Version 25.03

Splitting von Abrechnungskonten

• Vereinfachte Aufteilung (Splitting) von Positionen zwischen Abrechnungskonten: Mit dem Kommando „Split“ im Abrechnungskonto (nur verfügbar, solange das Konto nicht definitiv ist) können Positionen von einem Abrechnungskonto auf ein anderes übertragen werden. Detailinfos finden sich im dazugehörigen Artikel. 

  Beim Ausführen des Kommandos öffnet sich ein Dialog:

  • Das Ziel-Konto wird abgefragt. Über die Schaltfläche „+Hinzufügen“ kann auch ein neues Konto erstellt werden.

  • In einer Liste auswählbarer Kontopositionen können einzelne Positionen für das Splitting markiert werden.
    → Nur Positionen mit einem zugewiesenen Rechnungskonto und einem Betrag sind auswählbar.

  • In der Spalte „Split-Betrag“ kann der zu übertragende Teilbetrag individuell festgelegt werden.
    → So wird maximale Flexibilität beim Aufteilen ermöglicht.

  Nach Bestätigung der Operation:

  • Die gewählten Positionen (mit den angegebenen Teilbeträgen) werden dem Ziel-Abrechnungskonto zugewiesen.

  • Im Reiter „Splittings“ sind die zugehörigen Einträge sowohl im Ausgangs- als auch im Zielkonto ersichtlich.
    

Kontrolle von Kreditkartenzahlungen

• Neue Verwaltung, um Kreditkartenzahlungen nach Eingang der Zahlung durch das Kreditkarteninstitut auszubuchen.
  

Umbenennungen in der Preisliste aufgrund der Erweiterungen der Revenue Preise

• Import mehrerer Ratenpläne und Belegungspreise von Rate Managern:
  • Umbenennungen (Übersetzungen):
    • Basis-Saisonspreise" in "Kategoriepreise" umbenannt.
    • Basispreise" in "Kategoriepreise" oder "Revenue-Preise (vorher Basis-Tagespreise)"
    • Felder, Einstellungen und Meldungen, die sich auf Basispreise beziehen, wurden entsprechend geändert (-> Kategoriepreise)
    • Felder "Revenue Management" in "Revenue Management Profile berücksichtigen" umbenannt.
  • Internet-Portale:
    • AlpineBits um das Einlesen von Revenue-Preisen beliebiger Angebote erweitert. Das Mapping erfolgt über die Ratenpläne mit aktivierter Preisverwaltung.

Eingabe der Revenue Preise (ex Basis-Tagespreise)

• Die Basis-Tagespreise wurden in Revenue-Preise umbenannt und um eine Referenz auf ein Angebot erweitert.
  

• Die Eingabe der Revenue Preise wurde vereinfacht. Für Wochenenden kann der Preis jetzt eigens eingegeben werden. Die Eingabe unterstützt einen "Fixpreis", "Differenz" und "+/- Prozent". Bei prozentuellen Auf-/Abschlägen kann nun auch eine (strategische) Rundung angegeben werden. Bei der Eingabe von Preisdifferenzen wird der eingegebene Wert bei allen Verpflegungsvarianten eingesetzt (bisher wurde der in der Preisliste hinterlegte Verpflegungsaufschlag addiert). Zusätzlich wird beim Setzen eines Preises automatisch der vorherige im entsprechenden Feld gespeichert und der aktuelle Zeitpunkt als letzte Preisänderung festgehalten.
  

• Eingabe Preis pro Belegung in Revenue-Preisen: Revenue-Preise um Feld "Belegung" erweitert.
  

Angebotspreise belegungsspezifisch

• Die Angebotspreise werden nun belegungsspezifisch verwaltet. Die Preise werden in der Untersammlung "Belegungspreise" gepflegt. Beim Update werden die Preise in die neue Tabelle ausgelagert, als Belegung wird die Standardbelegung der Zimmerkategorie eingetragen (leer bei Preisangaben ohne Zimmerkategorie).
  
  • • Berücksichtigung der Belegung:
      • Bei der Preisberechnung für Leistungsaufbuchungen, berechnete Angebotspreise und Internet-Portale.
      • Beim Einlesen von Revenue-Preisen über Internet-Portale (Rate Manager) werden nun alle Belegungsvarianten von Mindest- bis Standardbelegung unterstützt.
      • Die Aktualisierung der Revenue Preise über das entsprechende Kommando um die Belegung wurde erweitert.
  • Die Revenue-Preise haben Vorrang vor den Angebots- und Kategoriepreisen. Die angebotsspezifischen Revenue-Preise haben wiederum Vorrang vor den kategoriespezifischen, und zwar pro Datum und Belegung.

Multi Property

• Mehrere Betriebe mit gemeinsamer Gästedatenbank: Beim Neuanlegen einer Firma, wird diese automatisch in alle Betriebe derselben Datenbank repliziert.

Extras auf der Verpflegungsvorschau

• Neues Feld "Verpflegung" wurde zu Extras hinzugefügt.
  Sobald man beim Extra den Haken Verpflegung aktiviert, wird dieses Extra in der Verpflegungsvorschau angezeigt, dies ermöglicht eine genaue Planung der Küche oder des Restaurants.

Stornostatus in den Konsumationen

• Kommando zum Stornieren von Extrabuchungen:
  • Es gib nun das neue Feld "Stornostatus" in den Konsumationen.
  • Kommando zum Stornieren/Gegenbuchen von Konsumationsbuchungen eingebaut: Wie bei den Leistungen schon im Einsatz, können nun alle Konsumationsbuchungen über das entsprechende Kommando storniert/gegengebucht werden.

Kategorie- & Zimmerplan

• Im Zimmer-, Veranstaltungs- und Ressourcenplan können nun mehrere Objekte (z.B. Reservierungen) gleichzeitig geöffnet werden.
  
• Externe Reservierungen werden nun in der Verfügbarkeitsberechnung im Kategorieplan berücksichtigt.
• Im Zimmerplan (Web und Swing) kann nach der Etage gefiltert werden. Die Einstellung kann gespeichert werden.
  
• Im Web-Kategorieplan können nun mehrere Kategorien gleichzeitig aufgezogen werden. Dabei muss das Start- und Enddatum aller neu aufgezogenen Reservierungen gleich sein, damit sich der Reservierungs-Assistent mit den ausgewählten Kategorien öffnet, ansonsten wird eine Meldung ausgegeben.
  
• Neue Voreinstellung "Getrennt pro Haus" im Kategorieplan unter den Tab "Kategorieplan". Diese Einstellung gibt an, ob die Kategorien im Plan pro Haus getrennt werden. Standardmäßig aktiv.
  Wenn diese Einstellung deaktiviert wird, werden die Kategorien nicht mehr getrennt. D.h. jede Kategorie kommt im Plan nur mehr einmal mal vor.
  
• In den Web-Plänen kann nun eingestellt werden, ob die Kalenderwoche im Header angezeigt werden soll.
  

Schnittstellen

• Automatischer DATEV Export (per Mail) bei Tagesabschluss: Systemkonfigurationen → Betrieb →  Statistik/Tagesabschluss "DATEV Export" wurde erweitert ("---", "Exportieren", "Übertragen (Datenaustausch). Beim Tagesabschluss wird somit der DATEV-Export übertragen. 

• DATEV: Falls die Zahlungen offener Posten bei DATEV übertragen werden, werden nun beim Export der Kassenbucheinträge jene mit Geschäftsvorfall "Zahlung offene Posten" ausgeschlossen.

• Feratel: Nach jeder der Übertragung einer Gästemeldung, wird versucht einen neuen Nummernblock anzufragen und zu übernehmen.

Gäste

• Neue Einstellung in der Systemkonfiguration "Stammgast ab Aufenthalte" unter Betrieb → Reservierung → Tab: Allgemein. Diese Einstellung gibt an, ab wievielten Aufenthalt eines Hauptgastes die Reservierung als "Stammgast" gilt. Falls eine Buchungsgruppe oder ein Werbemedium für Stammgäste hinterlegt ist, wird das Setzten des Flags über das Werbemedium oder die Buchungsgruppe entschieden. D.h. diese Einstellung hat in diesem Fall keinen Einfluss!

Veranstaltungsverwaltung

• Neue Berichte "Ablauf Zeitplan nach Tag" und "Ablauf Zeitplan nach Tag & Veranstaltung" wurden hinzugefügt.
  
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• In Zeitplan-Vorlagen-Positionen können nun auch Aufgaben-Vorlagen hinterlegt werden. Das heißt, sobald dieser Zeitplan ausgewählt wird, wird automatisch eine Aufgabe generiert. Die Felder "Beginnt am", "Endet am" und "Fällig am" sind jene, welches beim Erstellen aus der Vorlage angegeben werden.

• Bericht Veranstaltungsüberblick: Neue Option "Paket drucken" wurde hinzugefügt.
• Beim Verschieben einer Ressourcen- oder Raumreservierung wird nun das Datum der zugehörigen Extrabuchungen aktualisiert.
• In der Veranstaltung und Zeitplanposition kann man die Teilnehmeranzahl nicht mehr ändern, falls das Aufgebucht-Häkchen gesetzt ist. Dafür gibt es nun das neue Kommando in den Veranstaltungen und Zeitplanpositionen: "Teilnehmeranzahl aktualisieren". Dieses Kommando öffnet einen Dialog, wo man die neue Teilnehmeranzahl angeben kann und ob die Aufbuchungen aktualisiert werden sollen. Falls Aufbuchungen aktualisiert werden sollen, werden die Extras und Ressourcen, welche aktuell die gleiche Menge/Anzahl haben wie die Teilnehmeranzahl auf die neue Teilnehmeranzahl aktualisiert. 
• Neues Kommando "Extras übernehmen" in den Raumreservierungen. Funktioniert genau so wie das Kommando "Extras übernehmen" in den Zimmerreservierungen.

Aufgaben

• Aufgaben können nun Zimmerreservierungen oder Raumreservierungen zugewiesen werden.
  In der Aufgaben-Web-App, wird die hinterlegte Zimmerreservierung, Raumreservierung oder Zeitplanposition angezeigt. Im Bericht "Fällige Aufgaben" werden ebenfalls zusätzlich die hinterlegte Zimmerreservierung, Raumreservierung oder Zeitplanposition angezeigt.

Gutscheinverwaltung

• Gutscheine mit Wert 0€ verkaufen/einlösen: Gratis-Gutscheine werden nun speziell verwaltet (neuer Gutscheintyp: "Gratis-Gutscheine"). Sie haben keinen Wert und werden lediglich einmal eingelöst (entwertet), es werden keine Verkaufstransaktionen verwaltet.

Quick-Infos

• Ein neuer Filter "Noch abzurechnen" wurde in der Quick-Info "Abreisen" hinzugefügt.  Es filtert nach jenen Zimmerreservierungen, die noch nicht definitiv verrechnete Konsumationen besitzen.
  

Reservierungen (-Assistent)

• Es gibt in der neuen "Kontrollieren" - Tabelle ein neues Kommando "Aufgabe erstellen". Das Kommando erzeugt aus dem Kontrollieren-Eintrag eine neue Aufgabe. Sobald die Aufgabe erzeugt wurde, wird der Kontrollieren-Eintrag automatisch auf Erledigt gesetzt.

• Im Reservierungsassistenten kann nun nach Etage gefiltert werden.
  
• Im Reservierungsassistenten ist eine Mehrfachauswahl der Zimmerkategorien nun möglich.
  

ASA Pay

• Der Zahlungsdialog (elektronisch bezahlen) unterstützt jetzt das direkte Online Erfassen einer Kreditkarte. Die Kreditkarte wird nicht gespeichert und nur für den aktuellen Vorgang verwendet.
  

Berichte / Auswertungen / Analysen

• Neues Feld "Storniert am" in den Konsumationsbuchungen eingebaut (auch bei den Leistungsbuchungen). Leistungsbuchungen werden beim Stornieren der Reservierung oder der zugehörigen Zimmerreservierung nun storniert anstatt gelöscht.
• Die Einstellung "Stornierte Reservierungen verrechnen" hat nun keinen Einfluss mehr darauf, ob Leistungsbuchungen bei einem Reservierungsstorno gelöscht werden oder nicht, denn diese werden nun wie alle anderen Konsumationen storniert.
  Es wird die Löschung einer Reservierung nun abgewiesen, falls fix statistikrelevante Konsumationsbuchungen vorhanden sind.
  • Stornieren der Leistungen:
    • Leistungen, die nicht statistikrelevant sind, werden gelöscht
    • Leistungen, die abgeschlossen und umsatzrelevant sind, werden wie bisher gegengebucht
    • Noch nicht abgeschlossene Leistungen oder fix nicht umsatzrelevante Leistungen werden storniert.
• Revenue Report nach Angebotstitel: Revenue Report unterstützt nun auch das Kriterium "Angebotstitel".
  
• Neue Berichte in der Analysegruppe S90 Kontrollen für stornierte Spa- und Extrabuchungen hinzugefügt.
  
• Management Dashboard: Umsatz pro Sparte eingebaut.
  
  
• Neuen Bericht "Saldenliste zum..." wurde hinzugefügt, zugänglich unter Auswertung → Daten Saldendaten → Saldokontrolle → Erlöse (Details...) → Drucken

Tagescheck

• • • Neuen Tagescheck für "Vergangene Reservierungen mit zu verrechnenden umsatzrelevanten Konsumationen" eingebaut. Somit wird sichergestellt, dass alle fix umsatzrelevanten Konsumationen irgendwann mit einem Abrechnungskonto verrechnet werden.
      

Rechnungen

• Die Fensterbreite im Bericht für Rechnungen / Quittungen ist nun einstellbar. 
  

ASA Webmail

• Webmail Free von 3 Templates auf 10 Templates und Basic von 10 Templates auf 20 Templates erhöht.
• Im Angebotsblock können nun auch die Hotel-Ressourcen getrennt angezeigt werden. Darstellung ist identisch zu jener der Veranstaltungs-Ressourcen.
• Damit die Namen der Zimmergäste, aber keine Zimmernummer im Angebotsblock oder Abrechnung angezeigt werden können, wurde eine weitere Option in den Systemkonfigurationen → Abrechnung → Druck → Gruppierung eingebaut: "Pro Zim. mit Gast". Diese Option zeigt bei der Gruppierung pro Zimmer nur den Gastnamen an.

Externe Extras

• Das Feld Kassenbuchkonto (triggert Kassenbuch-Transaktion bei Buchung von externen Extras) wurde von Umsatz- auf Rechnungskonto verschoben.
  

  Um die doppelte Behandlung von Kassenbuchentnahmen für Trinkgelder zu vermeiden, werden die bei den Rechnungskonten zugeordneten Kassenbuchkonten nur mehr in folgenden Fällen berücksichtigt:

  • Bei allen Abrechnungskonten, falls die Erlöse für die Buchhaltung aus den Abrechnungskonten berechnet werden.

  • Es handelt sich um ein umsatzrelevantes Abrechnungskonto (Externer Umsatz, Direktrechnung, Gutschrift).
    NOTE: Wenn mit Umsatzdaten (Systemkonf./ Betrieb/Abschluss/Erlöse für Buchhaltung/Berechnung aus Umsatzdaten) gearbeitet wird, dann sollte das Kassenbuchkonto direkt dem jeweiligen Extra zugeordnet werden. Bei Erlösen aus Umsatzdaten sollte bei jenem Extra, die direkt vom Programm aufgebucht werden (also keinen externen Umsätze), muss also Kassenbuchkonto direkt beim Extra hinterlegt werden.
    Die Entnahme wird in diesem Fall direkt bei der Aufbuchung des Extras getriggert, nicht doppelt bei Rechnungsstellung. Nur bei externen Umsätzen von Kassensystemen muss das Kassenbuchkonto im Rechnungskonto hinterlegt sein.

    Wenn mit Rechnungsdaten (Systemkonf./ Betrieb/Abschluss/Erlöse für Buchhaltung/Berechnung aus Abrechnungskonten) gearbeitet wird, dann ist das Kassenbuchkonto beim Extra ODER beim Rechnungskonto zu hinterlegen (ansonsten wird doppelt gebucht).

• Die Einstellung "Extras mit Vortag bis 'x' Stunden nach Mitternacht buchen" wird nun auch bei Kassenbucheinträgen berücksichtigt. Einträge, die in diese Zeitspanne fallen, werden mit Uhrzeit 23:59:59 vom Vortag verbucht. Voraussetzung ist allerdings, dass der letzte Eintrag im Kassenbuch vom Vortag ist.

Sonstige Tipps und Tricks

• Im Suchfeld des Menübaums kann man per <Arrow Up>/<Arrow Down> im Menübaum navigieren
• Es können nun einzelne Zellen in der gleichen Spalte markiert (grün) und kopiert werden.
  Die Aktionen "Spalte kopieren"  (im Kontextmenü) ist bei Mehrfachauswahl von Zellen zugänglich und kopiert die ausgewählten Zellen.