellungen hinterlegt werden. Es wird empfohlen Daten nicht näher als bis zu 3 Jahren, eher bis vor 5 Jahren zu verdichten. Vor Version 21.09 wurde diese Operation als "Statistikabschluss" bezeichnet. 

ACHTUNG! Falls man Daten verdichten bis vor 1 Jahr in der Systemkonfiguration hinterlegt, so werden z.B. mit dem Tagesabschluss am 01.01.2025, die Daten vom vorigen Jahr bis zum 31.12. verdichtet. In diesem Fall wäre das der 31.12.2024. Falls man Daten genau vor einem Jahr verdichten möchte sollte 12 Monate bzw. 365 Tage hinterlegt werden.

Ein weiteres Beispiel September 2022:
Daten verdichten bis vor [4 Jahre]
Die Daten werden in diesem Beispiel bis zum 31.12.2018 verdichtet.

Detail-Infos

Unter Hotel » Periodische Tätigkeiten gibt es für den Tages-Check/-Abschluss die zwei Menü-Punkte "Tages-Check / -Abschluss" und "Tagesabschluss History" (die History ist direkt beim Tages-Abschluss aufrufbar).

Unter dem Menü-Punkt Tages-Check / -Abschluss wird automatisch ein Check mit dem Vortag initialisiert.  Dabei werden folgende Bereiche geprüft:

Tages-Check

Folgende vier Spalten veranschaulichen offene bzw. zu bearbeitende Punkte:

• Anzahl: Summe aller zu kontrollierenden Punkte bis zum geprüften Zeitraum 
• Farbe: Grün: Keine zu kontrollierenden Punkte; Orange: Achtung, offene zu kontrollierende Punkte
• Anzahl für "Daten sperren": Hier wird die Summe aller offenen Punkte angezeigt, die einen Tagesabschluss , bei dem auch Daten gesperrt bzw. verdichtet werden sollen, verhindern. Diese Punkte müssen also bereinigt werden, bevor ein Abschluss gemacht werden kann.
• Verhindert "Daten sperren": Hier wird farblich veranschaulicht, ob einzelne Punkte den Abschluss verhindern.

Mit der Option "Für "Daten sperren" zu kontrollierende Punkte anzeigen" (nur aktiv, wenn Daten gesperrt werden)  können alle essenziellen Daten gefiltert werden, die einen Abschluss verhindern:

Noch zu kontrollierende Daten, die den Tages-Abschluss verhindern. 

Sollte der Tages-Check und damit verbundene Abschlüsse mit einem anderen Tag durchgeführt werden, kann das Datum hier abgeändert werden. Standardmäßig wird beim Öffnen der Vortag vorgeschlagen.

Auswahl des Tages-Check-Datums

Sobald alle zu kontrollierenden Punkte bereinigt wurden, kann abgeschlossen werden. Über die Schaltfläche "Weiter zum Abschluss" gelangt man in den "Abschluss" Bereich von ASA HOTEL.

Weiter zum Abschluss

Je nach hinterlegten Systemkonfigurationen (siehe nächster Absatz) werden hier diverse Abschluss-Operationen vorgeschlagen und angezeigt.

Bei Sperren/Verdichten wird angezeigt, ob und bis zu welchem Datum beim nächsten Abschluss gesperrt und/oder verdichtet werden bzw. bis wann beim letzten Abschluss Daten gesperrt und/oder verdichtet wurden.

Unter der Schaltfläche "History" öffnet sich eine Tabelle mit den letzten durchgeführten Abschlüssen. Farblich wird veranschaulicht welche Abschluss-Bereiche erfolgreich abgeschlossen (grün), welche nicht/fehlerhaft durchgeführt wurden (rot) und welche beim letzten Abschluss deaktiviert waren (weiß).

Tagesabschluss Systemkonfigurationen

In den Systemkonfigurationen unter Betrieb>>Statistik>>Tagesabschluss kann individuell hinterlegt werden, welche Abschlüsse durchgeführt werden. Beispielsweise ist der DATEV-Export nur für Betriebe aus Deutschland und Österreich relevant und kann bei italienischen Betrieben deaktiviert werden. Hingegen Gästemeldungen, Kontingentaktualisierungen, Registrierkassenabschlüsse können für alle Betriebe interessant sein. Sind diese Operationen aktiviert, werden sie beim Abschluss standardmäßig vorgeschlagen (können aber vor einem Abschluss auch deaktiviert werden).

Systemkonfigurationen zum Tages-Abschluss unter Betrieb>>Statistikabschluss

Analysegruppe: Sollten immer nach dem Abschluss Berichte aus einer Analysegruppe gedruckt werden , kann hier die jeweilige Analysegruppe hinterlegt werden.

Vorschlag Datum Tages-Check: Hier kann hinterlegt werden, ob der Tages-Check standardmäßig mit dem aktuellen oder dem Vortag durchgeführt wird. Da das Datum des Tages-Checks auch für einige Abschluss-Operationen verwendet wird, sollte hier der "Vortag" eingestellt werden, wenn Abschlüsse am darauffolgenden Tag für den Vortag durchgeführt bzw. "aktueller Tag", wenn Abschlüsse am Tagesende abgeschlossen werden.

Daten sperren bis vor:  Beispiel im Bild: Würde am 06.09.2022 ein Abschluss durchgeführt werden, würden die Daten bis zum 31.12.2020 gesperrt werden. Bei Angabe von 0 werden Daten nicht gesperrt.

In der Regel wird insbesondere in Deutschland bei „Daten sperren“ das Vormonat nach Ablauf von einigen Tagen gesperrt. Bei folgenden Einstellungen würde der Vormonat ab dem 15. des darauffolgenden Monats gesperrt werden d.h. ab dem 15.09.2022 werden die Daten bis zum 31.08.2022 gesperrt werden.

WICHTIG: Daten verdichten bis vor: Da durch das Verdichten von Daten die Performance von ASA HOTEL signifikant gesteigert und Statistikauswertungen beschleunigt werden, wird empfohlen hier mehrere Jahre (beispielsweise 5 Jahre) zu hinterlegen. Achtung: Detaillierte Auswertungen auf Ebene von einzelnen Extras ist damit nicht mehr möglich. Die Positionen der Konten werden in die Rechnungsstatistik übernommen und bleiben weiterhin zur Einsicht in die gedruckten Rechnungen erhalten. Auf die Konten kann anschließend nur mehr lesend zugegriffen werden. In diesem Fall würde wenn am 06.09.2022 ein Abschluss durchgeführt werden würde, Daten bis zum 31.12.2017 verdichtet werden.

Tätigkeiten betreffend Tages-Check/-Abschluss:

• "Hotel: Tages-Check / -Abschluss": mittels dieser kann der komplette Tages-Check / -Abschluss ein- oder ausgeschlossen werden.
• "Hotel: Tagesabschluss": mittels dieser Tätigkeit ist der Tagesabschluss (Tab Abschluss) nicht zugänglich.