Duplikats-Cleaner

Vorab möchten wir darauf hinweisen, dass ASA über verschiedene Mechanismen verfügt, um Duplikate bereits im Vorfeld zu vermeiden. Bei neuen Buchungen/Anfragen werden Gästedaten automatisch zusammengeführt und auf Duplikate überprüft. Trotzdem kann es in Ausnahmefällen vorkommen, dass Daten manuell doppelt erfasst werden. Um solche Duplikate zu bereinigen, bietet ASA HOTEL mehrere unterstützende Funktionen an..

Dieses Artikel besteht aus zwei Teilen. Der erste Teil beschreibt, wie Duplikate mit dem „normalen“ ASA-User ausgewählt, zusammengeführt und anschließend gelöscht werden können.

Die in diesem Teil beschriebene Vorgehensweise zur Bereinigung von Duplikaten kann durch den Einsatz des „Duplikats-Cleaners“ automatisiert durchgeführt werden. Dieses Tool wird im zweiten Teil des Artikels beschrieben. Der Einsatz des Duplikats-Cleaners erfolgt mit dem Support-Benutzer und erfordert eine gewissenhafte und schrittweise Vorgehensweise.

Duplikate finden, zusammenführen und löschen

1. In der Gästekartei mit dem Listenkommando „Potenzielle Duplikate auswählen...“ die Duplikat-Suche starten (empfohlen nach Name oder E-Mail-Adresse).
   
2. Alle Duplikate können durch einen Filter angezeigt werden (Filter nach "Ausgewählt" -> aktiv)
   
3. Alle potenziellen Duplikate eines Gastes können mit dem Kommando „Potenzielle Duplikate“ aufgerufen werden. Mit dem Button „Original ergänzen“ wird das Original (der Collectio-Holder“) mit den Daten des ausgewählten Duplikates ergänzt. Daraufhin kann das Duplikat gelöscht werden.
   

Tipp: Die beschriebene Vorgehensweise im Demobetrieb mit den Demodaten ausprobieren und sich bei Fragen an den ASA-Support wenden. Der Support kann diesen Prozess mit dem Duplikats-Cleaner automatisiert ablaufen lassen. 

Automatisierter Duplikats-Cleaner (für Support-Benutzer)

Der Duplikats-Cleaner nutzt zum Aufspüren von Duplikaten komplexe Algorithmen. Das Tool findet automatisiert doppelte Daten, führt diese zusammen (merging) und löscht das Duplikat.

Vorgehensweise:

1. Anmeldung mit dem Support-Benutzer
2. Alle anderen Benutzer sollten sich abmelden
3. Datenbank sichern (bei On-Premise unter Service/Datensicherung) und die .zip-Datei umbenennen (Name Sicherungsdatei) z.B. in Hotel_PreCleaning_(Date)
4. Mit dem Listenkommando "Duplikate bereinigen" können Duplikate automatisch bereinigt werden. Das Original wird durch die Daten des Duplikats ergänzt. Anschließend werden alle Verweise auf das Duplikat durch den Originaleintrag ersetzt und das Duplikat schließlich gelöscht.
   
5. Die Suche nach doppelten Gäste-Daten kann flexibel angepasst werden, nach
   
   Gäste werden nach dem angegebenen Kriterium sortiert und alle mit übereinstimmendem Kriterium untereinander hinsichtlich Duplikate verglichen. Bei unterschiedlichem Geburtsdatum oder unterschiedlicher (gültiger) Steuernummer gelten die Einträge fix als unterschiedlich. Die Duplikatssuche und Bereinigung kann öfters nach verschiedenen Kriterien (Name, E-Mail usw.) durchgeführt werden.
6. Datenbank umkopieren (On-Premise, verbessert in der Regel die Performance) unter Service/Datenbanke(en) umkopieren

Welcher Datensatz hat Priorität?

Die Datensätze werden in Original und Duplikate eingeteilt. Dabei hat wird jener Datensatz als Original behandelt bei dem der letzte Aufenthalt, das Geburtsdatum eingetragen oder die letzte Änderung durchgeführt wurde.

Erweiterte Bereinigung (wird empfohlen!)

Über die Option "Erweiterte Bereinigung" können auch Gäste mit sehr unvollständigen Daten (i.d.R. nur Name) bereinigt werden (Ersatz wird über vergangene Reservierungen und Beauty-Buchungen gesucht).

Beispiel: Der Gast ruft an und reserviert ein Zimmer, sein Vor- und Nachname wird in die Reservierungsmaske eingetragen und er wird als Gast angelegt. Beim Check-in werden alle Daten des Gastes erfasst und er wird als Zimmergast eingetragen. Dabei wird fälschlicherweise der Gast neu angelegt, anstatt den unvollständigen Gast zu ergänzen. Die Folge: Der Gast ist doppelt in der Gästekartei vorhanden. Mit der „erweiterten Bereinigung“ können diese Duplikate erkannt und bereinigt werden, weil sie zur selben Reservierung gehören. 

Merging | Übernahme der Daten vom Duplikat

• Prinzipiell werden nur jene Felder (auch Zusatzfelder) vom Duplikat übernommen, die im Original fehlen. Es muss klar sein, dass Informationen bestimmter Felder (z.B. einzeilige Bemerkungen) des Duplikats verloren gehen können, wenn diese Felder im Original bereits besetzt sind.
• Mehrzeilige Bemerkungen (Memos) werden verschmolzen (einzelne durch Leerzeilen getrennte Abschnitte)
• Beauty-Karteien werden verschmolzen (einzelne durch Leerzeilen getrennte Abschnitte).
• Zusätzliche Kommunikationsadressen (E-Mail, Telefon) werden als Bemerkung eingetragen.
• Aufenthaltsinformationen werden aktualisiert (addiert).
• Adressbeziehungen werden ergänzt.
• Adressgruppen werden ergänzt.
• Extras werden ergänzt.

Wichtig: Der Duplikats-Cleaner wurde bereits bei ausgewählten Betrieben erfolgreich getestet, dennoch garantieren wir nicht eine fehlerfreie Berechnung und Bereinigung von Datensätzen. ASA KG haftet nicht für Fehler beim Einsatz des Duplikats-Cleaners. Es wird empfohlen, die Datenbank vor dem Einsatz des Duplikats-Cleaners zu sichern und die Daten nach der Operation mittels Stichproben zu kontrollieren.