Was sind externe Reservierungen?
Eine "externe Reservierung" wird immer dann angelegt, wenn eine Online-Buchung / Anfrage / Newsletteranmeldung /Anzahlungen über ein Internet-Portal erfolgt. Alle relevanten Informationen, die das Portal zur Verfügung stellt, werden in die externe Reservierung übernommen. Je nach den Einstellungen im Internet-Portal wird die externe Reservierung mit einer automatisch angelegten internen Reservierung verknüpft. Die Reservierung scheint im Zimmerplan auf und wird als "Zu kontrollieren" geflaggt. .
Ist eine Reservierung mit einer externen Reservierung verknüpft, wird im Reservierungsformular die Externe ID angezeigt. Über die Schaltfläche "'Externe' Reservierung" wird das Formular mit den Daten der externen Reservierung geöffnet. Wird der Bucher nicht automatisch angelegt, kann mit der Schaltfläche "'Externer' Gast eintragen" der Abgleich mit der Gästedatenbank durchgeführt werden.
Inhalte einer externen Reservierung
Die externe Reservierung enthält, Reservierungs-, Gast-, Marketingdaten sowie diverse Hinweise und Bemerkungen, die vom Internet-Portal übermittelt werden. Außerdem wird automatisch das bestmögliche Zimmer zugeordnet (unterer Bereich). In der Regel wird der 'externe' Gast automatisch als „Gast“ angelegt und als Bucher in die Reservierung aufgenommen.
Sonderfall: Gast nicht automatisch eingetragen
In manchen Fällen ist sich das System nicht sicher, ob der Gast bereits im System existiert. In solchen Fällen wird anstatt fälschlicherweise ein Duplikat anzulegen der externe Gast nicht direkt zugeordnet, sondern der Gastname mit Mailadresse als Bemerkung in der Reservierung hinterlegt. Dies ist häufig der Fall, wenn es Ähnlichkeiten zu bestehenden Gastprofilen gibt, aber keine vollständige Übereinstimmung vorliegt.
Vorgehensweise bei nicht eingetragenen Gästen
Falls der Gast nicht automatisch zugeordnet wird, ist eine manuelle Zuweisung erforderlich. Hier sind die Schritte:
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Externer Gast eintragen: Direkt in der Reservierungsmaske auf den Button „Externer Gast eintragen“ klicken. Alternativ kann man in die externe Reservierung wechseln und dort oben rechts auf "Eintragen" klicken.
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Gastabgleich: Nach dem Eintragen wird der Gastabgleich angezeigt. Hier kann der Benutzer prüfen, ob der Gast bereits im System existiert und gegebenenfalls den passenden Datensatz auswählen oder den Gast als neuen Eintrag speichern.
Hinweise und Bemerkungen
- Hinweise: Externe Reservierungen zeigen häufig spezifische Details an, die von der Buchungsplattform übermittelt wurden, wie z.B. inkludierte Services, Anreise- und Abreisedaten, Kommission Preisinformationen.
- In den Bemerkungen werden häufig Kommentare des Gastes angezeigt.
Nicht automatisch eingetragene Reservierungen, Anfragen und nicht zugeordnete Anzahlungen
Im Falle von Anfragen oder nicht zugeordneten Anzahlungen wird die 'externe' Reservierung im rechten Bereich des Zimmerplans angezeigt und muss abgearbeitet werden.
Anzeige im Zimmerplan von externen Reservierungen, die zu bearbeiten sind.
Ist die externe Reservierung mit keiner internen Reservierung verknüpft, ist dieses Feld in der externen Reservierung leer.
Buchen von externen Reservierungen
Je nach Use Case kann, ein anderes als das vom System vorgeschlagene Zimmer oder Angebot ausgewählt werden, das besser zur Anfrage oder den Anforderungen des Gastes passt. Sobald die Auswahl abgeschlossen ist, kann die Anfrage über die Schaltfläche „Buchen“ finalisiert werden. Damit wird eine 'interne' Reservierung angelegt, die im Zimmerplan aufscheint. Nach dem Einbuchen wird die externe Reservierung automatisch auf erledigt gesetzt und das aktuelle Datum und Uhrzeit eingesetzt.
Umgang mit Anzahlungen
Falls eine Anzahlung über das Internet-Portal eingelesen wurde, diese jedoch nicht automatisch zugeordnet werden konnte (bspw. aufgrund fehlender Reservierungs-ID), wird die Schaltfläche „Anzahlung zuweisen“ aktiviert. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche kann die Anzahlung manuell der entsprechenden Reservierung zugewiesen werden. So wird sichergestellt, dass alle geleisteten Zahlungen korrekt erfasst und den jeweiligen Buchungen zugeordnet werden.