Gutschriften werden verwendet, wenn bereits bezahlte Konten (z.B. Rechnungen) teilweise oder vollständig zurücküberwiesen werden müssen. Auch bei uneinbringlichen Forderungen (z.B. offene Rechnungen, welche nicht bezahlt werden) sollen Gutschriften verwendet werden.
Stornierungen werden verwendet, wenn ein definitives Konto (z.B. Rechnung) fehlerhaft war oder noch angepasst und deshalb neu ausgestellt werden muss.
Gutschrift
Bei einer Gutschrift wird ein neues Konto erstellt, dass manuell bearbeitet und ein Dokument gedruckt werden kann. Diese Gutschrift sperrt alle Leistungen und es kann kein weiteres Konto mit "Konten anlegen/aktualisieren" erstellt werden. Falls ein weiteres Konto erstellt werden müsste, muss dies manuell passieren.
Standardmäßig wird der gesamte Betrag gutgeschrieben, es ist allerdings auch möglich nur einen Teil gutzuschreiben, z.B. falls eine zu hohe Zahlung erfolgte. In diesem Fall kann man die Positionen manuell auf den gewünschten Minus-Betrag anpassen und den Teilbetrag drucken
Eine Gutschrift kann nicht wieder storniert werden. Sollte die Zahlungsart der Gutschrift falsch hinterlegt worden sein, können unter dem Reiter "Zahlung" zwei weitere Raten angelegt werden:
- 1x mit der falschen Zahlungsart mit positivem Betrag
- 1x mit der richtigen Zahlungsart mit negativem Betrag
Sollte der Zeitraum bereits abgeschlossen sein, können die beiden Raten mit einem Datum nach dem letzten Abschluss angelegt werden (in der Summe ändert sich in dem Fall ja nichts).
Storno
Ein Storno kann eine schnelle Lösung sein, falls ein Konto falsch gedruckt wurde und korrigiert werden muss. Beim Stornieren kann man zwischen zwei Möglichkeiten unterscheiden. Entweder man storniert das Konto und es wird automatisch ein weiteres Konto erstellt oder man storniert das Konto und ein weiteres Konto müsste manuell erstellt werden. Mit einer Stornierung werden alle Leistungen wieder freigegeben und sie können bearbeitet bzw. neu verrechnet werden.
Es ist ebenso möglich einen Stornogrund zu hinterlegen für zukünftige Auswertungen. Unter Systemkonfiguration kann eingestellt werden, ob der Stornogrund ein obligatorisches Feld sein soll und welche Option man vorausgewählt angehakt haben möchte.
Vorauswahl Storno Option ohne E-Zahlung:
Vorauswahl Storno Option mit E-Zahlung
Das Storno Konto wird automatisch mit dem Kürzel ST_ im Kode und mit dem Storniert Haken gekennzeichnet, ebenso das stornierte Konto.
Die Positionen werden alle mit einem Minus versehen, sodass der exakt gleiche Betrag abgezogen wird.