Der Kontenplan gehört in der FiBu zu den zentralen Punkten. Darum sollte bereits vor der Erstellung der Konten eine genaue Struktur ausgearbeitet werden.
ASA HOTEL bietet hier die Möglichkeiten die Konten in Gruppen mit einem Gruppenkopf und Gruppenende einzuteilen. Die Nummerierung der Konten muss ebenfalls an diese Struktur abgestimmt werden. Eine solche Nummernvergabe könnte z.B. so aussehen: xx-xxx. Wie die Kontoummer. aufgebaut sein soll kann man hier eintragen:
Die Konten von 01-000 bis 01-999 bilden beispielsweise das Umlaufvermögen, die Konten von 02-000 bis 02-999 das Anlagevermögen usw. Diese Gruppe könnte so die liquiden Mittel abbilden, welche dann wiederum in Untergruppen unterteilt sind oder aus Konten bestehen. So kann ein Kontenplan erstellt werden, welcher über mehrere Ebenen läuft. Über einen solchen Kontenplan, können dann einfach Zwischensummen erstellt werden. Am Ende jeder Gruppe werden die Beträge aller darin enthaltenen Konten summiert und aufgezeigt.
Einrichtung
Gehen Sie unter Finanzbuchhaltung » Stammdaten » Kontenplan und legen mit der Schaltfläche + einen neuen Eintrag an. Für Aktiva geben Sie dem Konto die Nummer 01-000. Als Bezeichnung geben Sie "Bilanz" ein und sagen bei der Art "Gruppenkopf". Beim Typ können Sie noch die Einstellung Bestand angeben.
Legen Sie dazu auch gleich das Gruppenende fest um den Überblick zu behalten. Das Gleiche kann auch für Passiva gemacht werden. Dort kann der Gruppenkopf mit 02-000 gestartet werden. Innerhalb dieser Gruppen legen Sie zwei weitere Gruppen an mit jeweils einem Gruppenkopf und einem Gruppenende. Für die Aktiva geben Sie die Nummer 01-000 für den Kopf und die Nummer 01-999 für das Gruppenende an. Für die Passiva geben Sie den Bereich 02-000 bis 02-999 an. Danach können Sie noch innerhalb der Passiva die Untergruppen eingeben. Diese werden mit der Art Konto hinterlegt.
Das Ganze sollte allerdings in Absprache mit der Buchhaltung gemacht werden, da es dort vielleicht spezielle Anforderungen gibt.
Nachdem Sie die Gruppen angelegt haben, können Sie die Struktur mit der Schaltfläche Gruppenstruktur... am rechten Rand des Kontenplanes kontrollieren:
Folgend werden die einzelnen Punkte erklärt:
| Bezeichnung | Beschreibung |
| Kontonr. | Geben Sie hier die Nr. des Gruppenkopfes oder -endes bzw. die Kontonummer ein. |
| Bezeichnung / Bezeichnung (alt.) | Geben Sie hier der Gruppe oder dem Konto eine Bezeichnung bzw. die Bezeichnung in der jeweils anderen Sprache. |
| Art | Hier bestimmen Sie die Art. Sie können wählen zwischen Gruppenkopf, Gruppenende oder Konto. Je nach dem, was Sie hier auswählen, ändern sich die verfügbaren Optionen darunter. |
| Typ | Hier bestimmen Sie den Typ des Kontos. Darunter ist Aktiva/Passiva oder Aufwand/Ertrag zu verstehen. Dahinter definieren Sie, ob das Konto ein Bestands- oder Erfolgskonto ist. Im dritten Feld bestimmen Sie, auf welcher Seite das Konto primär bebucht wird (Soll/Haben). |
| Direkt bebuchbar | Hier bestimmen Sie, ob direkt auf dieses Konto gebucht werden kann. Wenn der Haken gesetzt ist, kann das Konto direkt in den Positionen der Buchung eingefügt werden. Ansonsten steht es dort nicht zur Auswahl. Standardmäßig, sollte die Option aktiviert werden. Bei Sammelkonten ist es nicht empfehlenswert. |
| Anlagenbuchhaltung | Mit dieser Option bestimmen Sie, ob dieses Konto auch in der Anlagenbuchhaltung zur Verfügung stehen soll, oder nicht. |
| Budgetosten | Weißen Sie hier dem Konto einen Budgetposten zu. |
| Kostenart | Weisen Sie hier diesem Konto eine Kostenart zu (nur bei Erfolgskonten aktiv). Falls es sich beim Konto um ein Abschreibekonto von Anlagen handelt und Sie die Abschreibungen über das Modul "Anlagenbuchhaltung" von ASA HOTEL nutzen, müssen Sie eine Kostenart angeben, damit Abschreibungsbuchungen aus der Anlagenbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung übertragen werden können. Wie Sie Kostenarten anlegen und wie die Kostenrechnung im Allgemeinen funktioniert, erfahren Sie im Bereich Kostenrechnung. |
| KST-Aufteilungsprofil | Weisen Sie hier diesem Konto ein Kostenstellen-Aufteilungsprofil zu (nur bei Erfolgskonten aktiv). Falls es sich beim Konto um ein Abschreibekonto von Anlagen handelt und Sie die Abschreibungen über das Modul "Anlagenbuchhaltung" von ASA HOTEL nutzen, müssen Sie ein KST-Aufteilungsprofil vom Typ "Individuell" hinterlegen. Damit können Sie bestimmen, dass die Kostenstellen lt. den KST-Aufteilungsprofilen der Anlagen verwendet werden. Ansonsten können beim Verbuchen der Abschreibungen Warnmeldungen auftreten. Wie Sie Kostenarten anlegen und wie die Kostenrechnung im Allgemeinen funktioniert, erfahren Sie im Bereich Kostenrechnung. Wenn Sie in den Anlagen ein KST-Aufteilungsprofil hinterlegen, muss dies den Wert "Fix" oder "Änderbar" haben, damit die Kostenstellen der Anlage in die Finanzbuchhaltung übernommen werden (vgl. Anlagen). |
| KTR-Aufteilungsprofil | Weisen Sie hier diesem Konto einen Kostenträger-Aufteilungsprofil zu (nur bei Erfolgskonten aktiv). Wie Sie Kostenarten anlegen und wie die Kostenrechnung im Allgemeinen funktioniert, erfahren Sie im Bereich Kostenrechnung. |
| Gesperrt | Wenn Sie ein Konto sperren wollen, setzen Sie hier diese Option. Das Konto steht dann nicht mehr zur Auswahl. |