Veranstaltungspakete I Arbeitsweise

Vordefinierte Pakete können auf verschiedene Art und Weise gebucht werden:

• Direkt auf eine Raumreservierung

• Auf eine Zeitplanposition

• über ein Kommando als reine Kosten in die Extras (diese Pakete wird weder auf dem Veranstaltungsüberblick noch in der Raumreservierung angezeigt)

Pakete, welche Positionen mit dem Flag "pro Person" beinhalten, werden anhand der Teilnehmer-Anzahl berechnet. Je nach dem ob das Paket auf eine Raumreservierung oder in einer Zeitplan-Position gebucht wird, muss die Teilnehmer-Anzahl an der entsprechenden Stelle angegeben werden.

Wirft man einen Blick in das Paket, sieht man die dazugehörigen Extras, Ressourcen und Einstellungen.

Paket-Split

Ab Version 25.05 (erscheint voraussichtlich im Juli/August 2025) steht eine neue Funktion in der Hotelsoftware ASA HOTEL zur Verfügung:
Zusatz-, Spa- und Veranstaltungspakete, die mit einer Menge größer als 1 aufgebucht wurden, können nun:

• auf mehrere Positionen aufgeteilt (gesplittet) werden

• bereits eingetragenen Zimmergästen zugewiesen werden

Diese Funktion ermöglicht eine flexible Abwicklung komplexer Buchungsszenarien, insbesondere bei Gruppen- oder Veranstaltungsreservierungen.

Zugriff auf die Funktion

1. Die Hotelreservierung öffnen

2. In den Bereich „Aufbuchungen“ wechseln

3. Den Reiter „Pakete“ aufrufen

Darstellung im Reiter „Pakete“

Im Reiter „Pakete“ werden alle aufgebuchten Zusatz-, Spa- und Veranstaltungspakete tabellarisch mit relevanten Informationen angezeigt.

Im unteren Bereich des Fensters werden – abhängig vom markierten Paket – die folgenden verbundenen Buchungen dargestellt:

• Spa-Buchungen

• Extrabuchungen

• Ressourcenreservierungen

Unterhalb der Paketauflistung stehen zwei neue Funktionen zur Verfügung:

1. Menge splitten

• Öffnet einen Dialog zur Auswahl der aufzusplittenden Menge

• Beispiel:
  Eine Veranstaltung mit 70 Personen wurde auf ein Paket gebucht.
  Firma A übernimmt die Kosten für 40 Personen, Firma B für 30 Personen.
  → Über die Funktion „Menge splitten“ kann die gewünschte Teilmenge (z. B. 40) ausgewählt werden.
  → Nach dem Splitten entstehen zwei getrennte Paketzeilen:

  • Eine Zeile mit der Menge 40 (z. B. für Firma A)

  • Eine Zeile mit der Menge 37 (z. B. für Firma B)

Hinweis: Nach dem Splitten sind beide Paketzeilen unabhängig voneinander weiterbearbeitbar, z. B. zur Verrechnung mit unterschiedlichen Zahlern oder zur individuellen Zuweisung.

Auch unter dem Reiter Extras erscheinen jetzt alle Extrabuchungen mit der aufgesplitteten Menge:

2. Zuweisung an Zimmergäste

Wenn Pakete direkt auf die bereits hinterlegten Zimmergäste verteilt werden sollen, steht das Kommando „Zimmergästen zuweisen“ zur Verfügung.

• Beim Klick auf das Kommando öffnet sich ein Dialog mit allen aktuell eingebuchten Zimmergästen.

• Die gewünschte Auswahl kann wie folgt getroffen werden:

  • Einzelne Gäste durch Aktivieren des Flags „Ausgewählt“

  • Oder alle Gäste durch Klick auf „Alle auswählen"

Nach dem Bestätigen:

• Für ein Paket mit der Menge 70 und 70 ausgewählten bzw. hinterlegten Gästen werden 70 einzelne Positionen mit der Menge 1 angelegt.

• Diese Positionen sind nun den jeweiligen Zimmergästen zugewiesen.

• Beim Erstellen der Abrechnungskonten mit der Option „Getrennt pro Gast“ erfolgt die korrekte Aufteilung und Darstellung.

Besonderheiten:

• Weniger ausgewählte Zimmergäste als Paketmenge:
  → Es werden einzelne Positionen für die ausgewählten Gäste erstellt (jeweils Menge 1)
  → Zusätzlich entsteht eine Restposition mit der verbleibenden Menge, welche keinem Zimmergast        zugewiesen wird

  → Beispiel: Menge 40 wird 10 Zimmergästen zugewiesen

• Mehr ausgewählte Gäste als Paketmenge:
  → Ein Hinweis erscheint, dass nicht alle ausgewählten Gäste zugeordnet werden konnten
  → Nur so viele Positionen werden erstellt, wie der Paketmenge entsprechen. Diese werden den ersten Zimmergäste der Tabelle laut Position zugewiesen.

Zusätzliche Hinweise

• Die Funktion kann nur verwendet werden, wenn die ursprüngliche Paketmenge größer als 1 ist.

• Nach dem Split oder der Zuweisung sind die Aufbuchungen weiterhin bearbeitbar.

• Die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit bei Gruppenbuchungen wird deutlich verbessert.

Ziel der Funktion:
Effiziente Verwaltung und transparente Zuordnung von Zusatzleistungen bei Gruppenreservierungen oder bei gemischter Kostenverantwortung innerhalb einer Buchung.