Erklärung & Anwendung

In der Hotelpraxis ist es oft notwendig, zwischen der gebuchten Zimmerkategorie und der tatsächlich verrechneten Preiskategorie zu unterscheiden. Diese Funktion ermöglicht mehr Flexibilität im Verkauf, in der Gästekommunikation sowie bei spontanen Änderungen vor der Anreise.

Was ist eine Preiskategorie?

Die Preiskategorie definiert, welcher Preis bei einer Reservierung zur Anwendung kommt – unabhängig davon, welche Zimmerkategorie dem Gast zugewiesen wird.

Typische Anwendungsfälle:

1. Kostenloses Upgrade mit Überraschungseffekt

Ein Gast bucht z. B. ein Doppelzimmer, bekommt aber ein kostenloses Upgrade auf eine Suite.
➡️ Die Korrespondenz soll weiterhin vom Doppelzimmer sprechen, damit der Gast überrascht wird – oder damit das Upgrade ggf. kurzfristig wieder rückgängig gemacht werden kann, falls z. B. die Suite anderweitig verkauft werden soll.

2. Spezialangebot – teureres Zimmer zum günstigeren Preis

Ein Gast erhält z. B. eine Junior Suite, zahlt aber nur den Preis eines Standardzimmers.
➡️ In diesem Fall soll in allen Unterlagen (Angebot, Bestätigung, Rechnung etc.) die tatsächliche

Zimmerkategorie erscheinen – allerdings zum reduzierten Preis.

Anwendung auf einzelne Reservierungen

Bei Buchungen kann die Preiskategorie manuell angepasst werden – unabhängig von der gebuchten Kategorie.

So funktioniert’s:

In der Reservierungsmaske die betreffende Zimmerreservierung mit dem Bleistift-Symbol zum Bearbeiten öffnen.
Im Bearbeitungsfenster das Feld „Preiskategorie“ mit der gewünschten Kategorie befüllen (z. B. „Doppelzimmer“).
Wichtig: Die Preiskategorie muss gesetzt werden, bevor Leistungen (z. B. Nächte) aufgebucht sind, da diese sonst bereits mit dem falschen Preis kalkuliert werden.

Diese Methode ist besonders hilfreich bei Einzelfällen wie kurzfristigen Upgrades, Preisnachlässen oder Kulanzregelungen.

Systemverhalten: Die Einstellung „Preiskategorie in Angeboten dokumentieren

In der Systemkonfiguration unter
Betrieb → Reservierung → Hotel-Reservierungen findet man die Option:

„Preiskategorie in Angeboten dokumentieren“

Diese Einstellung legt fest, wie in der Gästekorrespondenz und auf Rechnungen die Kategorien angezeigt werden:

Einstellung	Verhalten in Korrespondenz & Rechnung	Sichtbare Kategorie	Preisquelle
Aktiv (Standard)	Gast sieht die Preiskategorie, nicht die tatsächliche Zimmerkategorie	Gebuchte Kategorie	Preiskategorie
Nicht aktiv	Gast sieht die tatsächlich reservierte Zimmerkategorie, aber mit dem Preis der Preiskategorie	Tatsächliche Kategorie	Preiskategorie

Wichtiger Hinweis: Entscheidung auf Systemebene

Diese Einstellung wird systemweit festgelegt und gilt für alle Reservierungen. Ein Wechsel der Darstellung für einzelne Buchungen ist nicht möglich.
Daher muss die Hotelleitung vorab entscheiden, welche Variante am besten zur eigenen Arbeitsweise und den häufigsten Anwendungsfällen passt:

Häufig kostenlose Upgrades mit Überraschungseffekt? → Einstellung aktivieren
Häufige Spezialangebote mit transparentem Zimmer und reduziertem Preis? → Einstellung deaktivieren

Zusammenfassung: Wann welche Einstellung sinnvoll ist

Szenario	Empfohlene Einstellung	Ziel
Überraschungs-Upgrade	Aktiv	Gast erfährt nichts vom Upgrade vorab
Offenes Angebot (besseres Zimmer, günstiger Preis)	Nicht aktiv	Transparente Kommunikation der tatsächlichen Kategorie

Best Practices

Verwenden Sie Preiskategorien, um flexibel auf Auslastung oder Sonderaktionen zu reagieren, ohne die Standardpreise zu ändern.
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die gewählte Einstellung kennen, um eine einheitliche Kommunikation sicherzustellen.
Überprüfen Sie regelmäßig, ob die getroffene Entscheidung weiterhin den betrieblichen Anforderungen entspricht.

Neben der Anwendung von Preiskategorien für Upgrades oder Sonderangebote kann diese Funktion auch im Bereich der Zimmerstrukturierung sehr hilfreich sein.

Wenn es mehrere nahezu identische Zimmer mit kleinen Unterschieden (z. B. Badewanne statt Dusche, andere Ausrichtung) gibt, empfiehlt es sich, eigene Zimmerkategorien anzulegen, die jedoch auf eine gemeinsame Preiskategorie zurückgreifen.

➡️ Das spart Aufwand bei der Preisverwaltung und ermöglicht eine differenzierte Darstellung auf Buchungsplattformen und in der Gästekommunikation.

🔗 Zur Dokumentation: Preiskategorien bei ähnlichen Zimmerkategorien

Verknüpfung mit