Definition Gruppengutschein
Gruppengutscheine sind Gutscheine, die nicht vom eigenen Betrieb verkauft wurden. In ASA HOTEL werden in Bezug auf Gruppengutscheine ausschließlich Einlösungen verwaltet und keine Verkaufstransaktionen. Bei der Verwaltung von Gruppengutscheinen lassen sich zwei Fälle unterscheiden:
- Der Gruppengutschein wird von einem gemeinsamen Portal bzw. einer gemeinsamen Angebotsgruppe (wie z.B. Best Alpine Wellness Hotels) verkauft und kann in den Hotels der Angebotsgruppe eingelöst werden.
- Der Gruppengutschein wird von einem Hotel verkauft und kann auch von einem anderen Hotel eingelöst werden. In der Praxis tritt dieser Fall i.d.R. dann auf, wenn diese Hotels zu einem Besitzer gehören.
Je nach Fall unterscheidet sich auch die Einrichtung in ASA HOTEL.
Erster Fall: Gemeinsames Portal (Angebotsgruppe)
Unter Hotel » Vorgaben » Gutscheinsysteme wird ein neues Gutscheinsystem angelegt und dessen Verbindungsdaten hinterlegt. Wichtig ist dabei, dass hier das Flag „Gruppe“ aktiviert wird.
Zweiter Fall: Hotelgruppe (ein Besitzer mehrerer Hotels)
In diesem Fall werden Fremdgutscheine über das Gutscheinsystem entsprechend übertragen. Wichtig ist dabei, dass alle externen Kodes der Gruppengutscheine im Portal mit einem entsprechenden Gutscheintyp in ASA übereinstimmen. Das Flag „Gruppe“ im Gutscheinsystem ist im Gegensatz zum ersten Fall hier NICHT gesetzt.
Beispiel: Ein Hotelier besitzt fünf Hotels, die unter dem Namen „Die Deluxe Hotels“ bekannt sind. Jedes Hotel verkauft sowohl Gutscheine, die nur im eigenen Hotel, als auch Gutscheine, die in jedem der fünf Hotels eingelöst werden können. Letztere sind die sogenannten Gruppengutscheine.
Gutscheintyp Code in ASA muss mit jedem im Portal übereinstimmen.
Für die Einrichtung der Gruppengutscheine sollte ein Kode und eine Bezeichnung gewählt werden, aus denen klar hervorgeht, dass es sich um einen Gruppengutschein der „Deluxe Hotels“ handelt. In unserem Beispiel nennen wir den generischen Wert-/Gruppengutschein „Deluxe Hotels Gutschein“ mit dem Kode „Deluxe“. Sollte auch ein Gruppengutschein angeboten werden, der nur für Spa-Leistungen gilt, könnte bei diesem der Kode „DELUXESPA“ hinterlegt werden.
Für „normale“ Gutscheine, also jene, die nur in dem Hotel eingelöst werden dürfen, von welchem sie auch verkauft wurden, sollte eine Bezeichnung und ein Kode verwendet werden, aus denen hervorgeht, dass es sich um einen eigenen Gutschein handelt. In unserem Beispiel könnte das Tirol Deluxe Hotel (eines der fünf Deluxe Hotels) für eigene Gutscheine den Kode TirolXY verwenden. Zum Beispiel könnte beim Frühstücksgutschein des Hotels der Kode „TIROLBREAK“ hinterlegt sein.
Mit dem Flag "Gruppengutschein" in der Tabelle der Gutscheine erkennt man, ob es sich um die Einlösung eines Gutscheines handelt, der extern verkauft worden ist. Das heißt, ist das Flag „Gruppengutschein“ aktiv, wurde ein Gutschein eingelöst, der nicht vom eigenen Betrieb verkauft wurde.
Gutscheintypen
Unabhängig von der Art des Gruppengutscheins müssen für Gutscheine mit verschiedenen Kriterien zwingend verschiedene Gutscheintypen definiert werden. Verschiedene Merkmale können folgende sein:
- Mehrzweck- bzw. Einzweck-Gutschein
- Teileinlösung möglich: ja/nein
- Gruppengutschein: ja/nein
- Unterschiedliche Rechnungskonten für Abrechnung und Auswertungen (hier wird auch der jeweilige Mwst.-Kode hinterlegt)
Damit eingelesene Gutscheine korrekt behandelt werden können, ist ein korrektes Mapping mit den Gutscheintypen erforderlich. Bei der jeweiligen Vorlage (Fall Getavo) bzw. Gutscheinart (Incert) im Portal ist derselbe Kode wie im Gutscheintyp in ASA zu hinterlegen.