Veranstaltungsüberblick

Der Veranstaltungsüberblick – auch bekannt als Function Sheet – ist ein zentrales Werkzeug im Veranstaltungs-Manager unserer Hotelsoftware. Er bietet allen Mitarbeitenden, die in die Planung, Durchführung oder Nachbereitung von Veranstaltungen eingebunden sind, eine strukturierte und leicht zugängliche Übersicht aller relevanten Informationen. Dazu gehören unter anderem Details zu Raum- und Zeitplänen, technischen Anforderungen, Cateringwünschen und individuellen Absprachen mit dem Kunden.

Ziel dieses Dokuments ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten jederzeit über den aktuellen Stand informiert sind und die Veranstaltung reibungslos abläuft – unabhängig davon, ob sie an der Rezeption, im Service, in der Küche oder im Veranstaltungsverkauf tätig sind.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie den Veranstaltungsüberblick aufrufen, interpretieren und effektiv nutzen können.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Der Veranstaltungsüberblick jeder einzelnen Veranstaltung lässt sich direkt über die zugehörige Reservierung aufrufen:

Der Veranstaltungsüberblick startet mit den wichtigsten Eckdaten der Veranstaltung, darunter das Reservierungsdatum, der Veranstaltungszeitraum, die zuständige Ansprechperson und Firma samt Kontaktdaten sowie allgemeine Bemerkungen und Hinweise für die Bereiche Rezeption, Reservierung, Veranstaltungsbüro, Housekeeping, Restaurant und Küche.

Beim Öffnen des Dialogs stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, mit denen individuell festgelegt werden kann, welche Informationen im Veranstaltungsüberblick angezeigt werden sollen. Im Folgenden werden die einzelnen Einstellungen ausführlich erläutert.

• Aufgaben drucken: Ist diese Einstellung aktiv, werden Aufgaben, die für diese Veranstaltung erfasst wurden angezeigt.

• Gesamtübersicht Raumreservierungen drucken: Eine Auflistung aller Raumreservierungen mit Angaben zu Bestuhlung, Beginn und Ende, Dauer, Status, Personen/Teilnehmer-Anzahl sowie gebuchtem Paket.

• Gesamtübersicht Zeitplan drucken (in Kombination mit "Interne Zeitplanpositionen drucken")

• Gesamtübersicht Zimmerreservierungen drucken

• Details der Raumreservierungen drucken: Für jede Raumreservierung werden alle relevanten Informationen aufgeführt.

• Bestuhlungsbild drucken: Diese Einstellung aktiviert die Anzeige der Grafik für die hinterlegte Bestuhlung beim Detail der Raumreservierung.

• Kostenübersicht Hotel drucken

• Kostenübersicht Veranstaltung drucken

• Interne Zeitplanpositionen drucken: Ist diese Einstellung aktiv, werden auch als intern gekennzeichnete Zeitplanpositionen auf dem Veranstaltungsüberblick gedruckt.

• Textblöcke (Bemerkungen) drucken

WICHTIG: Alle Bemerkungen, die einer Raumreservierung zugeordnet sind, werden beim Detail der entsprechenden Raumreservierung gedruckt. Jene, die keiner Raumreservierung zugeordnet sind, werden am Ende des Veranstaltungsüberblicks gedruckt, da sie global für die gesamte Veranstaltung und unabhängig von einem bestimmten Raum/Tag sind.

• Interne Textblöcke (Bemerkungen) drucken

• Textblockgruppen: Hier wird bestimmt, welche Bemerkungen/Textblockgruppen gedruckt werden sollen. Bereitet man z.B. einen Veranstaltungsüberblick für die Haustechnik vor, reichen möglicherweise die Bemerkungen der Textblockgruppe "Technik" und jene für Küche und Service werden nicht benötigt. Sollen alle Textblockgruppen angezeigt werden, so kann das Feld leer bleiben.

• Paket drucken: Die Stammdaten aller aufgebuchten Pakete werden gedruckt. 

• Paket detailliert drucken: Zusätzlich zu den Stammdaten wird mit dieser Einstellung auch die Beschreibung des Paketes gedruckt.

• Veranstaltungsteilnehmer drucken

• Betriebsdaten & Logo drucken