Um eine Identifikation der Dokumente (Rechnungen etc.) oder der Meldungen (Gästemeldungen) anhand der Belegnummer zu ermöglichen, können diese einem speziellen Nummernkreis zugeordnet werden.
Beschreibung:
- Die verschiedenen Nummernkreise verwalten Sie unter Allgemein » Weitere Vorgaben » Nummerierungen.
- Geben Sie dem Nummernkreis einen eindeutigen Kode und eine Bezeichnung.
- Grundsätzlich wird zwischen einer Nummerierung nach Geschäfts- bzw. Kalenderjahr, und einer fortlaufenden Nummerierung unterschieden. Bezieht sich der Nummernkreis auf ein Dokument, erfolgt die Nummerierung nach Geschäfts- oder Kalenderjahr. Bei Personen oder Firmen beispielsweise ist eine fortlaufende Nummerierung zu führen.
- Tragen Sie im Reiter Nummernkreise in der Spalte "Jahr" die Gültigkeit des Nummernkreises ein. Der Wert der nächsten Nummer wird fortlaufend aufgrund der aktuellen Nummernvergabe im ASA HOTEL aktualisiert. Das heißt, die Nummerierung beginnt also jeweils mit der nächst höheren Zahl der zuletzt vergebenen Nummer. Der Bereich des Nummernkreises kann über die Angabe einer "kleinsten Nummer" und einer "höchsten Nummer" eingeschränkt werden. (Beispiel: Die Abteilung 1 bekommt den Nummernkreis 1 bis 999 zugewiesen, Abteilung 2 Nummernkreis 1.000 bis 1.999.)
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Kode | Eindeutiger Name der Nummerierung mit bis zu vier Buchstaben und/oder Ziffern |
| Serie | Buchstabe oder Ziffer (ein Zeichen). Die Serienangabe wird vor oder nach die Nummerierung gestellt, z.B. Produktnummer "A 12.978". Serien werden verwendet, wenn innerhalb ansonsten gleichartiger Nummerierungen ein Unterscheidungsmerkmal benötigt wird. Beispiel: ein Unternehmen stellt von mehreren Standorten Rechnungen aus und möchte anhand der Serie vor der Nummer sofort erkennen, an welchem Standort die Rechnung ausgestellt wurde. |
| Bezeichnung | Benennung des Nummernkreises in der ersten Sprache |
| Bezeichnung (alt.) | Benennung des Nummernkreises in der zweiten Sprache |
| Typ | Kalenderjahr bzw. Geschäftsjahr für Belege; fortlaufend für Personen, Firmen etc. |
| Nummernrecycling | Bei Rückgabe einer Nummer (z.B. durch Löschen von des nummerierten Datensatzes) kann diese Nummer entweder nie, nur am selben Tag oder immer automatisch wiederverwendet werden. |
| Belege | Gibt an, ob sich der Nummernkreis auf ein Dokument bezieht (kein Dokument sind i.d.R. Personen, Firmen usw.); Diese Information wird in verschiedenen Programmteilen benötigt, um eine sinnvolle Auswahl zu ermöglichen. |
| Automatische Nummernvergabe | Ist der Haken in diesem Feld gesetzt, wird von ASA HOTEL automatisch die nächste Nummer vorgeschlagen. |
| Keine Überprüfung der Chronologie | Bei der Nummerierung von Artikeln, Firmen oder Kunden ist die Einhaltung einer chronologischen Reihenfolge nicht erforderlich. Die Einstellung kann für diese Fälle aktiviert werden. Bei Belegen ist diese Einstellung im Allgemeinen nicht zu aktivieren. ASA HOTEL kontrolliert dann automatisch die Nummernvergabe beispielsweise bei der Dokumenterfassung oder der MwSt.-Abrechnung und gibt einen Hinweis, falls die Chronologie nicht eingehalten wurde. |
| Warnung bei Nummernrückgabe unterdrücken | Wenn eine Nummer nicht mehr zurückgegeben werden kann, erscheint ein Hinweisfenster. Bei bestimmten Nummerierungen ist dies jedoch unerheblich (z.B. Reservierungen). Also kann der Warnhinweis unterdrückt werden.
Durch das Löschen eines nummerierten Datensatzes wird dessen Nummer "frei". Die Frage ist nun, ob diese Nummer zurückgegeben werden kann oder nicht. Problemlos möglich ist die Rückgabe dann, wenn die zuletzt vergebene Nummer gelöscht wurde.
|
| Jahr | Angabe des Jahres, auf das sich der Nummernkreis bezieht (erforderlich bei Nummerierung nach Geschäfts- bzw. Kalenderjahr, nicht bei fortlaufender Nummerierung) |
| Nächste Nr. | Das Feld wird von ASA HOTEL automatisch mit dem Wert der ersten Nummer befüllt. Sobald Sie Belege oder Datensätze mit diesem Nummernkreis erstellt haben, können Sie in diesem Feld die nächste von ASA HOTEL verwendete Nummer ablesen. |
| Kleinste Nr. | definiert den Startpunkt des Nummernkreises; dient der Einschränkung des Nummernvergabe |
| Höchste Nr. | definiert den Endpunkt des Nummernkreises; dient der Einschränkung der Nummernvergabe |