Listenkommando Gruppierte Summen

Mithilfe des Listenkommandos „Gruppierte Summen“ können in allen Tabellen schnell und unkompliziert Felder nach gewünschten Kriterien summiert werden. Gerade bei umfangreichen Analysen ist es oft sinnvoll, nicht jede Einzelposition aufzuführen, sondern mehrere Datensätze zusammenzufassen, um einen besseren Überblick über Kennzahlen zu erhalten. Zum Beispiel kann man Extrabuchungen nach Verkaufsstellen gruppieren, die Anzahl der Anreisen eines Jahres nach der Anzahl der Aufenthalte aufteilen oder herausfinden, welche Firmen den höchsten Umsatz generiert haben.

Vorgehensweise

In die Tabelle mit den relevanten Datensätzen wechseln
Öffnen Sie zunächst die Tabelle, in der Sie die Daten analysieren möchten (z. B. „Abrechnungskonten“, „Zimmerreservierungen“, „Extrabuchungen“ usw.).

Daten filtern
Nutzen Sie ggf. vorhandene Filtermöglichkeiten, um die Anzeige auf jene Datensätze zu beschränken, die Sie auswerten möchten.
Tipp: Überlegen Sie sich vorab, welche Kriterien die gewünschte Analyse am besten abbilden (z. B. Zeitraum, Verkaufsstelle, Saldo etc.).

Listenkommando „Gruppierte Summen“ betätigen
Klicken Sie im Kontextmenü auf „Gruppierte Summen“, um das entsprechende Dialogfenster zu öffne
Spalten hinzufügen
Im Dialog für „Gruppierte Summen“ können Sie über die Schaltfläche „Spalte anfügen“ festlegen, nach welchen Kriterien gruppiert werden soll.

• • Die Reihenfolge der Spalten bestimmt dabei, in welcher Hierarchie summiert wird.
  • Arbeiten Sie sich von links nach rechts vor: Links bestimmen Sie die Gruppierungsfelder, rechts werden die Summenfelder angezeigt.Auf der rechten Seite werden die Summenfelder definiert, also jene Felder, die tatsächlich addiert bzw. berechnet werden sollen (z. B. Umsatz, Anzahl, Beträge etc.).

Ergebnis überprüfen und drucken / kopieren
Nach dem Bestätigen des Dialogfensters werden die Daten in Gruppierungen zusammengefasst und die entsprechenden Summen pro Gruppe dargestellt. So behalten Sie auch bei einer großen Anzahl an Einzelzeilen einen verständlichen Überblick. Hier kann auch im Kontextmenü unter den drei Punkten das Kommando "Kopieren" ausgeführt werden, damit können die berechneten Summen kopiert und in die Zwischenablage kopiert und beispielsweise in eine Excel-Tabelle eingefügt werden. Es ist ebenso möglich direkt eine Liste auszudrucken, worauf auch die Gesamtsummen sichtbar werden.

Ansicht speichern
Wenn Sie die Ansicht später erneut verwenden möchten, können Sie oben rechts oder in den Einstellungen/Voreinstellung die Option „Ansicht speichern“ wählen. Damit bleiben Ihre gewählten Gruppierungskriterien und Summenfelder erhalten.

Zusätzliche Tipps

• Mehrstufige Gruppierung nutzen: Sie können mehrere Felder hinzufügen, um mehrstufige Auswertungen zu erstellen (z. B. zuerst nach Verkaufsstelle und innerhalb dieser Ebene nach Extras).
• Erweiterte Filter: Über tiefere Filter lassen sich die Datensätze noch gezielter eingrenzen (z. B. nur Buchungen ab einem gewissen Datum oder nur Buchungen für eine bestimmte Verkaufsstelle).

Durch diese schrittweise Anleitung erhalten Sie schnell einen prägnanten Überblick über relevante Summen und Kennzahlen. Nutzen Sie dieses mächtige Feature, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Daten in ASA HOTEL optimal zu analysieren.