Veranstaltungsverwaltung I Verknüpfung mit Zimmerreservierungen

Die integrierte Seminarraumverwaltung im PMS ermöglicht eine nahtlose Abwicklung von der ersten Anfrage bis zur Endabrechnung. Alle Prozesse – von der Angebotserstellung über die Buchung bis hin zur Abrechnung – sind miteinander verknüpft. Dies bedeutet, dass keine separaten Reservierungsbestätigungen verschickt werden müssen. Zudem können Veranstaltungspauschalen bequem pro Gast erfasst und verbucht werden. Am Ende der Veranstaltung wird das Erstellen der Rechnung zum Kinderspiel: Sie kann entweder als Gesamtabrechnung, als zwei getrennte Rechnungen (für Veranstaltung und Hotelreservierung) oder individuell pro Zimmer/Gast erstellt werden.

Im Aktions-Bereich des Veranstaltungsformulars befindet sich die Schaltfläche „Hotel-Reservierung“, die mehrere Optionen bietet:

1. Anzeigen: Es wird eine Liste aller bereits mit der Veranstaltung verknüpften Zimmerreservierungen angezeigt.

2. Übernahme: Diese Funktion ermöglicht es, eine bereits existierende Hotel-Reservierung in die Veranstaltung zu übernehmen. Bei der Übernahme wird die ursprüngliche Hotel-Reservierung gelöscht, jedoch sämtliche relevante Daten in die Veranstaltung übernommen. Es ist hierbei jedoch zu beachten, dass bspw. die Reservierungsnummer, Reservierungsdatum etc. nicht übernommen werden, da die Veranstaltung bereits selbst über diese Daten verfügt. Wenn gewünscht ist, dass die Daten der Hotelreservierung erhalten bleiben, sollte der umgekehrte Weg der Übernahme gegangen werden (Rechtsklick auf die Hotelreservierung → Reservierung → Übernahme). Somit bleiben die Reservierungsdaten der Hotelreservierung bestehen und nicht jene der Veranstaltung.

3. Aus Kontingent buchen: Ist ein Kontingent mit der Veranstaltung verknüpft (dies kann im Reiter „Weitere“ oberhalb des Veranstaltungsnamens erfolgen), können einzelne Zimmer aus diesem Kontingent für die Veranstaltung gebucht werden.

4. Reservierungs-Assistent: Der Reservierungs-Assistent ermöglicht es, schnell und einfach neue Zimmerreservierungen hinzuzufügen.

5. + fiktives Zimmer für Aufbuchungen: Diese Funktion erlaubt es, ein Zimmer des Typs „Sonstige“ hinzuzufügen, was über den Reservierungs-Assistenten nicht möglich ist. Solche Zimmer können beispielsweise als PayMaster-Zimmer genutzt werden. Um diese Funktion zu aktivieren, muss unter „Fiktive Zimmerkategorie für Aufbuchungen“ in der Systemkonfiguration (unter Reservierung → Veranstaltung) eine entsprechende Zimmerkategorie hinzugefügt werden. Diese Kategorie wird dann verwendet, um Zimmer für Aufbuchungen automatisch in der Reservierung zu buchen.

Sobald Zimmerreservierungen mit der Veranstaltung verknüpft sind, erkennt man dies am aktiven Flag neben dem Button Hotel-Reservierung. Ebenso findet man in der Hotel-Reservierung ein aktives Flag neben dem Button Veranstaltung, wenn Raumreservierungen mit der Reservierung verknüpft sind.