Korrespondenz an einzelne Zimmerreservierungen versenden

Mit ASA Webmail können Angebote, Reservierungsbestätigungen und andere Mitteilungen für einzelne Zimmerreservierungen innerhalb einer Gruppenbuchung erstellt und versendet werden. Dies ermöglicht, dass jeder Gast ein personalisiertes Dokument erhält – unabhängig von der gesamten Gruppenbuchung.

Voraussetzungen

Damit dies korrekt funktioniert, müssen für jeden Status (z. B. Anfrage, Option, Reserviert, Storniert) eigene E-Mail-Templates erstellt werden.

Wichtige Einstellung im Template

Beim Erstellen des Templates ist besonders wichtig:

• Bereich: „Zimmerreservierung“
  (Diese Einstellung unterscheidet das Template von jenen, die für den allgemeinen Versand gedacht sind.)

Personalisierte Anrede für Zimmergäste

Um sicherzustellen, dass nicht der Hauptbucher, sondern der jeweilige Zimmergast direkt angesprochen wird, empfiehlt es sich, im E-Mail-Template einen Merge-Tag mit der Anrede des Zimmergasts zu verwenden.

Hierfür muss im Template-Editor als Datenquelle die Sammlung „Zimmergäste“ ausgewählt werden.

Nun stehe alle Merge-Tags der Sammlung Zimmergäste zur Verfügung:

Um eine E-Mail zu versenden, deren Angebotsblock ausschließlich die Informationen einer bestimmten Zimmerreservierung innerhalb einer Gruppenbuchung enthält, geht man folgendermaßen vor:

1. Die entsprechende Gruppenbuchung wird in der Reservierungsübersicht geöffnet.

2. Anschließend wird die gewünschte Zimmerreservierung aufgeklappt.

3. In der Zimmerzeile kann nun das Kommando „ASA Webmail“ ausgewählt werden.

➡️ Auf diese Weise wird die E-Mail ausschließlich auf Basis dieser einen Zimmerreservierung erstellt – inklusive individueller Gastinformationen, Reisedaten und Zimmerdetails.

Sofern für die ausgewählte Zimmerreservierung ein Zimmergast mit hinterlegter E-Mail-Adresse erfasst wurde, öffnet sich ASA Webmail automatisch mit dem zugewiesenen Template.
Dieses enthält ausschließlich die Daten der betreffenden Zimmerreservierung, einschließlich individueller Gastinformationen und Reisedetails.

Die E-Mail wird direkt an die beim Zimmergast hinterlegte E-Mail Adresse gesendet.