Zusatzpakete – ASA Hilfe Center

Mit den Zusatzpaketen können mehrere Extras (z. B. Kaffee, Brunch, Spa-Zutritt) und Ressourcen (z. B. E-Bikes, Badetaschen, Schlittschuhe) zu Paketen zusammengefasst werden. Anstatt jedes Extra einzeln aufzubuchen oder die Ressourcen getrennt zu buchen, ermöglicht Ihnen ein Paket die Bündelung aller zugehörigen Extras trotz unterschiedlicher MwSt.-Sätze in einer einzigen Aktion. Die Zusatzpakete sind mit der Verwaltung der Spa-Pakete und Veranstaltungspakete vergleichbar.

Beispielsweise kann mit den Zusatzpaketen ein „Pre Check-in Paket“ so gestaltet werden, dass der Spa-Zutritt, das Kuchenbuffet und die Badetasche gleichzeitig erfasst werden.

Vorgehensweise

Zusatzpakete definieren

Wechseln zu Hotel >> Stammdaten >> Zusatzpakete
Legen Sie ein neues Paket an oder bearbeiten Sie ein bestehendes Paket.
Fügen Sie die gewünschten Extras (z. B. Menü, Croissants etc.) und ggf. Ressourcen (z. B. Garagenplatz) hinzu. Im Paket-Extra kann der Rhythmus der Verbuchung, der Preis, ob das Extra pro Person und die Personengruppen definiert werden. In der Paket-Ressource kann zusätzlich die Preisberechnung und die Uhrzeit/Dauer (wann wird die Ressource von den Kapazitäten abgezogen) der Ressource hinterlegt werden.
Innerhalb der Pakete (Zusatzpaket, Veranstaltungspaket und Spa-Paket) können den Extras und Ressourcen eine Position zugewiesen werden.
- Diese Position wird beim Aufbuchen in die Reservierungs-Extras/Reservierungs-Ressourcen als Paket-Position eingetragen.
- Anhand dieser Position werden die Extras/Ressourcen im Abrechnungskonto, Angebot, Veranstaltungsüberblick und Webmail sortiert.
Pakete können mit der Logis abgerechnet werden und gesamtheitlich pro Person aufgebucht werden (dabei wird bei allen Paket-Extras und -Ressourcen das Flag "Pro Person" aktiviert).

Buchung eines Zusatzpakets

Der Zugang zu den Zusatzpaketen erfolgt in den Extra-Aufbuchungen der Reservierung über zwei Wege, die zur selben Übersicht führen:
- Reiter „Extras": Hier stehen die Befehle „Zusatzpaket buchen…" (öffnet direkt den Auswahldialog für ein neues Paket) sowie „Gebuchte Pakete" (öffnet die Übersicht der bereits gebuchten Pakete) zur Verfügung.
- Reiter „Pakete": Zeigt dieselbe Übersicht wie „Gebuchte Pakete" im Reiter „Extras". Auch hier steht der Befehl „Zusatzpaket buchen…" zur Verfügung, um weitere Pakete hinzuzufügen.
In der Übersicht der gebuchten Pakete lassen sich bestehende Buchungen bearbeiten (siehe Punkt 3), splitten oder löschen.
Falls das Paket Ressourcen enthält (z. B. E-Bikes, Kindersitze etc.), öffnet sich der Ressourcenassistent, um die zeitliche und räumliche Zuordnung zu buchen.
Alternativ kann die Buchung eines Zusatzpakets auch über den Spa-Planer erfolgen – siehe Abschnitt "Zusatzpakete über den Spa-Planer buchen und einsehen" am Ende dieses Artikels.

Gebuchtes Zusatzpaket nachträglich anpassen

Ab Version 26.07: Bereits gebuchte Zusatzpakete lassen sich direkt in der Tabelle der Gebuchten Pakete korrigieren, ohne die Buchung löschen und neu erfassen zu müssen:

Menge: Kann geändert werden, wenn bei allen zugehörigen Aufbuchungen (Extras und Ressourcen) bisher dieselbe Menge hinterlegt war. Eine Menge größer 1 ist nur dann möglich, wenn weder das Paket selbst noch eines seiner Extras oder Ressourcen das Flag "Pro Person" aktiviert hat – sobald mindestens ein Bestandteil des Pakets pro Person verbucht wird, muss jede Person einzeln (Menge 1) gebucht werden. Der neue Wert wird bei einer Änderung automatisch auf alle zugehörigen Aufbuchungen übertragen.
Rabatt: Kann analog angepasst werden, sofern bisher ein einheitlicher Rabatt bei allen Aufbuchungen des Pakets vorlag.
Zimmerreservierung/Zimmergast: Wurde ein Paket versehentlich auf das falsche Zimmer oder den falschen Gast gebucht, kann dies direkt korrigiert werden, sofern die Zuordnung bei allen Aufbuchungen bisher eindeutig war.
Gedruckt: Der Druckstatus einzelner Paket-Positionen kann manuell gesetzt werden. Das ist z. B. nützlich, wenn beim Drucken des Bons bestimmte Pakete nicht mit ausgedruckt werden sollen.
Druck Bon: Über den Befehl „Druck Bon" oder das Druckersymbol lässt sich der Bon für das Paket drucken (Einzel-, Listen- oder Seriendruck).
Split…: Teilt die Menge eines Pakets auf – siehe eigener Abschnitt unten.
Löschen…: Entfernt die markierte Paket-Buchung.

Eine Bearbeitung ist jeweils nur möglich, wenn der betreffende Wert bei allen zugehörigen Einzelaufbuchungen des Pakets bisher identisch war. Bestand bereits ein uneinheitlicher Zustand (z. B. unterschiedliche Rabatte je Extra), ist das Feld gesperrt, um versehentliche Fehlkorrekturen zu vermeiden.

Kommando "Split" (Menge splitten)

Ab Version 26.07: Das Kommando Split wurde erweitert: Zusätzlich zur Split-Menge kann nun auch die Anzahl der Splitvorgänge angegeben werden. Dadurch lässt sich z. B. ein Paket mit Menge 100 in einem Schritt in 9 Einzelpakete mit Menge 10 aufteilen, statt das Split-Kommando neunmal einzeln ausführen zu müssen.

Zusatzpaket löschen

In der Übersicht der gebuchten Pakete steht das Kommando "Löschen…" zur Verfügung, um ein Paket zu entfernen.

Ergebnis überprüfen
- Nach erfolgreicher Buchung eines Zusatzpakets sehen Sie in den Extra-Aufbuchungen alle Extras mit der Referenz auf das Paket entsprechend verbucht.
- So haben Sie mit nur wenigen Klicks alle Einzelleistungen zusammengefügt, was Zeit und Aufwand reduziert.

Zusatzpakete über den Spa-Planer buchen und einsehen

Dieser Abschnitt betrifft ausschließlich Hotelbetriebe, die das Modul Spa aktiv im Einsatz haben.

Ist das Spa-Modul aktiv, können Zusatzpakete auch direkt aus dem Spa-Planer heraus verwaltet werden, ohne in die Reservierung wechseln zu müssen:

Nach Auswahl von Zimmerreservierung, Zimmergast bzw. Gast im Spa-Planer über „Zusatzpaket buchen…" das gewünschte Paket wie gewohnt auswählen und verbuchen – der Ablauf entspricht der Buchung über die Extra-Aufbuchungen (siehe Punkt 2 oben).
Über „Gebuchte Pakete…" lassen sich die für den ausgewählten Zimmergast bereits gebuchten Pakete direkt im Spa-Planer einsehen, ohne die Reservierung öffnen zu müssen. Die Pakete werden dabei stets vollständig mit allen zugehörigen Aufbuchungen angezeigt – auch dann, wenn ein Paket zwischenzeitlich auf mehrere Abrechnungskonten aufgeteilt wurde.

Alle übrigen in diesem Artikel beschriebenen Schritte (Definieren, Bearbeiten, Löschen, Ergebnis überprüfen) gelten unverändert – unabhängig davon, ob über den Spa-Planer oder über die Extra-Aufbuchungen gebucht wird.

Zusätzliche Tipps

Pakete flexibel gestalten: Passen Sie die Inhalte Ihrer Zusatzpakete an saisonale Gegebenheiten an (über Preis-Indizes im Paket).

Durch die geschickte Nutzung von Zusatzpaketen sparen Sie Zeit beim Verbuchen mehrerer Extras und behalten dank des Ressourcenassistenten einen klaren Überblick über die Verfügbarkeiten. Nutzen Sie diese Funktion, um Ihren Gästen attraktive Paketangebote zu machen und interne Abläufe effizient zu gestalten.